Архівна довідка: зразок. Як отримати архівну довідку

Як виглядає архівна довідка, зразок бланка

Довідка, отримана з державного архіву або з кадрових документів комерційної компанії, повинна бути складена на фірмовому бланку організації і мати чітке назву. Приблизний зразок такого запиту можна подивитися при подачі заяви.

Заповнення архівного документа відбувається на підставі оригіналів або завірених копій. Архівна довідка зобов’язана містити точну інформацію про використані документах, а відомості мають бути викладені в хронологічному порядку. Усі найменування, йдеться в довідці, прописуються в розгорнутому вигляді, а витяги з оригіналу полягають в лапки. Якщо в процесі заповнення документа були знайдені розбіжності, то вони переносяться в довідку у тому вигляді, в якому вони значаться в оригіналі. Правильно заповнена довідка має повну юридичну силу і може бути представлена у вигляді доказу в суді.

Які порушення можуть зробити документ нікчемним

Офіційний архівний документ не може містити виправлення, помарки і нерозбірливі фрази. Також у тексті не допускаються коментарі і різні власні висновки працівників архіву.

Після текстової частини документа розміщуються архівні цифри використаних реєстрів. Архівна довідка підписується головним архіваріусом або начальником відділу кадрів і завіряється печаткою. Якщо документ складається з декількох сторінок, то необхідно запевнити кожен лист. Архівний запит оформляється у двох примірниках, один з яких видається на вимогу, а другий зберігається в архівному реєстрі.