Що таке «Акт прийому-передачі справ» і як його складати?

Віктор Кузьмін
1 minute

Документ під назвою «Акт прийому-передачі справ» знайомий лише тим, кому доводилося займати відповідальні посади. Інші знають про нього лише з чуток. І вже зовсім малоймовірно, що хтось зможе скласти його самостійно.

Основні причини

На будь-якому підприємстві справи зазвичай приймаються з кількох причин:

  • Закріплення за кожним визначеної зони відповідальності.
  • Оцінка загального обсягу роботи, яку належить виконувати знову прийнятому працівнику.
  • Тимчасове виконання обов’язків за відсутнього на даний момент працівника.
  • Організації безперервної роботи.

    • А ось підставою для передачі їх від одного співробітника до іншого може бути:

    • тривале відрядження;
    • тривале перебування на лікарняному;
    • декретна відпустка;
    • перехід на іншу роботу;
    • звільнення співробітника.

    У цих випадках обов’язки вибуваючого працівника бере на себе один з його товаришів по службі, при цьому обов’язково складається акт прийому-передачі справ.

    Там зазвичай перераховуються всі документи, які знаходилися у віданні звільненого особи. Крім цього, акт прийому-передачі справ містить повний опис виконаної роботи, і окремо зазначаються всі виявлені недоліки. Документ складається обов’язково в двох примірниках, один з яких підшивається в особову справу вибулого працівника, а другий залишається у відділі, тобто у нового господаря.

    Непроста ситуація

    Цікаво, що ініціатором такої дії, як правило, виступає директор. Адже саме він разом з новоявленим сумісником зацікавлений у наведенні порядку. Але інколи складається така ситуація, що старий працівник іде, не підписавши акт прийому-передачі справ. Це може статися із-за збігу обставин або навмисних зволікань. Деколи співробітник, знаючи свої недоліки, спеціально тягне час. Адже кожен знає, що керівник не може затримати його трудову книжку або остаточний розрахунок, а зобов’язаний видати все це в день звільнення. Працівник просто йде, а наймач змушений шукати вихід із ситуації. Як бути новому власнику, якщо йому дістається безгосподарний об’єкт? У цій ситуації не варто засмучуватися. Потрібно просто прийняти справи за фактом, щоб не відповідати за чужі помилки. Іноді директор в якості проміжного кроку тимчасово приймає справи на себе, а вже потім передає їх новому працівнику. Можна і так, але все одно потрібно пам’ятати про відповідальність за вчинені дії.

    Заміна головного бухгалтера

    Вступу на посаду нового керівника бухгалтерії передують шість важливих кроків:

  • Видання наказу за підписом директора, в якому він обумовлює всю послідовність дій та порядок майбутньої передачі справ. Залежно від причин звільнення колишнього спеціаліста у розпорядженні працівників є не більше двох тижнів.
  • Поки ще діючий головний бухгалтер повинен до наміченого часу завершити всі поточні справи (зробити потрібні записи, оформити первинні документи та скласти звіти). Паперові носії повинні бути оформлені справи та прошиті.
  • Проведення інвентаризації.
  • Аудиторська перевірка.
  • Передача справ.
  • Внесення під всі джерела інформації про новий бухгалтера.

    • Не зовсім звичайно виглядає акт прийому-передачі справ при зміні головного бухгалтера. Зразок містить величезний перелік питань, на які потрібно звернути пильну увагу:

  • Організація роботи всієї бухгалтерії, а також загальна характеристика обліку в компанії.
  • Стан обліку всіх проведених розрахункових операцій.
  • Облік і рух всіх грошових коштів.
  • Матеріальний облік та розрахунок амортизації.
  • Розрахунки з працівниками.
  • Залишки за рахунками.
  • Первинні документи.
  • Бланки суворої звітності.
  • Стан справ в архіві.
  • Опис відсутніх документів та пояснення за даним фактом.

    • Тільки після цього відбувається підписання акта, що означає, по суті, вступ в посаду.

    Новий керівник

    Заміна керівництва зазвичай починається з проведення загальних зборів засновників. Прийняте на ньому рішення оформляється у вигляді протоколу або наказу. Ці відомості одразу ж передаються у податкову інспекцію, і тільки після цього починається основна процедура, результатом якої стане акт прийому-передачі справ. При зміні директора він буде більш об’ємним.

    Такий документ, як правило, складається з 3 частин:

  • Вступна. У ній міститься інформація про місце і час проведення, а також дані про представника від загальних зборів.
  • Описова. Вона включає в себе повний перелік документів, які передаються новому директору. Список цей виходить дуже довгим. Сюди входять, в першу чергу, установчі документи, свідоцтва та дані постановки на облік. Потім йдуть договору з банками та всі додаткові угоди до них. Після цього настає черга наказів по підприємству. За ними слідують договору, що стосуються основної діяльності компанії. Далі йдуть бухгалтерські звіти, касові документи та інформація щодо цінних паперів. В самому кінці списку варто документація по ТБ, ВІД і пожежної безпеки. Після них залишається тільки листування з державними та контролюючими органами, а наостанок – журнал руху трудових книжок.
  • Заключна. Тут перераховуються всі присутні особи, які ставлять свої підписи.

    • Останньою точкою буде кругла печатка підприємства.