В яких випадках необхідно складати лист-підтвердження?

Віктор Кузьмін
1 minute

Серед величезної кількості варіантів ділової переписки особливої уваги заслуговує лист-підтвердження. Що ж це таке і в яких випадках слід складати такий документ?

Основна мета

Ділова етика завжди передбачає взаємну повагу між сторонами. Це обов’язкова умова для нормального ведення справ. Без нього неможливо уявити собі будь-яке тривале і плідне співробітництво. Лист-підтвердження іноді буває просто необхідно.

Саме по собі воно не настільки важливо. Це лише жест ввічливості. Він дає зрозуміти, що те, про що домовлялися напередодні партнери, сталося. Тобто лист-підтвердження констатує звершення якогось факту чи дії. В цьому випадку є два варіанти:

  • Підтвердження отримання товарів, листів чи інших документів, які відправлені за попереднім запитом. Тут одна із сторін інформує іншу про те, що дія виконано.
  • Підтвердження згоди з чимось конкретним (ціною або кількістю товару, датою майбутніх переговорів, умовами відправлення вантажів та інші). Тут компаньйони висловлюють своє схвалення щодо окремих моментів домовленості.

    • Звідси зрозуміло, що лист-підтвердження – це необов’язковий документ. Але його відправлення зайвий раз показує партнерові, з якою увагою і повагою до нього ставляться.

    Правила написання

    Щоб розібратися, як написати лист-підтвердження, треба знати основні правила оформлення ділових паперів. Не варто братися за роботу, поки не буде до кінця зрозумілий сенс такого звернення. По суті, тут немає нічого складного.

    Подібний лист, як і вся інша ділова кореспонденція, має складатися з трьох частин: заголовка, тексту і ув’язнення. Кожна з них несе своє смислове навантаження:

  • Заголовок у першу чергу, містить у собі реквізити у вигляді дати відправлення і вихідного реєстраційного номера.
  • Зміст зазвичай ділиться на дві частини: введення і основний текст. Такий лист, як правило, починається із звернення до адресата. Це звичайні правила хорошого тону. В більшості випадків його пишуть на ім’я керівника компанії-партнера, але іноді доцільно адресувати таку службову папір фахівця, який безпосередньо займається вирішенням даного питання. Наприклад, підтвердження замовлення на виконання робіт можна відправити комерційному директору чи заступнику з виробництва.
  • У висновку прийнято висловлювати подяку. Можна також додати кілька слів про бажання продовжувати співпрацю.

    • Подібні повідомлення дозволяють партнерам бути впевненими один в одному.

    Складання листа

    Деякі плутають такий документ з повідомленням. Але між цими двома листами є величезна різниця. Один з них просто повідомляє про якийсь факт чи подію, а інший підтверджує вчинення конкретної дії на підставі попередньої домовленості. Щоб не допускати помилок, необхідно знати, як має виглядати лист-підтвердження. Зразок можна скласти самостійно, так як спеціально затвердженого бланка такого ділового листа не існує.

    Оформляти його слід на фірмовому бланку організації-відправника. Якщо у підприємства немає, то можна використовувати кутовий штамп. Інформацію треба розміщувати послідовно:

  • Спочатку в лівому кутку в спеціальних графах вказати номер і дату у відповідності із записом у реєстраційному журналі.
  • Потім праворуч вказати повні реквізити одержувача (назва компанії та адреса, посада і Ф. В. О. одержувача).
  • Трохи нижче пишеться ключова фраза, в якій міститься суть цього послання.
  • Основна частина починається із звернення до адресата. Краще це робити по імені і по батькові, а в самому початку додати слово «шановний».
  • Далі зрозумілими словами треба повідомити про те, що умови угоди виконані.
  • Після цього повинні йти слова вдячності.
  • Закінчити текст можна фразою «З повагою».

    • Документ йде за підписом керівника, яка обов’язково повинна бути підтверджена печаткою організації.