Що таке закривають документи? Закривають документи за договором поставки або надання послуг

При проведенні будь-якої операції велику увагу необхідно приділяти тому, чи є в наявності та правильно оформлені закривають документи. І мова йде не про платіжках, квитанціях, банківських виписках, які також є обов’язковими і дуже важливі.

Закривають документи — це папери, у яких обома сторонами підтверджується факт завершеності операції в частині виконання партнерами самого предмета договору.

Для того щоб у контрагентів не виникало непорозумінь і нерозуміння з яких-небудь деталей проведених операцій, рекомендується завжди ретельно прописувати всі нюанси в контракті. Не буде зайвим там же конкретно вказати, які документи необхідні для того, щоб угода вважалося виконаним.

Для чого потрібні закривають документи

Для того щоб угода юридично вважалася завершеною, а не тільки оплаченої, повинно бути підтвердження цього факту в письмовому вигляді. Для цього й існують різні закривають документи.

Бухгалтерія кожного підприємства вимагає суворого обліку операцій та наявності всіх паперів за ним. Якщо перераховані гроші за товар або послугу, то у бухгалтера повинен бути документ про те, що підприємство отримало їх. І навпаки, фірма-контрагент такими ж документами закриває у себе операцію по приходу коштів і підтверджує, що саме їй заплатили цю суму.

Для різного типу операцій існують різноманітні договори, а також папери, які підтверджують їх виконання. Що таке закривають документи по кожній з них розглянемо далі.

Підтвердження виконання договору поставки

Основним документом, що закриває договір поставки товарів, матеріалів, сировини або будь-якого іншого майна, що є накладна.

Юридичну силу мають тільки оригінали документів. Тому навіть якщо в якийсь проміжний період, в силу певних обставин, була прийнята копія накладної, все одно під бухгалтерські регістри повинен бути підкладений оригінал. Змінити це не в силах навіть застереження в договорі.

Обов’язкові реквізити накладної

При продажу товару постачальник зобов’язаний виписати накладну у двох примірниках: для себе і покупця. На ній повинні бути такі реквізити, як:

• назва і дата документа;
• найменування постачальника;
• опис переданих цінностей;
• кількість і одиниця виміру (в натуральному і грошовому еквівалентах);
• підпис відповідальної особи, із зазначенням його посади та ініціалів.

Законом не встановлена обов’язкова форма накладної. Будь-яке підприємство може розробити власний бланк. Однак перераховані вище реквізити, відповідно до Федерального закону про бухоблік, повинні мати всі закривають документи за договором поставки в обов’язковому порядку.

Якщо є сумніви з приводу правильності самостійного складання бланка, то можна з успіхом скористатися формою № ТОРГ-12, яка вважалася обов’язковою до 2013 року.

Приклад

Для зразка можна розглянути таку накладну:

НАКЛАДНА № 12 від « 19 » березня 2015 р.

Відправник: ТОВ «Чіп».

Одержувач: ТОВ «Астра».

Підстава для відпуску товару: договір № 7 від « 13 » січня 2015 р.

Довіреність № 25 від «28» лютого 2015 р. через менеджера з постачання Е. Р. Вікторова.

Всього відпущено одне найменування

На суму: Три тисячі крб. 00 коп.

Відвантажив директор _____________________ А. А. Сергєєв

Товар отримав _______________________

М. П.

Підтвердження виконання договору про надання послуг

Якщо предметом контракту виступають послуги або роботи, то основним документом, що закриває договір, акт. Як і у випадку з накладною, підтверджувати виконання цієї операції необхідно оригіналом.

Однак є деякі винятки. Якщо закривають документи на послуги не є обов’язковою умовою договору, і за законом дозволяється їх відсутність, то під бухгалтерські регістри можна підкласти (при необхідності) копії актів. Однак ці папери можуть використовуватися лише для зручності обліку. Такі випадки бувають при укладанні договорів оренди і оферти.

Акт виконаних робіт (наданих послуг) — документ, що доводить не тільки завершення угоди, але й відсутність у замовника претензій. Він виступає головним підтвердженням, яке дозволяє враховувати витрати по операції і включати їх в податкові декларації. Друкується акт у двох примірниках, які зберігаються у кожного з учасників угоди.

Обов’язкові реквізити

Законом не запроваджена уніфікована форма акту виконаних робіт. На кожному підприємстві закривають документи за договором надання послуг розробляються самостійно, однак їх оформлення повинно чітко відповідати встановленим нормам.

Основними реквізитами, які зобов’язані бути, є:

• найменування і нумерація документа;
• якого числа він складений;
• назва виконавця і замовника;
• опис операції;
• одиниця виміру і кількість (натуральний і вартісний показники);
• підписи осіб, відповідальних за операцію, із зазначенням їх посад та ініціалів.

Зразок

Акт № 98 від « 12 » грудня 2014 р. приймання-здачі виконаних робіт (наданих послуг).

Виконавець ТОВ «Чіп» в особі директора А. А. Сергєєва з однієї сторони та Замовник ТОВ «Астра» в особі менеджера з постачання В. В. Кулебякіна з іншої сторони склали акт про те, що Замовник прийняв виконані роботи і претензій до них не має.

Всього на суму: П’ятсот рублів 00 копійок.

Виконавець:

Директор ТОВ «Чіп»_______________________ А. А. Сергєєв

Замовник:

Менеджер з постачання ТОВ «Астра»______________________ І. в. Кулебякін

Відсутність закривають документів

Накладні і акти обов’язково повинні завершувати оформлення угоди. Тільки після цього вона вважається повноцінною і закритою за всіма правилами.

Однак іноді виникають випадки, коли закривають документи бувають загублені в силу різних обставин. Або ж керівнику фірми доводиться зіткнутися з халатністю підлеглих, і в результаті перевірок виявляється відсутність таких паперів.

Одним з негативних наслідків таких неприємних пригод є донарахування податків. Адже бухгалтер підприємства не мав права включати до декларації витрати, не підтверджені документально. У такому разі податок на прибуток виявляється занижений, і доводиться не тільки його доплатити, але і перерахувати всі штрафи і пені. Крім того, каратимуть і за брак самих документів.

Щоб уникнути таких наслідків і не псувати репутацію фірми та відносини з податковими органами, необхідно ретельно стежити за станом документообігу та бухгалтерського обліку на підприємстві. Важливо оформляти всі папери вчасно і за відповідною формою.

Якщо керівник сумнівається в компетентності відповідальності свого бухгалтера, краще заплатити аудиторській фірмі і провести перевірку, ніж потім в десятки, а то і в сотні разів більше заплатити за відсутність документів.