Порядок і термін виставлення рахунку-фактури

У бухгалтерів часто виникають сумніви в тому, як правильно оформити рахунок-фактуру і коли її слід зазначати в бухгалтерських журналах. Давайте розберемося, що собою являє цей документ і як їм слід користуватися.

Рахунок-фактура – розповсюджений документ, згідно з яким нараховується оплата за товар, і відрахування податків. У міжнародному бухгалтерському обліку цей документ виглядає так:

Що говорить Податковий кодекс

Згідно НК РФ, термін виставлення рахунку-фактури обмежений 5 робочими днями – фактично одним тижнем. Цей період обчислюється наступним чином:

• у день отримання попередньої оплати (стовідсотковою або часткової) в рахунок подальших поставок або ж передачі прав власності;
• у день фактичного відвантаження товару (надання послуг або виконання робіт), передачі прав власності.

П’ятиденний вважається період з дня, наступного за датою першого відвантаження. Якщо фактура була оформлена на роботи або надання послуг, строк виставлення рахунку-фактури нараховується з моменту надання повного робіт або послуг. Зверніть увагу: тут мова йде не про початок роботи, а саме про повну надання обумовлених послуг або робіт. Виняток становлять випадки, коли робота буде виконана за передоплатою і ця обставина прямо зазначено в господарському договорі. У такому разі контагренту виставляються авансові рахунки-фактури. Терміни виставлення даних документів – п’ять днів з дня надходження грошей на рахунок.

Робочі і неробочі дні

Буває, що кінцевий термін виставлення випадає на неробочий день. У цьому випадку ст. 6.1 НК РФ дозволяє перенести термін виставлення рахунку-фактури продавцем на перший робочий день після закінчення п’ятиденного строку. Але цією нормою слід користуватися дуже обережно, так як навіть одноденне запізнення призведе до того, що рахунок-фактура не буде зарахований при найближчій податкової перевірки. Тому аудитори і досвідчені головбухи рекомендують в даному випадку виставляти рахунки заздалегідь, не чекаючи закінчення п’ятиденного періоду. Виставлення рахунку-фактури можна зробити тим же днем, яким була проведена відповідна господарська операція. При потребі рахунок-фактуру завжди можна відкоригувати.

Єдині рахунки-фактури

Згідно з Податковим кодексом, деяким комерційним підприємствам дозволено виставляти єдині (зведені) рахунки-фактури за реалізацію за підсумками звітного місяця. Право роботи з єдиного рахунку повинно бути закріплено у договорі. Працювати в такій формі дозволено контрагентам, які здійснюють:

• безперервний відпуск товарів;
• безперервно надають послуги з транспортування або логістики;
• постачання електроенергії, паливних ресурсів;
• надають послуги зв’язку;
• щодня і безперервно реалізовують товар.

Якщо контрагенти пропрацювали менше 30 календарних днів, рахунок-фактуру слід виставляти до моменту здійснення останнього терміну поставки. Але в цьому випадку перевіряючі можуть наполягати на тому, що порушується принцип регулярності і безперервність поставок. Тому до нових контрагентам з нормою виставлення єдиного рахунку-фактури слід підходити з обережністю.

Що стосується ПК, термін виставлення рахунків-фактур за звітний місяць треба протягом п’яти днів місяця, наступного за звітним. А от реєструвати такі рахунку потрібно подати у місяці, в якому проводилися перші продажі товарів, що надійшли.

Відповідальність за недотримання термінів

У НК РФ не позначені покарання за порушення термінів виставлення рахунків-фактур. Але, як правило, ревізори керуються ст. 120 Податкового кодексу і називають за прострочення виставлення рахунку, як за невиставляння рахунку взагалі. Особливо це стосується документів, які необхідно створювати на стику двох звітних періодів. Наприклад, якщо рахунок-фактура повинна бути виставлена в минулому місяці, а створено лише у поточному, інспектори можуть розцінювати це як відсутність рахунок-фактури і оштрафувати підприємство.

Авансові платежі

Досі ми говорили про рахунках, виписаних на перше подія, така як поставка товару або фактичне подання послуг. А як правильно виписати і порахувати термін виставлення рахунку-фактури на аванс? В які терміни його потрібно представити контрагенту?

Терміни виставлення авансових рахунків-фактур безпосередньо пов’язані з податковими зобов’язаннями компанії. Гроші, отримані компанією в зв’язку з комерційною діяльністю, автоматично стають базою для оподаткування, а рахунок-фактура є документом, що посвідчує правильність надходження грошей.

Якщо перша подія – надходження коштів на розрахунковий рахунок, то термін виставлення рахунку-фактури на аванс починається в той же період і за тими ж умовами, що і рахунок за постачання товару. Таким чином, за заздалегідь перерахованими коштами протягом п’яти днів після надходження грошей виникає податкове зобов’язання, які слід відобразити у відповідному документі. Ці терміни виставлення авансових рахунків-фактур закріплені статтею 164 п. 4 чинного Податкового кодексу.

Електронні документи

02.09.2010 Податкова служба РФ визнала право платників податків працювати з електронними зразками податкових і бухгалтерських документів. Вперше електронний документ визнається рівнозначним та приймається разом з документами на паперових носіях. Ця норма закріплена в п. 1 ст. 169 НК. Терміни виставлення електронних рахунків-фактур аналогічні період проведення паперових документів, так як в цьому випадку і паперові, і віртуальні документи ідентичні.

Для реалізації даного положення окремим наказом податкової служби були затверджені формати електронних рахунків-фактур, журналів обліку даних документів і інших бухгалтерських книг. Порядок роботи з такими документами аналогічний паперового документообігу. На кожен обмін рахунками дається один день, але насправді, завдяки інтернету, операція займає декілька секунд. Обмін рахунками закріплений Порядком 174 н і полягає в наступному:

• Датою появи рахунки-фактури в бухобліку контрагента вважається дата надходження такого файлу оператору. Зверніть увагу: не дата виставлення рахунку, а дата надходження оператору.
• Отримання електронних рахунків-фактур по ПДВ, термін виставляння цих документів обчислюється не від дати на документі, а від напряму споживачу оператором рахунку-фактури. Термін виставлення рахунку-фактури продавцем, таким чином, залежить не тільки від першого події, але і від передачі оператору електронного документа.

Доказом отримання документа може служити повідомлення. Раніше воно було обов’язковим реквізитом електронного рахунку-фактури. Зараз цей документ є доповненням до рахунку оформляється лише в разі додаткової домовленості між контрагентами.

Реєстрація рахунків-фактур

Облік рахунків-фактур, які є підставою для здійснення податкових операцій, ведеться в журналах обліку. З січня 2015 року такі журнали зобов’язані вести лише платники податків. Але і з цього правила є винятки. Так, згідно існуючим нормам і положенням, журнал обліку рахунків-фактур повинен бути в наявності:

• у платників податків;
• в осіб, звільнених від обов’язків бути платником податку;
• в осіб, не зареєстрованих як платники податку, якщо вони періодично виставляють або одержують рахунки-фактури при веденні комерційної діяльності, представляючи при цьому інтереси інших осіб на основі двосторонніх угод.

Повний перелік принципів обробки і зберігання даних документів міститься у Правилах ведення журналу обліку рах.-фактур, затверджених у 2011 році.

Порядок заповнення рахунків-фактур

Згідно з Правилами заповнення, платники податків мають можливість вказувати в даному документі додаткову інформацію. До такої відносяться:

• реквізити первинного документа (накладної, банківської виписки);
• найменування особи, що видає рахунок з поточними статутними та розрахунковими реквізитами.

Згадка первинних документів дає можливість продавцю вказувати додаткову інформацію не тільки для продавців, але й для покупців, так, є можливість уточнити дату приймання товару або термін закінчення робіт, інші відомості, що представляють інтерес для протилежної сторони. Для того щоб врегулювати потік необхідних відомостей, і було дозволено подібне доповнення.

Нові зміни

У 2017 році в форму документа були внесені зміни. Так, обов’язковим реквізитом є код виду товару ТН ЗЕД, який необхідний для нагляду над відрахуваннями за сировинної групи товарів. При сировинної групи вирахування приймається в старому порядку, а при операціях з несерьевыми товарами вирахування проводиться за новою формою. Обов’язковим для зазначення в документі став код виду товару ТН ВВЭД. Це пов’язано з тим, що даний код необхідний для моніторингу вирахувань з товарів сировинної групи, які приймаються в старому порядку. Всі інші товарні групи оформляються за діючою формою.

У нових рахунках необхідно вказувати адресу, який повинен відповідати даним з ЕГРЮЛ. Раніше було достатньо вказати реквізити з установчих документів, тепер нові правила зобов’язують вносити відповідності та в рахунок-фактуру, і в базу ЕГРЮЛ.

Виставлення коригувальних рахунків

Коректувальні рахунки-фактури виставляються в тому випадку, якщо мала місце зміна вартості товарів, послуг або робіт. Розмір змін в даному випадку вказується у графі 5 рахунки-фактури. Якщо змінюється кількість наданих одиниць товарів, робіт або послуг, зміни вносяться в графу 3.

Бюджет і періоди виставлення коригувальних рахунків

Перш ніж дізнаватися про терміни виставлення коригувальних рахунків-фактур, не зайвим буде ознайомитися з договором, за яким ведеться господарська діяльність даного підприємства з контрагентом. Якщо в договорі вказана можливість проведення змін, то їх слід зробити у п’ятиденний термін після узгодження. Підтвердженням такої згоди може служити Акт про встановленому розбіжності, завірений обома сторонами.

Всі податкові дії з рахунками і коригуючими рахунками відносяться до періоду, в якому були виставлені ці документи. На підставі коригуючого рахунки-фактури, виставленого в бік зниження загальної вартості поставки, постачальника виникає право зменшити власні податкові зобов’язання. Щоб отримати вирахування з ПДВ, продавець формує негативний рахунок-фактуру. Таким чином, сума ПДВ зменшується на суму повного рахунку мінус сума коригувального рахунку. У покупця, навпаки, виникає додаткове зобов’язання збільшити свій ПДВ на підставі виставленого рахунку-фактури. До електронних рахунків застосовуються аналогічні вимоги. Термін виставлення коригуючого рахунки-фактури електронного формату аналогічний діям з паперовими документами – протягом п’яти днів після підписання Акта про встановленому розбіжності.

Виправлення помилок в рахунках-фактурах

Це можливо, якщо в рахунку-фактурі була виявлена:

• помилка в реквізитах покупця або продавця;
• неправильна податкова ставка;
• проста помилка.

Якщо рахунок-фактуру слід виправити, до нього слід скласти новий, виправлений документ. Незалежно від того, коли було виставлено виправлення, виправлений рахунок-фактуру відносять до того ж податкового періоду, в якому була проведена операція і складений первинний рахунок. Якщо ж рахунок-фактура, який був виставлений з помилкою, не призводить до відмови у відшкодуванні ПДВ, то його можна не виправляти.

Нумерація основних та коригуючих рахунків-фактур в рамках одного періоду ведеться наскрізна. Виправлення на коректувальні рахунки-фактури складаються точно так само, як і початкові. А ось нумерація виправлених рахунків в рамках одного рахунку завжди починається з одиниці. В журналах обліку ставиться запис: рахунок-фактура номер такий-то, виправлення №1, і саме такий рахунок слід враховувати при нарахуванні ПДВ.