Авансовий звіт: проводки, затвердження, перевірка
Навряд чи існує така компанія, в якій ніколи не виникає потреби придбати що-небудь за готівковий розрахунок або відправити працівника у відрядження. Це означає, що авансовий звіт, проводки по ньому, порядок роботи з документами – актуальні питання. Якщо вам важливо розібратися в них, читайте статтю.
Що таке авансовий звіт?
Це документ, який містить інформацію про те, на які цілі було витрачено виданий працівнику в службових цілях аванс. Як докази до звіту додаються виправдувальні документи: чеки, квитки, товарні накладні та інші фінансові папери.
Для звіту існує затверджена типова форма №АТ-1. Документ відноситься до групи первинних. Заповненням форми займається підзвітна особа, тобто той чоловік, який отримав гроші на виконання завдання. Завдання бухгалтерії – перевірити авансовий звіт, проведення відобразити в обліку. Бланк містить дві частини: основу, яка залишається на зберігання, і розписку, що передається співробітникові.
Як відобразити звіт в бухгалтерській програмі?
Для відображення даних по підзвітним особам призначений рахунок 71, який відноситься до групи активно-пасивних. Давайте розберемо, як вносити в базу авансовий звіт, проводки, характерні для цього документа.
Починається все з видачі грошових коштів підзвітній особі. Робиться запис по дебету 71 і кредиту 50, якщо кошти видані з каси підприємства. Буває, що аванс перераховують з розрахункового рахунку на банківську карту, тоді запис буде Дт 71 Кт 51. Документом служить або видатковий касовий ордер з підписом підзвітної особи, або банківське платіжне доручення, виписка з розрахункового рахунку.
Після того як завдання виконано і виправдувальні документи надані, потрібно закрити суму авансу. В дебеті можуть бути різні рахунку, це залежить від того, на що саме були видані гроші. Якщо на покупку матеріалів, то використовується рахунок 10, якщо товарів, 41. Авансовий звіт на відрядження проводки мають наступні: дебет рахунків 20, 26, 44 в залежності від того, поїздка пов’язана з виробничою діяльністю підприємства або з торговельною. У загальному вигляді запис виглядатиме так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.
Рідко буває, що сума видається точно. Зазвичай грошей більше, ніж потрібно або менше. Для повернення невикористаної суми існує проводка Дт 50 Кт 71, якщо був перевитрата за авансовим звітом – проводка Дт 71 Кт 50(51).
Якщо працівник виявився несумлінним, здійснив нецільове витрачання або не надав документи, то робиться запис Дт 94 Кт 71 – списання суми нестачі та втрати підприємства. Потім Дт70 Кт 94 – утримання із заробітної плати працівника грошей, виданих під авансовий звіт. Проводки основні на цьому закінчуються.
