Бухгалтерський облік і управлінський облік: система, завдання

Облік є невід’ємною частиною роботи підприємства (якщо воно, звичайно ж, хоче тривалий час успішно функціонувати). Як вона організовується? Які нюанси має бухгалтерський облік і управлінський облік? Про що необхідно знати, щоб мати повноцінним поданням про стан справ на підприємстві і не вступати в конфлікт з контролюючими службами?

Загальна інформація

Коли говорять про контроль над компанією, підприємством або організацією, часто згадують бухгалтерський, фінансовий, управлінський облік. Що вони собою являють? З якою метою здійснюються? Які їхні відмінності? Давайте в цьому розберемося. Спочатку необхідно зазначити, що основні відмінності, за яких виділяють окремо бухгалтерський облік і управлінський облік, – це ступінь деталізації інформації, кінцеві споживачі, а також використовувана для відображення господарських операцій методика.

У чому ж суть відмінностей?

Спочатку необхідно розуміти, що бухгалтерська звітність використовується одночасно і для внутрішніх, і для зовнішніх споживачів інформації. У першому випадку це керівництво, аналітичний, фінансовий, економічний відділи. Зовнішні споживачі – це податкова інспекція, ЗМІ (в яких розміщується публічна звітність), аудиторські компанії, що готують вихід організації на біржу. А ось управлінський облік генерує інформацію, призначену для внутрішнього застосування. Її особливістю є те, що вона не віддається публічного розголосу через вміст конфіденційних даних. Слід зазначити, що управлінський облік передбачає деталізацію інформації з метою збільшення її цінності для керівництва. Саме спираючись на неї і приймаються ефективні рішення, спрямовані на розвиток організації. Що може бути приведене в якості прикладів? Це дані про структуру витрат і впливу на неї різних функціональних центрів відповідальності, оцінка ефективності роботи середньої керівної ланки та інше. Деталізація здійснюваних фінансово-господарських інформацій дозволяє ретельно аналізувати результати діяльності, а також оцінити поточний стан підприємства. Адже чим більше даних, тим легше фахівцям визначити і відсортувати фактори, що впливають на показники. Слід знати, що задум об’єднати бухгалтерський облік і управлінський облік не є доброю. Чому ж?

Про несумісність

Інформація, яка міститься в бухгалтерському обліку, як правило, достатня для аналізу і прийняття управлінських рішень. Але при сполученні двох функцій в одному страждає якість підготовки і роботи обох напрямків. У чому криється заковика? Вся справа в тому, що і бухгалтерський облік, і управлінський облік використовують різні методики. Давайте розглянемо невеликий приклад. Той же бухгалтерський облік певною мірою регламентований. А ось управлінський ніяких обмежень не має. Тому при суміщенні доводиться застосовувати різні способи трансформації даних. А це ускладнює роботу, вимагає наявності висококваліфікованого персоналу (який і оплачується вище) і підвищує ймовірність виникнення помилок. Також методика управлінського обліку займається отриманням достовірної та оперативної інформації, яка буде зрозуміла засновникам і керівникам організації. У порівнянні з бухгалтерією вона може бути простіше, так і складніше. Причому це вірно не тільки для загальної ситуації, але і для окремих елементів. Давайте розглянемо невеликий приклад. Вводяться основні фонди з наступною оплатою. Бухгалтерський/управлінський облік є необхідним для відображення ситуації. Але в першому випадку необхідно зробити проводки за всіма рахунками, тоді як у другому достатньо просто проінформувати про вартість фондів і те, звідки були взяті гроші (з резерву, прибутку, кредиту та ін.).

Різні аспекти

Слід зазначити, що наведена вище інформація не є істиною в останній інстанції в повній мірі. Так, залежно від цілей, можуть виділятися різні цілеспрямовані аспекти праці. Припустимо – бухгалтерський, податковий, управлінський облік. Що ж у такому випадку мається на увазі? Під управлінським обліком розуміють створення структурованих даних для керівництва підприємства. Під податковими – формуються дані для органів фіскальної системи. А бухгалтерський для зовнішніх користувачів, наприклад аудиторських компаній. При цьому змінюються вимоги до деталізації, швидкості формування і представлених даних, використовуваної методики.

Візьмемо управлінський облік. В даному випадку необхідно швидко отримувати якісну та достовірну інформацію про те, що відбувається на підприємстві (скільки і де чого зроблено, куплено, продано). Інформацію при цьому слід оновлювати в режимі реального часу. Податковий облік вимагає збору даних за місяць, їх структурування певним чином і подальшої передачі в територіальне представництво фіскальної системи. При цьому необхідно стежити за точністю інформації, щоб не отримати штраф. Бухгалтерська звітність може створюватися для надання загальних даних суспільству або ж власникам організації (за умови, що вони не є її керівниками). Кожне підприємство в даному випадку створює зручні для себе умови. Наприклад – здійснює поділ на бухгалтерський, фінансовий, управлінський облік, а податковий не виділяє. Або ж щось ще. Тут кожен вирішує сам для себе. Необхідними, обов’язковими є тільки бухгалтерський і управлінський облік.

Відмінності інформаційних складових

Те, що є на підприємстві в реальності, і дані, що передаються у податкову службу, – це різні речі. Хоча інформація управлінського/бухгалтерського обліку зовні і схожа, але деяку її частину охороняють як зіницю свого ока. І перша використовується для відображення справжнього становища справ. Давайте розглянемо невеликий приклад. Зараз досить поширена ситуація, коли, приходячи в магазин, ми отримуємо кілька чеків. Це робиться з метою мінімізації сплачених податків. При цьому кожна окрема юридична особа діє сама по собі з точки зору податкової служби. А ось власнику всієї цієї системи необхідно тримати під своїм контролем і увагою всю ситуацію. Щось подібне можна привести і у випадку з дочірніми підприємствами. Правда, в цьому випадку вони створюються скоріше для розмежування адміністрування та оптимізації процесу взаємодії з клієнтом. Уявіть, що всі фірми – це просто “кишені”. Для податкової інспекції всі вони діють окремо, тоді як для управлінського обліку необхідно подбати про те, щоб була цілісна картина. Подекуди потрібен єдиний аналіз, іноді – роздільний, але це не змінює загального стану справ.

Коли ж створюють інші поділу?

У статті згадувалося, що може вестися і, приміром, фінансова звітність як окрема складова. На перший погляд це може здатися дурістю, але не поспішайте з висновками. У яких випадках це можливо? Уявіть, що є одна компанія. Діяльність при цьому ведеться в декількох територіальних офісах, не розділених юридично. І все – готові умови для реалізації роздільного фінансової звітності, яка, до того ж, ще й зводиться в загальну. Навіщо це потрібно робити? А як ще можна зрозуміти ефективність діяльності підрозділів! Адже отримати подібні дані, спираючись на бухгалтерську звітність, буде проблематично. Можливо, звичайно, але дуже важко і пов’язане зі значними проблемами. Виділяти бухгалтерський, податковий, управлінський облік необхідно теж в подібних випадках. Адже одна справа – це виробництво, зовсім інше – міжнародна діяльність. Виробництво може бути в якомусь умовному Ярославлі, тоді як офіційні представництва – в Білорусі, Україні, Польщі, Норвегії, Швеції, Фінляндії. Але при цьому йти напролом не слід. Так, бухгалтерський облік управлінських витрат може бути цікавий для акціонерів підприємства. Але якщо воно належить директору, який його же і створив, то в цьому потреби немає (або ж вона мінімальна і її можна проігнорувати). Але не в плані підрахунку, а подальшої стратегії. А стежити за використанням коштів, звичайно ж, потрібно.

Трохи прикладів

Бухгалтерський/управлінський облік на прикладах запам’ятовується значно краще. Припустимо, є клієнт. Він є власником чотирьох юридичних осіб. Вчора були взаємодії по одному, сьогодні по другому. Завтра клієнт використовує третє юридична особа, а через тиждень – четверте. Скільки грошей було зароблено при взаємодії з ним? Чи це цікаво з точки зору роботи з кожною окремою юридичною особою? Звичайно, немає. Це нехай залишиться для звірки даних і бюрократичних операцій. Але щоб ретельно аналізувати ситуацію, робити прогнози й приймати необхідні рішення потрібно дивитися на «всього клієнта». Це відноситься до дебіторської заборгованості, виручці, прибутку та інших показників. І тут за різні моменти і відповідає бухгалтерський/управлінський облік. Завдання, які стоять перед кожним із них, дозволяють доповнити і краще орієнтуватися в реальній ситуації.

Давайте розглянемо ще один приклад. Припустимо, є склад. У ньому безліч стелажів. Для бухгалтерії не представляє важливість інформація про те, де який товар лежить. Тоді як для управлінського обліку це може мати велике значення. Чому? Та хоча б для того, щоб швидко знаходити потрібний товар. Адже якщо склад займає кілька десятків квадратних кілометрів, то знайти, скажімо, шурупи буде проблематично.

Продовжуємо розглядати приклад зі складом. Припустимо, що його площа – це десять тисяч квадратних метрів, і він поділений на сто зон. Приходить клієнт і каже, що він бажає купити кілограм цвяхів. І якщо бухгалтерія при продажу списує продукцію, то з керуванням необхідно знайти потрібну зону і показати, що стало менше товару саме там. Але і це не все. Чим ще відрізняється бухгалтерський управлінський облік? Витрати! Адже якщо ми продали цвяхи клієнту, то необхідно замовити їх на заводі. Звичайно, кілограми може здатися занадто мало, щоб оформляти нову партію. Але ось тонна – це зовсім інша справа.

Управління проектами

Кожне підприємство що створює або над чимось працює. Система бухгалтерського/управлінського обліку дозволяє оперувати сухими даними. Але що, якщо необхідно опрацювати проект (не просто витрати/прибуток, а оцінку, перспективи)? Тут бухгалтерія не допоможе. В ній просто немає необхідних для цього понять, так і з інструментарієм проблеми. Тоді як без управлінського обліку не обійтися. Давайте розглянемо невеликий приклад. Укладається договір, згідно з яким компанія повинна побудувати будинок. Це сам по собі процес довгий. Спочатку необхідно закупити матеріали, найняти людей, забезпечити виконання робіт за графіком. При цьому необхідно контролювати весь процес. Адже якщо є проблеми з підведенням води, фундаментом або грунтом, то це викличе затримки. Так, якщо електроприлади працюють від генераторів, то необхідно подбати про наявність бензину, причому до того, як він закінчиться. Якщо немає програми управління проектом, тобто невідомо, як це все буде враховуватися і які при цьому виникнуть наслідки, то при зведенні будинку будуть переслідувати одні проблеми.

Різниця при роботі з людьми та паперами

Метод бухгалтерського/управлінського обліку також по-різному залежить від кваліфікації виконує доручення персоналу. Що це означає на ділі? Щоб вести бухгалтерію, необхідно вивчити рахунки, правильно робити проводки і відрізняти від дебет кредиту. З управлінським обліком такий мінімальний набір умінь не допоможе. Давайте розглянемо невеликий приклад. Є фірма, де працюють в якості консультантів численні співробітники. В їх обов’язки входить спілкування з клієнтами, дзвінки їм, написання листів, відправка документів. І ось одна людина звільняється. Де знайти всю інформацію, з якої він працював? Відповідь на це запитання може, частіше за все, дати тільки сам клієнт. А підприємство при цьому залишається з носом. Невідомо, з ким він говорив, коли і про що домовився. Щоб уникнути таких неприємних ситуацій, створюються управлінські системи, куди постійно заноситься вся необхідна інформація. Вона бере на облік кожен лист і дзвінок. Вони зберігаються і записуються. І дані належать вже не консультанту, а компанії. До речі, це не єдина перевага автоматизації. Припустимо, був укладений договір, яких укладається багато. Через рік його потрібно знайти. І як шукати? А ось алгоритм відбору і сортування дозволить швидко виявити і отримати потрібний документ.

Висновок

У зв’язку з обмеженим обсягом статті у нас не вийде повністю розкрити всі особливості та нюанси відмінностей. Можна ще було б розповісти і про відмінності при оптимізації складських запасів, де часто спостерігаються великі проблеми. Також необхідно стежити за роботою обладнання, його обслуговуванням, контролювати процес ремонту, знати, куди саме поїхав інженер. Все це бухгалтерські програми забезпечують, м’яко кажучи, з великим трудом, представляючи лише сухі цифри. Слід згадати ще й про відображення бізнес-процесів, договорів, заявок, закупівель. В бухгалтерії тільки фіксується факт здійснення певної події, що має фінансове відображення. Відображається, що ось прийшов сировину, його оплатили, потім використовували. Але в реальності все набагато складніше! Необхідно знайти постачальника, сформувати замовлення, отримати кошторис, оформити заявку на оплату, розглянути її і дати добро. І це ще не все…