Як правильно скласти лист про повернення грошових коштів

Віктор Кузьмін
1 minute

Договірні відносини, як показує практика, не завжди складаються гладко. У разі виникнення спірної ситуації одна зі сторін може вимагати анулювання попередньої домовленості і направити на адресу іншої лист про повернення грошових коштів.

Способи врегулювання конфлікту

Будь-які непорозуміння, пов’язані з невиконанням договірних зобов’язань, зрештою неодмінно стосуються фінансової сторони питання. Рішення такої проблеми залежить від того, наскільки категорично налаштована кожна з сторін. Крім того, дуже важливо, хто є учасником спору: юридична або фізична особа. Зазвичай рішення подібного конфлікту починається з усного розгляду. Якщо не вдається досягти взаємної домовленості, то питання вже вирішується офіційним шляхом. Потерпіла сторона може:

  • Написати заяву. Зазвичай цей варіант використовують фізичні особи у тих випадках, коли проведена помилкова оплата або внесена грошова сума, більша, ніж це необхідно, або ж замовник зовсім хоче повернути товар.
  • При недотриманні договорів надання послуг або поставки товару письмово вимагати повернення грошей.
  • Направити на адресу свого контрагента лист про повернення грошових коштів. Так зазвичай надходять юридичні особи при взаємних розрахунках.

    • Кожен з варіантів підходити тільки для певних обставин. Надані документи повинні бути добре продумані і правильно складені і оформлені.

    Як скласти лист

    Існують певні правила, дотримуючись яких, можна належним чином скласти лист про повернення грошових коштів. Їх досить легко запам’ятати. Діяти в цьому випадку треба наступним чином:

  • Спочатку підготувати всі наявні документи, що підтверджують оплату. Для підприємства це може бути платіжне доручення, а для приватної особи – чек або квитанція.
  • Організація складає подібний документ на фірмовому бланку, а громадяни просто вказують всі свої реквізити (паспорт, Ф. В. О., адресу, контактні дані) у правому верхньому куті аркуша.
  • Як і будь-яке офіційне звернення, складається така папір на ім’я керівника компанії (підприємства), тому вона зазвичай починається словами «Директору» («Керує», «Головний» і так далі).
  • Потім йде основна частина листа, в якій викладаються конкретні вимоги. Починати потрібно з фрази «Прошу (просимо) вас повернути». Таким чином, лист виглядає менш агресивно. Після цього уточнюється спірна сума, підставу платежу (договір із зазначенням дати і номера) і предмет, за який він був зроблений.
  • До листа додаються підтверджуючі документи. Для цього після основного вмісту робиться приписка «Додаток», де вказано, що саме передається разом із зверненням.
  • На закінчення листа про повернення грошових коштів необхідно підписати. Від підприємства це зазвичай роблять директор і головний бухгалтер. І обов’язково треба не забути поставити печатку.

    • Обопільне підтвердження

    Зазвичай відносини між сторонами регулюються укладеним договором, в якому вказується сума і чітко обмовляється порядок проведення оплати. Якщо один з цих пунктів порушується, то між сторонами для початку необхідно провести аналіз взаєморозрахунків. Для цього складається «Акт звірки», в якому вказується дата внесення платежу, його сума та підстава (платіжне доручення або чек). Після цього загальний розмір перерахованих грошових коштів зіставляється з тим, що зазначений в договорі.

    В результаті визначається сума, яка називається «дебіторською заборгованістю». Такий акт повинні підписати обидві сторони в особі головних бухгалтерів і директорів і запевнити його круглою печаткою підприємства. Цей документ буде підстава для пред’явлення претензії і може навіть служити підтвердженням існуючої заборгованості в суді. Він складається у двох примірниках (по одному для кожної із сторін). Після цього потерпіла сторона може направити лист про повернення грошових коштів за актом звірки. Зразок її залишається колишнім, а в якості додатка буде вказано той самий акт.

    Чужі гроші

    На практиці нерідкі ситуації, коли підприємства (організації) в силу непередбачених обставин (помилок) перераховує своїм контрагентам грошові суми, що перевищують ті, що передбачені договором, або зовсім кошти йдуть не за призначенням. Тут можуть бути два винуватця:

    • саме підприємство (помилка працівників),
    • банк, який здійснив операцію із зарахування коштів.

    Такі непорозуміння бажано з’ясовувати негайно. Для цього необхідно направити отримувачу платежу лист про повернення коштів, помилково перерахованих на його адресу. Зазвичай таке звернення пишеться в довільній формі, якщо обслуговуючий банк не передбачає для цього власну, затверджену. У листі, крім прохання, повинні бути вказані реквізити та розмір виробленого платежу. Організація, на рахунок якої надійшли зайві гроші, зобов’язана їх повернути у законному порядку, так як вона не має права ними користуватися (ст. 1102 ЦК РФ). Таке звернення пишеться на ім’я керівництва банку і відправляється в найкоротші терміни, щоб не було підозри на можливе використання грошей в своїх особистих цілях.

    Неустойка за контрактом

    При укладанні контракту на виконання тих чи інших робіт замовник, як правило, перераховує деякі кошти на його забезпечення. Виконавець зобов’язаний за рахунок цих грошей вести роботи відповідно до встановленої домовленістю, а ці кошти повинні забезпечити виконання ним своїх обов’язків. Але бувають випадки, коли виконавець отримує оплату, а до робіт навіть не приступає або виконує їх з порушенням встановлених термінів.

    Тоді замовник має право вимагати повернення сплаченої суми разом зі штрафними санкціями, які передбачені законом за подібні дії. Це має бути чітко прописано в самому контракті, так як закон конкретних роз’яснень з цього приводу не дає. Грунтуючись на конкретні пункти укладеного договору, замовник може направити недобросовісному виконавцю лист про повернення грошових коштів за забезпечення контракту. В цьому випадку його вимоги будуть обґрунтованими. Якщо такого звернення виявиться недостатньо, то він може впевнено звертатися в судові інстанції для вирішення спірної ситуації у свою користь.