Звіряльна відомість. Призначення та правила складання документа

Віктор Кузьмін
1 minute

Будь-який працівник, який має безпосереднє відношення до матеріальних цінностей, може розповісти, що таке звіряльна відомість. Він також в змозі пояснити важливість складання цього документа.

Основні поняття

Робота з матеріальними цінностями проста тільки на перший погляд. У ній є багато особливостей і підводних каменів. Ось їх і намагається виявити документ під назвою звіряльна відомість. Що він собою являє і чому його значення оцінюється так високо? Для початку слід зазначити, що на будь-якому підприємстві постійно ведеться облік всіх наявних видів цінностей. До них, як правило, належать:

  • основні засоби;
  • товарно-матеріальні цінності;
  • готова продукція;
  • нематеріальні активи.

Кожен з цих видів по-своєму впливає на виробничий процес. Тому для правильної організації роботи необхідно мати чітке уявлення про їх фактичній наявності. Для цих цілей постійно проводяться інвентаризації, за результатами яких потім і формується звіряльна відомість.

Навіщо це робиться і що дозволяє побачити такий документ? Практично звіряльна відомість дозволяє зафіксувати факт можливої розбіжності між реальним наявністю конкретних цінностей, отриманих у результаті проведення інвентаризації, і їх кількісним показником за даними бухгалтерського обліку.

Правильність оформлення

Ще в 1998 році Держкомстат Росії видав постанову № 88, в якому після внесення деяких змін затвердив кілька уніфікованих форм. Вони повинні були полегшити процес ведення первинного обліку та підвищити контроль виробництва на кожному його етапі. У цьому документі форма слічітельной відомості представлена двома різними видами:

  • ІНВ-18. Вона складається з кінцевих результатів попередньо проведеної інвентаризації основних засобів даного підприємства та наявних у нього нематеріальних активів.
  • ІНВ-19. За нею ведеться порівняльний облік всіх товарно-матеріальних цінностей.

    • Порядок формування обох форм практично однаковий. Спочатку відповідальний працівник у присутності спеціально створеної для цього комісії проводить інвентаризацію. Потім її результати звіряються з тими даними, які є на даний момент в бухгалтерії. В результаті формується новий документ.

    Він містить у собі докладний опис усіх виявлених невідповідностей. Причому кожна позиція докладно розписується із зазначенням причини розбіжності. Форми складаються відразу у 2 примірниках. Один, як правило, залишається у бухгалтера, а другий забирає матеріально-відповідальна особа.

    Проведення перевірки основних засобів

    Інвентаризації на підприємствах повинні проводитися постійно. Це дає можливість стежити за станом кожного показника і бути в курсі реального стану справ. Для проведення перевірки основних засобів і нематеріальних активів використовуються затверджені тим же постановою форми № ІНВ-1 і № ІНВ-1а відповідно. Після закінчення роботи оформляється звіряльна відомість. Зразок являє собою бланк, розміщений на стандартних аркушах формату А4.

    На першій сторінці вказуються всі дані про підприємство:

    • назва даної організації і того структурного підрозділу, де проходить перевірка;
    • коди (ОКУД і ОКПО), а також вид його діяльності.

    Далі зазначається підстава проведення даного заходу (розпорядження або наказу) з зазначенням його номера та дати. Тут же фіксується початок і закінчення робіт. Після цього слід назва, дата та номер самого документа. Під ним вказується, станом на яке число проводиться перевірка, а також матеріально відповідальна особа (Ф. В. О. і посаду). Після цього йде таблиця, яка розміщується з обох боків відомості. Вона включає в себе одинадцять граф, які повністю описують кожну проверяемую позицію об’єкта. На кожній сторінці підбивається результат інвентаризації шляхом розрахунку виявлених лишків і нестач. Відомість підписується обома співробітниками, кожен з яких бере собі по одному примірнику складеного бланка.

    Перевірка наявності матеріалів

    Аналогічним чином складається і звіряльна відомість результатів інвентаризації наявних товарно-матеріальних цінностей. Попередньо проводиться інвентаризація, за результатами якої потім формуються наступні документи:

  • ІНВ-3, де видно загальне наявність ТМЦ.
  • ІНВ-4, яка показує відвантажені матеріали.
  • ІНВ-5 фіксує цінності, прийняті на відповідальне зберігання.

    • Підсумовуючи всі отримані дані, формується відомість за формою ІНВ-19.

    «Шапка», в якій вказуються основні відомості про підприємства, заповнюється аналогічно попередній формі. Далі слід таблиця, в якій має бути тридцять дві графи. Кожен матеріал (товар) розписується за всіма наявними показниками:

  • З 1 по 7 графи містять його опис (найменування, коди, одиницю виміру, інвентарний номер і дані технічного паспорта).
  • У графах з 8 по 11 міститься інформація про недоліки і надлишки в кількісному і грошовому вираженні.
  • З 12 по 23 графи показують результат регулювання відхилень та дані про пересортиці.
  • З 24 по 32 графи фіксуються остаточні недоліки і надлишки по перевіряються матеріалів.

    • Відомість підписують обидва учасника перевірки, кожен з яких залишає у себе копію сформованого документа.