Як нараховуються відрядження? Розрахунок відрядних: приклад

Існує кілька причин, по яких застосовується оплата за середнім заробітком. Відрядження належить саме до таких. Поїздки, пов’язані з роботою, – нерідке справу. Зрозуміло, захист прав працівника, що здійснює такий вид робіт, регламентована законодавством. І порядок нарахування відрядних видатків та добових устоявся. Роботодавець не має право його порушувати.

Що таке відрядження?

Під відрядженням розуміють поїздку працівника на якийсь певний термін поза місцем своєї основної роботи. Все це з метою виконання якої-небудь виїзної роботи. Прикладом може служити відрядження в інше місто для того, щоб умовити нового покупця або ж провести перевірку торгової точки. Також відрядженням можна вважати поїздку в іншу країну, наприклад для обміну досвідом між співробітниками.

Проте варто пам’ятати, що якщо робота спочатку пов’язана з роз’їздами, поїздки в інші місця не можуть вважатися відрядженням. Відповідно, і розрахунок відрядних тут не потрібен. Також варто зазначити, що направлення працівника, прийнятого з оформленням цивільно-правового договору, не буде вважатися службовим відрядженням.

Відрядження: закони, що регламентують їх

Роботодавцю і працівнику, які пов’язані з відрядженнями, потрібно знати, що основні поняття і правила розрахунку регламентовані Трудовим кодексом Російської Федерації. До них відносяться:

• Стаття 166. Тут вводиться саме поняття службового відрядження.
• Стаття 167. В даному пункті обумовлюються гарантії працівника, відправленого у відрядження.
• Стаття 153. Дана стаття регламентує оплату за роботу у вихідні і святкові дні.

Зрозуміло, є й інші статті, які прямо або непрямо зачіпають питання, пов’язані з роз’їздами. Зокрема, вони відповідають на питання: «Як нараховуються відрядження і які особливості їх виплати?», однак до основних традиційно відносять перелічені вище.

Кого не можна відправляти у службове відрядження

Перш ніж зрозуміти, як нараховуються відрядження, слід зрозуміти, кого з працівників не можна відправляти поїздки без їх згоди, а кого не варто направляти навіть при письмовому угоді працівника.

Відправляти у службове відрядження не можна вагітних жінок та осіб молодше вісімнадцяти років. Також існують свої правила для таких категорій працівників:

• Жінки, які мають дітей до трьох років.
• Одинокі батьки, які виховують дитину або дітей, які не досягли п’ятирічного віку.
• Співробітники, на чиєму утриманні перебувають діти-інваліди.
• Працівники, які мають медичний висновок про те, що вони здійснюють догляд за членом сім’ї.

Перераховані вище категорії працівників можуть бути відправлені у службове відрядження тільки з письмової згоди і після повного проходження медичного обстеження.

Документи, необхідні для оформлення службового відрядження

Для того, щоб законно направити працівника у відрядження, необхідно правильно оформити документи. До них можна віднести наказ про направлення у відрядження, службове завдання і документи, які фактично підтверджують перебування працівника у відрядженні.

Варто зазначити, що службове завдання з 2015 року оформляти не обов’язково, це дозволено законодавством. Однак за своїм внутрішнім порядком оформлення документації, роботодавець може дотримуватися старих правил. Таке ведення доцільно для великих організацій. Наприклад, такого роду документ може бути складений керівником структурного підрозділу із зазначенням необхідності відрядження. В подальшому дана документація розглядається вищестоящим керівництвом.

Наказ про направлення у відрядження є невід’ємною частиною документообігу при виникненні виїзду у службових справах. В документації обов’язково зазначаються реквізити організації, дані співробітника, цілі та строки відрядження. Заповнюється наказ за уніфікованою формою № Т-9. У разі складання службового завдання цей факт також зазначається в наказі.

Документами, які підтверджують строки перебування у відрядженні, вважаються в основному проїзні документи, наприклад залізничні квитки. У випадку якщо співробітник переміщається на особистому транспорті, складається службова записка.

Що робити, якщо потрібно продовжити відрядження?

Бувають ситуації, коли необхідно збільшення терміну знаходження у відрядженні працівника. В цьому випадку потрібно оформити додатковий пакет документів. До них відносяться:

• Наказ на продовження відрядження. Заповнюється цей документ у довільній формі. Тут слід вказати причину продовження поїздки і нову дату закінчення.
• Письмовий дозвіл на продовження відрядження від осіб, зазначених вище.
• Повідомлення працівника про продовження відрядження. Це може здійснюватися шляхом надсилання факсу з наказом.
• Розрахунок витрат та добових за додатковий період та перерахування грошових коштів.

Виплати, які надаються працівнику, який перебуває у відрядженні

Працівник, який був відправлений у службове відрядження, має право на кілька видів виплат. До них можна віднести:

• Добові.
• Безпосередньо оплата витрат за кожен день, що припадає на роботу у від’їзді.
• Відшкодування витрат, які працівник зазнав у зв’язку з відрядженням, наприклад суми за квитки або знімання житла.

Перші кроки бухгалтерії: добові, командировочні і аванс

Після того як наказ про направлення готовий, співробітнику повинні видати аванс. В нього включаються добові за весь період відрядження, а також передбачувана сума витрат. Варто зазначити, що видача може здійснюватися як готівкою, так і шляхом перерахування на картку працівника.

Як нараховуються відрядження? Їх виплачують в кінці місяця разом з рештою заробітною платою. Це обумовлено тим, що розрахунок даного виду оплати здійснюється після закриття місяця, незалежно від того, коли працівник відзвітував.

Після того як співробітник повернувся, бухгалтер проводить перерахунок. Підводяться підсумки, з’ясовується, які суми були витрачені. На закінчення працівникові або доплачують відсутню суму, або утримують надлишково видану.

Оплата відрядження. Основна формула

Як нараховуються відрядження? Перш ніж нарахувати працівникові які-небудь засоби, слід їх розрахувати. Слід пам’ятати, що проводиться оплата за середнім заробітком. Відрядження оплачується сумами, розрахованими за формулою. Для розрахунку беруться такі показники:

• Виплати, які враховуються для розрахунку середнього заробітку. Повний список можна знайти в Положенні про особливості розрахунку середнього заробітку. У більшості випадків це оклад, персональні надбавки, за винятком одноразових премій і матеріальної допомоги.
• Кількість днів розрахункового періоду.
• Кількість днів відрядження.

Для розрахунку витрат беруться виплати, зазначені в першому пункті, діляться на кількість днів розрахункового періоду. Даний показник говорить про те, яку суму працівник отримує за один день відрядження. Потім цей показник множиться на загальну кількість робочих днів у від’їзді.

Кількість днів: важливий фактор!

Слід звернути увагу, що першим днем відрядження вважається день, в який проводиться відправлення за квитками. Тобто, якщо літак вилітає двадцятого числа в десять годин вечора, то розрахунок цього дня проводиться в повному обсязі.

Правила нарахування відрядних також припускають, що якщо для проїзду до місця відправлення потрібен час, то воно також повинно бути сплачено у повному обсязі.

Прикладом може стати ситуація, в якій працівнику необхідно вилітати з аеропорту, що знаходиться за межами міста. Для того щоб встигнути на літак, працівник повинен виїхати у 23 години 30 хвилин. В цьому випадку цей день повинен бути сплачений повністю, незважаючи на те, що виліт літака планується тільки на наступний день.

Оплата відрядження. Свята

Слід відзначити, що оплата такого плану, як добові, командировочні в свята, вимагає особливого уточнення. Так, добові виплачуються за кожний день, який людина проводить у відрядженні. Сюди входять і свята і вихідні. Незважаючи на те, що працівник у ці дні не займався роботою.

Оплата ж відрядження у вихідні може і не здійснюватися. Якщо ж працівник працював у свій вихідний, то оплата проводиться так само, як і за роботу у свята і вихідні поза відрядження. Тобто за ці дні співробітникові покладена подвійна оплата або ж додатковий відгул, але вже з одинарною оплатою дня.

Приклад розрахунку відрядних

Для розуміння ситуації краще використовувати приклади. Нарахування витрат можна пояснити на типової ситуації.

Працівник підприємства був відправлений у Кострому у службове відрядження з 1 квітня 2017 року по 12 квітня 2017 року. При цьому в даний період було вісім робочих днів, так як в компанії встановлено п’ятиденний робочий тиждень, у вихідні співробітник відпочивав.

За розрахунковий період співробітник відпрацював 230 днів, заробивши при цьому 360 000 рублів.

При такому розрахунку денна оплата за відрядження Сергєєва Д. А. складе 1 565 рублів 22 копійки. Тобто за вісім днів працівник отримає 12 521 рубль 76 копійок на відрядження.

Нарахування витрат: проводки

Оплату та нарахування відрядних можна відобразити наступними проводками:

• Дебет 26 (20, 23, 25) – Кредит 71. Дана проводка відображає прийняття витрат на дату, коли було подано авансовий звіт.
• Дебет 71 Кредит 50 (51) – описується процес виплати грошових коштів за авансовим звітом співробітникові.
• Дебет 26 (20, 23, 25) – Кредит 70. Проведено нарахування на відрядження працівнику.

Що таке добові? Особливості нарахування

Добові – це суми, які спрямовані на відшкодування витрат працівника, пов’язаних з проживанням в іншому населеному пункті. Їх виплата регламентована законодавством. Виплата здійснюється за кожний день перебування у відрядженні, включаючи і дні в дорозі.

Сума добових визначається кожним роботодавцем самостійно. Для підприємств, чия діяльність здійснюється і за межами Російської Федерації, доцільно внести в документи компанії та інформацію про суму добових для закордонних відряджень.

Варто відзначити, що добові, прописані для закордонних поїздок, нараховуються за той день, коли працівник залишає Російську Федерацію, і за день, коли прибуває назад. Тобто при прибутті в країну в дев’ять ранку весь день все одно буде сплачений за сумою добових для закордонного відрядження.

Добові за відрядження довжиною в день

Цікава ситуація виникає, якщо працівник змушений відправитися у відрядження тривалістю в добу. У цьому випадку існує своя особливість оплати добових. Приміром, закордонна поїздка оплачується у розмірі п’ятдесяти відсотків від повної суми добових.

В цей же час відрядження у межах країни виявляється менш вигідною. Добові за цей день не нараховуються. Проте варто пам’ятати, що це актуально тільки тоді, коли день від’їзду і прибуття збігаються. Якщо від’їзд був в одинадцять вечора попереднього дня, то відрядження вважається дводенної.