Архівна довідка: зразок. Як отримати архівну довідку

Користувачем архівної інформації може стати будь-який громадянин, який потребує отримання тих чи інших відомостей. Для отримання архівної довідки необхідно з’явитися особисто або надіслати довірена особа, яка діє на підставі засвідчують документів.

Яка інформація зберігається в архіві

У відповідності з законом про архівній справі організації державні органи, фізичні особи, які займаються комерційною діяльністю, зобов’язані надавати заявникові інформацію, що міститься в архівних документах. Така послуга повинна здійснюватися без справляння плати.

Архівна довідка є офіційним документом, оформленим на спеціальному бланку і містить вичерпну інформацію, запитувану заявником. Крім довідки громадяни мають право на отримання копій архівних документів, що стосуються заявника. Потреба в отриманні таких документів може бути пов’язана із зверненням до органів соціального захисту, оформленням пенсійних нарахувань, отриманням певних пільг.

Конфіденційність даних

Відповідно до законодавства надання архівної інформації має відбуватися через доступ користувача до оригіналів і пошуковим системам. Слід зауважити, що зберігається вся інформація носить конфіденційний характер, у зв’язку з цим доступ до неї має бути обмежений певним колом осіб.

Така обережність пов’язана з тим, що інформаційний банк містить персональні дані громадян, відомості про їх місце проживання, сімейний стан, розмір заробітної плати, наявність судимості та інших біографічних особливостей. У зв’язку з цим отримання архівної довідки не допускається без згоди фізичної особи. Працівники, що мають доступ до архіву, зобов’язані дотримуватися правил надання інформації.

Користувачі архівної інформації

У зв’язку з тим, що в архівах зберігається досить різноманітна інформація, видача архівних довідок відбувається великому числу користувачів. До них належать юридичні та фізичні особи, колишні працівники підприємств, правоохоронні і податкові органи, пенсійні фонди, страхові агентства та прості громадяни.

Для кожного окремого користувача існують свої правила надання інформації.

Правила видачі архівних довідок, копій та виписок

Вся інформація, запитувана у архіві, видається на підставі письмової заяви. У цьому документі викладається суть запиту та всі необхідні для здійснення пошуку реквізити. Також у заяві повідомляються особисті дані прохача, ініціали, адреса, телефон. Запит обов’язково повинен бути підписаний особистим підписом заявника.

Довідка про роботу (архівна), що містить відомості про трудовий стаж, видається за умови повідомлення максимально точних відомостей про місце роботи заявника. Також у цьому випадку потрібно вказати посаду і період роботи. При зміні прізвища потрібно обов’язково написати в запиті колишні ініціали.

Запитувана інформація з архіву повинна бути надана протягом 30 днів з дня реєстрації запиту. Якщо для отримання певних відомостей потрібен додатковий час, то архів повідомляє заявника про продовження строку.

Як виглядає архівна довідка, зразок бланка

Довідка, отримана з державного архіву або з кадрових документів комерційної компанії, повинна бути складена на фірмовому бланку організації і мати чітке назву. Приблизний зразок такого запиту можна подивитися при подачі заяви.

Заповнення архівного документа відбувається на підставі оригіналів або завірених копій. Архівна довідка зобов’язана містити точну інформацію про використані документах, а відомості мають бути викладені в хронологічному порядку. Усі найменування, йдеться в довідці, прописуються в розгорнутому вигляді, а витяги з оригіналу полягають в лапки. Якщо в процесі заповнення документа були знайдені розбіжності, то вони переносяться в довідку у тому вигляді, в якому вони значаться в оригіналі. Правильно заповнена довідка має повну юридичну силу і може бути представлена у вигляді доказу в суді.

Які порушення можуть зробити документ нікчемним

Офіційний архівний документ не може містити виправлення, помарки і нерозбірливі фрази. Також у тексті не допускаються коментарі і різні власні висновки працівників архіву.

Після текстової частини документа розміщуються архівні цифри використаних реєстрів. Архівна довідка підписується головним архіваріусом або начальником відділу кадрів і завіряється печаткою. Якщо документ складається з декількох сторінок, то необхідно запевнити кожен лист. Архівний запит оформляється у двох примірниках, один з яких видається на вимогу, а другий зберігається в архівному реєстрі.

Видача архівної копії документа

Архівні установи за запитом громадян видають копії оригінальних документів та архівні виписки. Такі інформаційні блоки виготовляються на фірмовому бланку організації. Якщо робиться копія історичного документа, то необхідність використання такого бланка немає.

Архівна виписка має значення в тому випадку, якщо вихідні дані знаходяться в об’ємному інформаційному регістрі. Тому в цілях оптимізації роботи у виписці зазначається лише та частина інформації, яка цікавить заявника.

Копії документів видаються заявнику разом із супровідним листом. У разі якщо запитувана інформація в архіві відсутня, в супроводі повідомляється причина невиконання запиту.

Архівна довідка форми 9

Форма №9 є досить затребуваним документом у населення. Ця довідка має інформацію про зареєстрованих в певній квартирі осіб, про розмір нерухомості, права власника і його сімейному спорідненість з іншими пайовиками.

Такий документ може бути затребуваний в момент подачі документів на приватизацію або при доведенні спадкових прав. У разі купівлі-продажу нерухомості архівна довідка №9 в даний час не потрібно. Для отримання форми №9 доведеться звернутися в паспортний стіл за місцем реєстрації та пред’явити там паспорт і свідоцтво про власність на приміщення.

Досить часто заявники стикаються з такою проблемою, як відмову видачі довідки №9 у зв’язку з утворилася заборгованістю по квартплаті. Насправді такий аргумент не можна вважати правомірним, так як за законом працівники паспортного столу повинні видати документ незалежно від заборгованості.

У разі неправомірної відмови необхідно зажадати письмове підтвердження причини відмови,також можна написати скаргу на ім’я начальника паспортного столу або звернутися до суду.