Пояснення до декларації з ПДВ: зразок, правила заповнення і подання

В останні роки законодавство щодо ПДВ зазнало серйозних змін. Вони торкнулися форми подання звітності та механізму камеральної перевірки. Також змінилися правила, за якими слід подавати пояснення до декларації з ПДВ, якщо податковий орган їх потребує.

Загальні відомості про звітності по ПДВ

З 2015 року звітність з ПДВ стала повністю електронною. Це означає, що всі платники податку зобов’язані подавати декларацію по ПДВ у формі електронного документа по телекомунікаційним каналам зв’язку (ТКС). Цей обов’язок не залежить від величини доходу, чисельності співробітників компанії і будь-яких інших критеріїв. Подавати декларацію на папері дозволено лише тим, хто сам ПДВ не платить, але виконує роль податкового агента, тобто звітує за інших осіб.

Ще одне глобальне зміна – в декларацію тепер входять дані книги продажів і покупок. Таким чином, перевіряючи звіт, податкова служба бачить відомості з виставлених і отриманих компанією рахунків-фактур. І не просто бачить, а порівнює з тим, що відобразив у своїй декларації контрагент. Тому помилок, а отже, і вимог представити пояснення по ПДВ в останні роки стало набагато більше. За статистикою самої податкової служби, помилкові дані виявляються в кожній другій декларації з цього податку.

Як ИФНС перевіряє декларації?

ПДВ-звіти всіх російських компаній і підприємців потрапляють в єдину базу даних. Насамперед вони перевіряються на внутрішні помилки. Існують співвідношення між значеннями певних рядків декларації з ПДВ, які повинні виконуватися. Якщо цього не відбувається, значить, звіт містить помилку. При цьому платнику податків автоматично буде надіслано вимогу представити пояснення до декларації з ПДВ.

Далі проводиться зовнішня перевірка звітів у розрізі кожної угоди. Для цього по замовленню ФНП був розроблений спеціальний програмний комплекс. За операції, відображеної в декларації покупця, система знаходить контрагента. Потім інформація з розділу 9 декларації постачальника порівнюється з тим, що покупець відбив з тієї ж операції в розділі 8 свого звіту.

Зазначені дані повинні збігатися. Це буде означати, що покупець заявив до відрахуванню ту ж суму податку, яку продавець сплатив в бюджет. Якщо дані не співпадуть, з’явиться розбіжність. А якщо є розбіжність, буде сформовано вимога про поясненні до декларації з ПДВ. Таким чином, система ФНС знаходить розриви ланцюжка ПДВ та платників податків, які застосовують необгрунтовані висновки.

Які помилки можуть бути у звіті?

Співробітники ФНС періодично розповідають про помилки, які призводять до вимог пояснень з ПДВ. Ось найпопулярніші з них:

• Помилки у контрольних співвідношеннях. Вони виникають, якщо дані потрапляють не в свої рядки. У результаті співвідношення між певними осередками декларації не виконуються.
• Неправильне застосування кодів видів операції, пов’язані з реалізацією товару. Платники податків помилково використовують код 26 в тих ситуаціях, коли необхідно застосовувати код 01.
• Некоректне відображення у книзі покупок відновленого ПДВ за пільговими операціями.
• Неправильні записи в книгах продажу та покупок при відображенні ПДВ з авансу та його відновлення після реалізації.
• Неправильне відображення операцій з ввезення товару.
• Невідповідність інформації щодо угоди, зазначеної постачальником і покупцем у своїх деклараціях.

Що стосується останнього пункту, то це не одна помилка, а ціла група. Причому настільки велика, що ФНС вирішила поділити ці розбіжності на 4 типи і привласнити кожному з них власний код.

Код «1» – найнебезпечніший для вирахування. Він ставиться у випадку, якщо контрагента з операції неможливо ідентифікувати, він подав «нульову» декларацію з ПДВ або не вказав у звіті спірну операцію. Кодом «2» позначаються розходження в розділах 8 і 9 декларації платника податків. Найчастіше ці помилки пов’язані з відображенням відрахувань ПДВ з одержаних авансів. Код «3» призначений для помилок у деклараціях посередників і означає невідповідність даних про отриманих і виставлених рахунок-фактурах. Якщо ж помилка носить інший характер, то позначається кодом «4».

Звичайно ж, перелік помилок набагато ширше. Податковий орган має право надати запит пояснення щодо будь-яких відомостей, які вважає недостовірними або підозрілими. Наприклад, може знадобитися пояснення до «нульової» декларації з ПДВ компанії, яка раніше сплачувала досить значні суми податку. У цьому випадку В інспекції може виникнути підозра, що була впроваджена якась схема відходу від оподаткування.

Терміни реагування

Отримати вимога про пояснення до декларації з ПДВ можна по закінченні чергової звітної кампанії. Формуються вони автоматично і направляються платникам податків через ті ж телекомунікаційні канали зв’язку (ТКС), щодо яких подаються декларації.

Той факт, що документ отримано, необхідно підтвердити. Для цього в систему ФНС направляється відповідна квитанція-підтвердження. Важливо дотримати термін – 6 днів з тієї дати, коли податковий орган направив свою вимогу. Тому після подачі звіту вкрай важливо перевіряти облікову систему на предмет можливих вимог. З того дня, коли була направлена квитанція-підтвердження, піде відлік терміну на підготовку пояснення. Для цього дається всього 5 робочих днів, так що слід поквапитися.

Порушників термінів загрожують санкції. Якщо квитанція, яка підтверджує приймання вимоги, не прийде в строк, то через 10 днів інспекція може заблокувати банківський рахунок платника податків. Якщо надання пояснень до декларації з ПДВ не буде протягом п’яти днів, штраф складе 5 тисяч рублів при первинному порушенні і 20 000 – при повторному.

Форма пояснень до декларації з ПДВ

До недавнього часу на вимоги з ПДВ можна було відповідати будь-яким способом, наприклад, з’явившись в інспекції особисто або надіславши пояснювальні документи листом. Тепер же всі платники податків, які звітують з ПДВ в електронному вигляді (а це переважна більшість), зобов’язані направляти пояснення до декларації з ПДВ строго в електронній формі. Податкова служба розробила спеціальний формат для такого пояснення, який носить обов’язковий характер. Якщо компанія проігнорує це правило і направить пояснення на папері, податковий орган його не прийме. У цьому випадку буде вважатися, що пояснення не представлено. При порушенні формату електронного документа в його прийомі буде відмовлено.

У користувачів популярних бухгалтерських програм складнощів з формою електронного пояснення бути не повинно. Обмін даними з податковим органом здійснюється через операторів електронного документообігу і інтегрується в облікову систему компанії, наприклад в 1С. Пояснення до декларації з ПДВ у цій програмі формується в розділі «Уточнення показників декларації». У нього можна потрапити з розділу «Звітність з податку на додану вартість». В інших облікових системах логіка приблизно та ж, хоча назва розділів може відрізнятися.

Перевірка даних і підготовка відповіді

Отже, платник податків отримав вимогу про поясненні і повинен підготувати відповідь. Перед цим потрібно провести перевірку відомостей і операцій, які податковий орган вважав помилковими. Необхідно підняти первинні документи та звірити їх з тим, що відображено в декларації. Особливо це стосується тих випадків, коли рахунки-фактури ведуться у паперовому вигляді.

Якщо виявлено розбіжності з даними контрагента, необхідно провести звірку. В її ході зіставляються відомості рахунків-фактур і записів, якими обидві сторони відобразили операцію в своїх книгах покупок/продажів. Сторона, яка допустила помилку, повинна внести зміни у відповідні документи. В результаті зведення рахунків-фактур обох сторін повинні стати ідентичними.

У поясненні необхідно вказати коректні дані щодо спірних операцій. Крім того, можна прикласти відскановані копії документів, які підтвердять внесені виправлення. Направити пояснення в ИФНС потрібно і тоді, коли ніяких помилок в результаті перевірки виявлено не було. У будь-якому випадку вимога не повинно залишитися без відповіді.

Подання уточненої декларації

Якщо помилки, виявлені податковим органом, підтвердилися, можливо, доведеться подавати уточнену декларацію з ПДВ. Це необхідно в тих випадках, коли некоректні дані привели до зменшення податкової бази або до завищення вирахування. Тобто якщо помилка спричинила зменшення суми ПДВ до сплати, уточнена декларація повинна бути подана обов’язково. Зробити це потрібно в той же термін, який відведений на пояснення, тобто протягом 5 робочих днів після одержання вимоги. Але перед подачею «уточненки» слід сплатити недостачу з ПДВ, а також пені за прострочення, що підвищить шанси уникнути штрафу.

У тих випадках, коли некоректна інформація в декларації не викликала зменшення ПДВ до сплати, уточнену декларацію можна не подавати. Досить буде направити в ИФНС пояснення.

Пояснення відправлено. Що далі?

Отже, пояснення до декларації з ПДВ та додатки до нього, тобто копії підтвердних документів, що спрямовані в ИФНС в електронному вигляді по ТКС. У відповідь буде отримано повідомлення про прийом документів, підписаного електронним цифровим підписом спеціаліста ИФНС. Якщо пояснення складено з порушенням встановленого формату, платник податків отримає відмову в його прийомі. В цьому випадку потрібно привести його у відповідність з форматом і направити знову.

Подальша доля пояснення, на жаль, може залишитися невідомою. Справа в тому, що податковий орган не зобов’язаний повідомляти компанії або підприємця, привело їх пояснення до усунення помилок. Так що при бажанні точно з’ясувати це питання доведеться зв’язуватися з інспекцією.

А от про те, що пояснення виявилося недостатньо, платник податків дізнається обов’язково. У цьому випадку у компанії або ІП можуть бути витребувані документи для перевірки спірних операцій. Також до перевіряється особи можуть бути застосовані інші заходи податкового контролю, наприклад, експертиза.

Якщо застосовується пільга з ПДВ

Пільгові категорії платників податку – окрема тема. Вони перевіряються на предмет правомірності застосування пільг. При цьому платнику податків надсилаються зовсім інші вимоги про поясненнях до декларації з ПДВ. Зразок такої вимоги наведено в листі Податкової служби від 05.06.2017 № ОД-4-15/10574.

Відповідати на такий запит потрібно зовсім інакше. В якості доказу того, що компанія мала право на пільги, вона може направити в ФНС реєстру підтвердних документів. Це правило введено в 2017 році для реалізації ризик-орієнтованого підходу до перевірки пільгових ПДВ-декларацій. Реєстр має бути складено згідно з формою, розробленою ФНС. У ньому вказуються основні параметри операції – код, сума, дані контрагента, а також найменування підтверджуючого документа. До реєстру додається список і форми типових договорів за пільговими операціями.

Податкова служба розгляне отриманий реєстру і запросить деякі із зазначених у ньому документів для перевірки. Таким чином інспекція полегшує власне завдання з обробки документів, а також знижує навантаження на платників податків за їх поданням. Якщо ж компанія не направить такий реєстр або порушить його формат, інспекція запросить для перевірки документи в повному обсязі. Строки і порядок відповіді на таку вимогу стандартні. Протягом шести робочих днів необхідно надіслати квитанцію-підтвердження, а в наступні п’ять робочих днів – пояснення у вигляді реєстру.

Як знизити ризик отримання вимог по ПДВ?

Як бачимо, сучасні технології допомагають інспекторам виявляти будь-які помилки у звітах практично блискавично. Але вони ж приходять на допомогу і самим платникам податків, даючи можливість виявити помилки ще до формування декларації. Першим таким інструментом є впровадження електронного документообігу. Чим менше ручної роботи щодо складання документів, тим нижча ймовірність того, що буде допущена помилка через людського фактора. Крім того, налагодивши обмін зі своїми постачальниками рахунками-фактурами в електронному форматі, компанія убезпечить себе від можливих розбіжностей.

Ще один потужний інструмент, який допоможе уникнути невідповідності даних з контрагентами, – всілякі сервіси для звірення рахунків-фактур. Компанії і підприємці завантажують туди свої дані звіряються з контрагентами ще до відправки декларації з ПДВ. Складність в тому, що таким чином можна звіритися лише з тими компаніями та ВП, які є користувачами того ж сервісу. Спрощений варіант такої звірки є на сайті податкової служби.

ПДВ є одним з основних податків, що формують дохід російського бюджету. Тому питанням його адміністрування приділяється велика увага. Останнім часом контроль у цій сфері посилився, що пов’язане зі зведенням програмного комплексу ФНС для перевірки декларацій по ПДВ. За рік своєї роботи він виявляє близько 3 млн розбіжностей у звітах. Це означає, що платникам податків щорічно направляються мільйони вимог пояснити декларацію по ПДВ. І в цілому в їх отриманні немає нічого страшного. Головне – відреагувати на питання ИФНС правильно і своєчасно.