Авансовий звіт: проводки, затвердження, перевірка

Навряд чи існує така компанія, в якій ніколи не виникає потреби придбати що-небудь за готівковий розрахунок або відправити працівника у відрядження. Це означає, що авансовий звіт, проводки по ньому, порядок роботи з документами – актуальні питання. Якщо вам важливо розібратися в них, читайте статтю.

Що таке авансовий звіт?

Це документ, який містить інформацію про те, на які цілі було витрачено виданий працівнику в службових цілях аванс. Як докази до звіту додаються виправдувальні документи: чеки, квитки, товарні накладні та інші фінансові папери.

Для звіту існує затверджена типова форма №АТ-1. Документ відноситься до групи первинних. Заповненням форми займається підзвітна особа, тобто той чоловік, який отримав гроші на виконання завдання. Завдання бухгалтерії – перевірити авансовий звіт, проведення відобразити в обліку. Бланк містить дві частини: основу, яка залишається на зберігання, і розписку, що передається співробітникові.

Як відобразити звіт в бухгалтерській програмі?

Для відображення даних по підзвітним особам призначений рахунок 71, який відноситься до групи активно-пасивних. Давайте розберемо, як вносити в базу авансовий звіт, проводки, характерні для цього документа.

Починається все з видачі грошових коштів підзвітній особі. Робиться запис по дебету 71 і кредиту 50, якщо кошти видані з каси підприємства. Буває, що аванс перераховують з розрахункового рахунку на банківську карту, тоді запис буде Дт 71 Кт 51. Документом служить або видатковий касовий ордер з підписом підзвітної особи, або банківське платіжне доручення, виписка з розрахункового рахунку.

Після того як завдання виконано і виправдувальні документи надані, потрібно закрити суму авансу. В дебеті можуть бути різні рахунку, це залежить від того, на що саме були видані гроші. Якщо на покупку матеріалів, то використовується рахунок 10, якщо товарів, 41. Авансовий звіт на відрядження проводки мають наступні: дебет рахунків 20, 26, 44 в залежності від того, поїздка пов’язана з виробничою діяльністю підприємства або з торговельною. У загальному вигляді запис виглядатиме так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Рідко буває, що сума видається точно. Зазвичай грошей більше, ніж потрібно або менше. Для повернення невикористаної суми існує проводка Дт 50 Кт 71, якщо був перевитрата за авансовим звітом – проводка Дт 71 Кт 50(51).

Якщо працівник виявився несумлінним, здійснив нецільове витрачання або не надав документи, то робиться запис Дт 94 Кт 71 – списання суми нестачі та втрати підприємства. Потім Дт70 Кт 94 – утримання із заробітної плати працівника грошей, виданих під авансовий звіт. Проводки основні на цьому закінчуються.

Терміни здачі звіту та відповідальність

Згідно із законодавством, підзвітна особа повинна надати в бухгалтерію виправдувальні документи протягом трьох днів після того, як завершено службове завдання.

Якщо співробітник не зробив цього, то видана сума розцінюється як позика працівнику. Бухгалтер зобов’язаний розрахувати матеріальну вигоду від користування ресурсами підприємства. Крім цього, необхідно нарахувати та перерахувати до бюджету ПДФО з суми матеріальної вигоди, ставка в такому разі становить 35%.

Відповідальність досить серйозна, тому строки подання виправдувальних документів краще не порушувати.

Як заповнити авансовий звіт?

Форму зазвичай видають в бухгалтерії підприємства. Можна скористатися і спеціальними сервісами в інтернет.

Порядковий номер звіту проставить бухгалтер, працівник повинен вказати дату заповнення. Потім вноситься інформація в блок даних про організацію: назва, ОКПО, посада і ПІБ керівника ПІБ головного бухгалтера та бухгалтера, який безпосередньо займається перевіркою звіту.

Далі заповнюється інформація про підзвітному особі: ПІБ співробітника, посада, назва підрозділу і код, табельний номер.

Обидва ці блоки у формі, що видається бухгалтерією, зазвичай вже заповнені.

У спеціальну таблицю потрібно вписати всі виправдувальні документи з номерами, датами і назвами, вказати суму по кожному. Підрахувати підсумок.

Контроль і затвердження

Зданий документ проходить перевірку, робляться бухгалтерські проводки по авансовим звітам. У чому полягає контроль?

У першу чергу потрібно переконатися в тому, що витрачання коштів цільовим. Потім перевіряється наявність всіх необхідних документів, правильність їх оформлення. Потрібно проконтролювати і заповнення звіту, особливо звернути увагу на арифметичну частина.

Витрачання готівкових грошових коштів підтверджується чеками з розшифровкою позицій або доданими товарними чеками, корінцями прибуткових касових ордерів, іншими бланками суворої звітності.

Якщо співробітник розраховувався за допомогою банківської карти, то повинні бути квитанції терміналів оплати, чеки.

Підзвітній особі потрібно видати розписку в тому, що все необхідне їм було здано і прийнято для перевірки. Звіт завіряється підписами керівника, головного бухгалтера та відповідального спеціаліста. Після того як перевірені і затверджені авансові звіти, проводка по них зроблена, вони відправляються на зберігання.

Чи можна прийняти до відрахуванню ПДВ?

Якщо виправдувальними документами служать чеки, то прийняти по них ПДВ до відрахування не можна, навіть якщо він в документі виділено. Підставою служить тільки рахунок-фактура, за його наявності вирахування правомірна.

Коло підзвітних осіб

Далеко не кожен співробітник має право на одержання авансу. Якщо організація буде видавати гроші всім охочим, це викличе питання в контролюючих органів. Тому коло підзвітних осіб повинен бути обмежений. У нього входять тільки ті співробітники, які дійсно за характером своїх обов’язків повинні виконувати завдання, що потребують одержання авансу.

Крім обмеження кола осіб повинен бути введений ліміт на суми. Оформляється це за допомогою спеціального наказу, у якому прописують, хто саме має право отримувати аванс, на які цілі і в якому розмірі. Наказ зберігається в бухгалтерії.

Якщо працівник не відзвітував по сумі, виданої йому в підзвіт раніше, він не має права на одержання авансу до тих пір, поки не буде надана виправдувальна документація.