Реєстрація відокремленого підрозділу: покрокова інструкція

Віктор Кузьмін

1 minute

Кожна сучасна компанія, якій необхідно розширити сферу своєї діяльності, має право в РФ відкривати різні відокремлені підрозділи, представлені представництвами або філіями. Їм присвоюється певний індивідуальний адресу. Вони наділяються певним правовим статусом, зазначеним у назві. Надаються їм різні права та обов’язки, перераховані в ст. 55 ЦК. Але при цьому власники організації повинні добре розібратися в тому, як виконується реєстрація відокремлених підрозділів. Процедура передбачає передачу численних документів у ФНС і інші державні фонди та організації.

Поняття підрозділи

Воно представлено представництвом або філією основної компанії, якій потрібно територіально розширити сферу своєї діяльності. Щоб відкрити такий підрозділ, повинні дотримуватися умови:

філія повинен бути територіально віддалений від основної компанії;
є можливість оснастити робочі місця необхідним обладнанням для виконання посадових обов’язків фахівцями.

Реєстрація відокремленого підрозділу не припускає відкриття нової самостійної фірми, тому йому не присвоюється статус юрособи. Не володіє такою філія будь-якої правової самостійністю. Всі цілі, нюанси і завдання роботи розробляються виключно головною організацією. Сама фірма займається веденням бухобліку і податкового обліку за все представництва.

Законодавче регулювання

Процес відкриття різних підрозділів жорстко регулюється різними законодавчими актами. До них відносяться:

ст. 11 НК містить основні визначення такої виробничої структури, а також описує ознаки, які повинні у неї матися;
ст. 19 НК говорить про те, що філії будь-якої організації повинні сплачувати податки на підставі результатів своєї діяльності;
ст. 288 НК вказує, що робота повинна проводитися за адресою реєстрації;
ст. 23 та ст. 53 НК описують правила реєстрації підрозділи, а також відповідальність, яка застосовується до керівництва компанії при виявленні серйозних порушень;
ст. 55 ЦК визначає, чим відрізняється від філія представництва;
ФЗ №129 містить відомості про те, як правильно компанії повинні проводити реєстрацію своїх підрозділів, а також перераховуються державні організації, які повинні повідомляти про це.

При порушенні будь-якого вищезгаданого законодавчого акту компанія буде притягуватися до відповідальності.

Що потрібно знати?

Керівники, що приймають рішення про необхідність відкриття підрозділу, повинні добре розбиратися в тому, як виконати даний процес. Орієнтуватися треба на ст. 11 ПК, де зазначаються всі основні вимоги до такого філії.

Оптимальне функціонування допускається при врахуванні вимог:

в установчі документи компанії повинні вноситися відомості про реєстрацію відокремлених підрозділів;
власники підприємства зобов’язані затверджувати спеціальне Положення, яке містить інформацію про нюанси функціонування представництва;
призначається керівник підрозділу, на якого оформляється довіреність, що дозволяє йому виконувати різні дії, пов’язані з управлінням філією;
випускається керівництвом фірми особлива внутрішня документація, основним призначенням якої виступає визначення правил, функцій та особливостей функціонування кожного підрозділу.

При відкритті підрозділу керівництво фірми самостійно вирішує, чи буде сформовано філія або представництво. Філія знаходиться за власним індивідуальним адресою. Він виконує всі функції основного підприємства, а також представляє його за ст. 55 ЦК. Представництво відрізняється відособленістю територіально від головної компанії. Основним його призначенням виступає представлення та захист інтересів організації.

Навіщо відкриваються додаткові підрозділи?

Необхідність у цьому процесі може бути обумовлена різними причинами. Найбільш часто реєстрація відокремлених підрозділів вимагається в таких ситуаціях:

компанія планує розширити територіально сферу діяльності, тому потрібно охопити якомога більше людей, що входять в її цільову аудиторію;
ведеться агресивна політика фірми, тому потрібно охопити територіально повністю конкретний регіон;
вибираються регіони, де найбільш вигідно здійснювати діяльність у конкретному напрямку;
необхідно задовольняти попит клієнтів, які проживають в інших містах;
повсюдне просування бренду в різних містах Росії;
зменшення ризику банкрутства, так як можна пересувати виробничі потужності в різних містах, і якщо один з підрозділів буде збитковим, воно в кризовий час може підтримуватися за рахунок коштів, що надходять з інших регіонів.

Процес реєстрації будь-якого представництва повинен виконуватися лише з урахуванням основних положень законодавства. Якщо присвоюється виробничій структурі індивідуальний адресу, а при цьому планується робота протягом місяця або більшого періоду часу, то неодмінно необхідна реєстрація у податковій відокремленого підрозділу. Дана вимога міститься в ст. 23 НК.

Процес реєстрації

Спочатку керівництво фірми повинно приймати відповідне рішення, на підставі якого потрібно відкрити філію чи представництво. Покрокова інструкція реєстрації відокремленого підрозділу передбачає виконання послідовних етапів. Кожен з них є важливим, тому фіксується офіційними документами. До цих етапів належать:

формується збори засновників підприємства, на ньому розглядається необхідність відкриття підрозділу;
приймається відповідне рішення, яке оформлюється протоколом зборів;
випускається наказ;
вибирається форма реєстрації відокремленого підрозділу, так як воно може бути філією або представництвом підприємства;
визначається оптимальне місце для роботи, яке обладнується усіма необхідними засобами, щоб працівники справлялися зі своїми основними обов’язками;
протягом 30 днів після початку роботи підрозділу потрібно передати в ФНС повідомлення, для чого використовується стандартна форма З-09-3-1, причому вибирається для цього відділення податкової за місцем розташування філії;
далі потрібно поставити на облік підрозділ у ФСС і ПФ, але це потрібно, якщо у філії є власний рахунок в банку, він складає власний баланс, а також є наймані працівники, за яких потрібно перераховувати кошти у фонди;
якщо вже під час роботи структурної одиниці змінюється найменування підрозділу або його адресу, то про це треба також повідомляти ФНС.

Процес не вважається дуже складним, якщо в ньому добре розібратися. Неодмінно потрібна реєстрація в податковій відокремленого підрозділу. Якщо це не буде виконано вчасно, то компанія буде притягнута до адміністративної відповідальності.

Які потрібні документи?

Перед безпосереднім процесом реєстрації керівництво фірми повинно опікуватися підготовкою певної документації.

Документи для реєстрації відокремленого підрозділу в ФНС:

паспорт представника підприємства, який має бути одним із власників компанії;
якщо займається процесом довірена особа, то у нього повинна бути довіреність, завірена нотаріально;
наказ про організацію підрозділу;
св-во про постановку підприємства на облік у ФНС;
заява на реєстрацію філії.

Всі ці документи слід подавати в ФНС. Якщо потрібно звертатися до ПФ, то передається документація:

св-во про постановці самої фірми на облік в ПФ;
копія наказу про створення підрозділу, причому вона повинна бути нотаріально завіреної;
заява, для формування якого буде потрібно спеціальна форма, що випускається ПФ.

На підставі цих документів отримує представник фірми повідомлення про взяття на облік філії.

Реєстрація в ФСС відокремленого підрозділу передбачає підготовку документації:

наказ про відкриття представництва;
установчі папери фірми;
повідомлення з ПФ про реєстрацію підрозділу;
св-во про взяття фірми на облік в ФСС.

На підставі цієї документації працівники установи видають спеціальне повідомлення, яке підтверджує, що філія набув статусу страхувальника.

Терміни реєстрації

Процедура по тривалості залежить від того, як правильно виконуються послідовні етапи. Термін реєстрації відокремленого підрозділу стандартно не перевищує одного місяця. Почати процедуру треба протягом 30 днів з того моменту, як фактично починає функціонувати представництво.

Нюанси поводження в ФНС

При відкритті філії неодмінно потрібно повідомити про це працівників ФНС. Така процедура називається реєстрацією в ИФНС відокремленого підрозділу. Виконується процес вже після того, як створено представництво, а також вже можуть бути внесені зміни в установчі документи організації. Для передачі повідомлення можна користуватися різними способами:

безпосереднє відвідування відділення податкової служби одним з засновників або довіреною особою;
відправка документа рекомендованим листом, причому додатково вимагається опис вкладення;
використання порталу “Держпослуг” або сайту ФНС, з допомогою яких в електронному вигляді надсилається повідомлення.

Порядок реєстрації відокремленого підрозділу передбачає, що протягом 5 днів після передачі документів працівникам ФНС компанія отримує повідомлення про взяття на облік філії. У цьому документі прописується КПП структурного підрозділу. Він повинен використовуватися при складанні різних документів. Якщо заява про реєстрацію відокремленого підрозділу не буде передано у ФНС у встановлені терміни, то це є підставою, щоб залучити керівництво фірми до відповідальності.

Нюанси повідомлення ФСС

Звертатися в цей державний фонд слід вже після того, як буде отримано повідомлення від ФНС. Реєстрація в ФСС відокремленого підрозділу – це простий процес, який потрібно при умовах:

представництво володіє власним окремим балансом;
його працівники ведуть самостійно бухгалтерський облік, що неодмінно прописується в обліковій документації компанії;
нараховується зарплата всім працівникам філії, а також їм виплачуються різноманітні премії або інші платежі;
є окремий розрахунковий рахунок.

Для проведення реєстрації необхідно подати в ФСС відповідну заяву та інші документи від компанії. Нерідко потрібно попередньо отримати довідку з банку, де відкритий розрахунковий рахунок, щоб надати реквізити цього рахунку. Документація може передаватися при особистому відвідуванні установи, через електронні канали зв’язку або за допомогою відправлення їх поштою.

Нюанси реєстрації в ПФ

Готується стандартний пакет документів, який передається працівникам ПФ. Порядок реєстрації відокремленого підрозділу в ПФ передбачає, що протягом 5 днів після передачі документації буде отримано повідомлення. Воно говорить про те, що представництво було поставлено на облік у фонді. Отримано буде два примірники, так як один повинен перебувати у головної компанії, а інший передається працівникам філії.

Як зареєструвати касу?

На підставі ФЗ №54 вся касова техніка, що використовується компаніями або їх філіями, повинна бути зареєстрована в ФНС. Реєстрація каси відокремленого підрозділу може виконуватися двома способами:

подача заяви в паперовому вигляді на реєстрацію у відділення ФНС за місцем знаходження філії, після чого видається картка на онлайн-касу;
подача заявки онлайн на офіційному сайті ФНС.

У заяві зазначається назва підрозділу, його ІПН, адреса і місце монтажу онлайн-каси, назва техніки, її заводський номер і відомості про характер розрахунків. З лютого 2017 року потрібно встановлювати і реєструвати тільки онлайн-каси, тому старі ККТ не застосовуються.

Відповідальність за порушення

Всі власники компаній, що бажають розширити сферу своєї роботи, повинні знати, як правильно відкриваються філії. Реєстрація відокремленого підрозділу організації повинна виконуватися протягом 30 днів після фактичного початку роботи даної структурної одиниці.

Якщо порушуються вимоги, то призначаються різні заходи покарання для власників бізнесу:

подача повідомлення у ФНС про відкриття підрозділу з запізненням – штраф у розмірі 10 тис. руб.;
робота філії без попередження ФНС, ПФ та ФСС – 10 % від отриманих у процесі діяльності доходів, але штраф не може бути менше 40 тис. руб.;
несвоєчасна подача повідомлень в ПФ або ФСС – від 5 до 10 тис. руб.

Додатково виявляється винуватець, після чого посадова особа в індивідуальному порядку притягується до адміністративної відповідальності, тому ним перераховується штраф у розмірі від 2 до 3 тис. руб.

Нюанси відкриття підрозділу

При правильному відкриття та реєстрацію філії або представництва враховуються деякі особливості функціонування, до яких відносяться:

внески за страхування співробітників підрозділу вносяться за місцем знаходження головної організації;
ПДФО сплачується за працівників за місцем знаходження структурної одиниці;
підрозділ вважається створеним в той день, коли йому присвоюється адреса, а також є хоча б один співробітник, тому перший день виходу людини на роботу представлений вдень формування філії;
ІП не можуть відкривати підрозділу, так як не є юрособами;
будь-яка така структурна одиниця повинна реєструватися незалежно від напрямку і специфіки роботи.

Якщо порушуються вищевказані вимоги, то це призводить до того, що фірма притягується до відповідальності. Тому доцільно виконувати процес створення підрозділу при повному контролі з боку досвідченого бухгалтера, працевлаштованого в компанії. В цьому випадку можна уникнути численних помилок і негативних наслідків порушення законодавства.

Висновок

Таким чином, при відкритті будь-якого відокремленого підрозділу компанії повинні добре розібратися в правилах та процедуру його реєстрації. Для цього враховується, що повідомлення повинно відправлятися не тільки в ФПС, але і у ФСС і ПФ. Важливо розібратися, в які строки надсилається документ, які до неї додаються інші папери, а також які наслідки порушень законодавства. При правильному процесі реєстрації філія може працювати офіційно, представляючи і захищаючи інтереси підприємства. При цьому у нього буде матися свою адресу і КПП.