Як правильно скласти наказ про зміну окладу?

Віктор Кузьмін

1 minute

У процесі роботи зарплата співробітників може змінюватися. Відбувається це з різних причин. Але в будь-якому випадку з такого приводу повинен бути складений відповідний наказ про зміну окладу.

Порядок дій

Найчастіше питання зміни оплати праці стосуються її збільшення. Цей спосіб використовують керівники для заохочення і стимулювання сумлінних працівників. Таким чином, вдається зацікавити їх у поліпшенні результатів своєї праці. Щоб прийняте рішення мало законну силу необхідно спочатку скласти наказ про зміну окладу, а потім передати його в бухгалтерію для внесення відповідних змін при наступних нарахування заробітної плати.

Але такий документ не може бути створений спонтанно. В цьому випадку повинна бути дотримана визначена процедура:

Ініціатором зміни умов оплати того чи іншого працівника, як правило, є його безпосередній начальник. Саме від нього на ім’я керівника підприємства повинна бути складена службова записка, в якій детально викладені основні причини для прийняття такого рішення. Також в цьому документі начальник зобов’язаний дати характеристику своєму підлеглому, яка зможе підтвердити наміри, що спонукали його до подібних дій.

Службову записку в разі згоди повинен підписати керівник і передати її начальника кадрової служби для ознайомлення та подальшого вирішення питання. Він, в свою чергу, теж зобов’язаний залишити на документі свою резолюцію.

Далі кадровик складає наказ про зміну окладу для даного співробітника, окремим пунктом в якому зазначається необхідність внести відповідні зміни в чинне штатний розклад підприємства, і віддає його на підпис керівнику.

На підставі цих документів складається додаткова угода до трудового договору з даним працівником.

Після цього з зазначеної в наказ дати нарахування зарплати конкретного працівника провадиться з нового посадового окладу.

Можливі варіанти

Як показує практика, наказ про зміну окладу не завжди складається саме в бік збільшення. Бувають випадки, коли начальство приймає рішення про пониження рівня оплати. Цьому можуть сприяти різні причини:

зміна технологічних і організаційних умов праці на підприємстві;
зниження ефективності праці працівника;
ситуація, коли даний працівник не впорався з дорученими йому обов’язками.

Прикладів може бути багато. Для кожного конкретного випадку є свій варіант вирішення проблеми, який обов’язково закінчується виданням певного наказу. Працівникові може бути запропоновано іншу посаду або переглянуті його умови оплати. У будь-якому випадку про таке рішення його необхідно повідомити заздалегідь. Адже в цьому випадку зміни стосуються укладеного раніше трудового договору. Тому працівникові за два місяці має бути направлене повідомлення, в якому буде міститися виклад намірів керівництва. У разі обопільної згоди прийняте рішення оформлюється у вигляді наказу.

Оформлення документа

Щоб прийняте керівництвом рішення неможливо було піддати сумніву, необхідно правильно скласти наказ про зміну окладу. Зразок можна розглянути на конкретному прикладі.

Наприклад, співробітник добре проявив себе, виконуючи додаткові обов’язки поряд з тими, що передбачені його посадовою інструкцією. За високі результати і сумлінну роботу керівництво вирішує підвищити йому розмір окладу. Для цього після попереднього проведення обов’язкових кроків видається наказ, який повинен виглядати наступним чином:

Спочатку, як зазвичай, йде назва організації і реквізити документа

Далі слід його назва. Зазвичай воно починається словами «Про збільшення окладу».

Потім йде констатуюча частина або преамбула, в якій дається пояснення проведеним діям.

Після слова «Наказую» слід розпорядча частина. Вона включає в себе декілька пунктів. По-перше, стверджується розмір нового окладу працівника і дата його встановлення. По-друге, дається вказівку головному бухгалтеру вести подальший розрахунок зарплати з урахуванням цих змін. По-третє, начальника кадрової служби ставиться в обов’язок внести зміни в чинне штатний розклад працівників організації, а також скласти з даним співробітником додаткову угоду до укладеного з ним трудового договору.

Підстава такого документа зазвичай є службова записка. Далі йде підпис керівника та ознайомлення усіх зазначених осіб, включаючи самого працівника.

Обов’язкові наслідки

Як правило, наказ про зміну окладу працівнику супроводжується рядом супутніх документів. Одним з найбільш важливих в даному випадку можна вважати наказ про подальше внесення зміни в існуюче на даний момент штатний розклад організації.

Це абсолютно логічно. Адже для нормального ведення обліку на підприємстві необхідно суворо контролювати рівень фонду оплати праці. Саме цей показник є вирішальним при встановленні ставок, окладів, надбавок і премій. У констатуючій частині повинна бути вказана причина видання цього наказу. Наприклад, «У зв’язку із збільшенням окладу фахівця Іванову внести зміну в штатний розклад». Окремим пунктом необхідно вказати відповідального співробітника, який зобов’язаний буде виконати цю роботу, а також того, хто буде здійснювати контроль над усім, що відбувається. В нормативних актах немає суворої обов’язкової форми цього документа, тому складати його можна довільно, враховуючи всі перелічені вище зауваження.

Приватні випадки

Буває так, що наказ про зміну окладу в штатному розкладі стосується не одного, а відразу кількох працівників. Це може бути в ситуації, коли:

проводиться реорганізація всього підприємства або окремого його ділянки;
здійснюється перегляд окладів групи осіб конкретного підрозділу в залежності від їх професійних здібностей та реального внеску в роботу відділу;
відбувається зміна тарифних ставок у відповідності з розпорядженнями державних структур.

У кожному з цих випадків наказ складається аналогічним чином. Форма повинна відповідати стандартному зразку, прийнятому на даному підприємстві. Наказ відноситься до основної діяльності і повинен бути пронумерований в поточній послідовності. У констатуючій частині повинні бути сформульовані основні причини проведених змін. При необхідності слід вказати точний номер і дату документа, на підставі якого проводяться такі перетворення. Далі слід розпорядча частина. У ній керівник дає вказівки відповідальним працівникам про внесення відповідних змін в раніше складені документи. Після підпису керівника з наказом повинні бути ознайомлені всі згадані в ньому особи.