Для чого потрібна опис документів?

Особисті справи співробітників

Кадрова служба будь-якого підприємства або організації теж є ділянкою, через який проходить багато різних документів. Більшість з них акумулюються в особисті справи співробітників.

Вони зберігаються на місці аж до звільнення і тільки після цього здаються в архів. При цьому кадровик повинен скласти опис документів особової справи. Варто зауважити, що в законодавстві Росії немає якихось певних норм щодо її складання. Всі правила взяті ще з радянських часів. Згідно з ними подібна опис повинна являти собою типову таблицю з семи стовпців:

• Номер по порядку.
• Індекс конкретного документа.
• Дата.
• Заголовок та короткий зміст документа.
• Номери аркушів.
• Дата, коли документ був включений в особову справу.
• Примітка для особливих приміток.

Наприкінці підраховується загальна кількість внесених до списку документів. Все це робиться за підписом кадровика із зазначенням дати передачі справи.