Для чого потрібна опис документів?

Тонкощі архівації

Кожному працівнику архіву знайома опис документів справи. Її складають при передачі паперів на зберігання. Цей документ є не просто змістом конкретної папки. Він дає можливість в будь-який час знайти серед величезної кількості паперів потрібну інформацію.

Накази, звіти та інші вкладення систематизуються і зводяться в таблицю, яка повинна містити шість обов’язкових стовпців:

• Порядковий номер.
• Індекс документа згідно з номенклатурою.
• Його дата (та, яка вказана при реєстрації).
• Заголовок (наказ, лист, договір).
• Номери аркушів.
• Примітка.

Таблиця може вийти досить великий. Але в будь-якому випадку в самому кінці повинна бути зроблена підсумкова запис про те, скільки документів у ній перераховано, а також підраховано загальну кількість сторінок. Тепер, заглядаючи в таку папку, можна без праці по шуканим параметрами знайти потрібний папір, не докладаючи до цього особливих зусиль.

Особливості складання опису

Внутрішня опис документів вимагає від її упорядника спеціальних знань і особливої уваги. Іноді помилки оформлення закінчуються тим, що папір попросту губиться у величезному потоці інформації. Перебуваючи не на своєму місці, вона вилітає з поля зору.

Наприклад, для планової перевірки податкової інспекції знадобився звіт минулорічної давності, а він по недбалості був підшитий разом з іншими документами. Склалася ситуація, у якій працівник підприємства не може підтвердити ту чи іншу інформацію, надану раніше. Таке непорозуміння може закінчитися штрафом для даної організації і покаранням для співробітників, відповідальних за надання інформації та зберігання документів. Величина збитку залежить від важливості шуканих даних. Щоб такого не відбувалося, облік документів повинен вестися відповідним чином. Процес цей, звичайно, дуже складний і трудомісткий. Крім того, потрібно врахувати багатоетапність і послідовність проведеної процедури.