Первинні бухгалтерські облікові документи. Форми первинних облікових документів. Первинні документи – це…

Первинні документи – це матеріальні об’єкти, в яких накопичуються вихідні дані, отримані, у свою чергу, в ході спостережень, розробок, досліджень та інших видів людської діяльності. У багатьох сферах такі папери виступають в якості основи для складання звітів. Розглянемо далі, якими можуть бути форми первинних документів.

Загальні відомості

Первинні документи – це підтвердження юридичної сили будь-яких операцій або дій. Іншими словами, вони доводять, що той чи інший факт відбувся. Оформлення первинних документів здійснюється в момент вчинення дії або операції. За допомогою цих паперів встановлюється відповідальність конкретних виконавців.

Первинні бухгалтерські документи

Всі господарські операції, які здійснює підприємство, повинні фіксуватися в виправдувальних паперах. Вони приймаються до обліку, якщо складені за формою, присутньої у відповідних альбомах уніфікованих бланків. Ці журнали відповідають ПБО, затвердженим наказом Мінфіну № 34. Форми первинних облікових документів при необхідності можуть включатися додаткові графи і рядки. При цьому повинні бути збережені всі встановлені нормативними актами обов’язкові реквізити. Коригування, які будуть вноситися в бланки, підтверджуються відповідними розпорядженнями та наказами. Зміні не підлягають форми первинних облікових документів, що фіксують касові операції.

Коди

Уніфіковані первинні документи – це бланки, в яких відомості вносяться у відповідності з діючими країні класифікаторами. Деякі коди не мають посилань на зазначені стандарти. Вони призначені для систематизації і узагальнення даних при обробці засобами ЕОМ. Такі операції фіксуються за системою кодування, затвердженої на підприємстві.

Додатково

До обліку можуть прийматися і уніфіковані бланки, розроблені безпосередньо самою компанією. В них також повинні зберігатися обов’язкові реквізити, передбачені для інших типових зразків. Самостійно компанія може розробити перелік первинних документів, що не містяться в альбомах.

Обов’язкові реквізити

Первинні документи організації повинні містити:

• найменування;
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого заповнюється бланк;
• зазначення посад відповідальних за здійснення операції і її фіксування осіб.

Всі бланки повинні візуватися тими суб’єктами, відомості про які в них присутні. Засвідчують первинні документи підпису виступають в якості доказу достовірності та юридичної сили паперів.

Відповідальні особи

Первинні бухгалтерські документи повинні бути заповнені своєчасно і правильно. Ця задача реалізується особами, які, власне, складають та візують їх. Відповідальні службовці також забезпечують своєчасну передачу паперів в бухгалтерію для подальшого відображення їх у звітності. Посадові особи зобов’язані вносити в бланки тільки достовірну інформацію. Список службовців, які можуть підписувати первинні документи, затверджується керівництвом підприємства за погодженням з фінансово-розрахунковим відділом. Папери, що фіксують господарські операції, що стосуються обігу грошових коштів, візуються безпосередньо директором компанії. Право підпису цих документів має також і головний бухгалтер.

Класифікація

Первинні документи – це бланки, які використовуються в різних сферах діяльності підприємства. Всі ці папери можна поділити на:

Організаційно-розпорядчі. До них відносять розпорядження, накази, доручення, вказівки та інше. Всі вони дозволяють здійснення тих чи інших операцій.

Виправдувальні. У цю категорію відносять прибуткові ордери, вимоги, накладні, акти приймання і так далі. Всі ці папери – документи первинного обліку здійснених операцій. Дані, які в них містяться, заносяться у відповідні регістри.

Бланки фінансової звітності. Ці документи використовуються для бухгалтерського обліку.

Деякі бланки одночасно вважаються і виправдувальними, та дозвільними. До них, зокрема, можна віднести платіжну відомість, видатковий касовий ордер і так далі.

Діловодство

На підприємстві розробляється спеціальний графік, згідно з яким визначаються терміни і порядок руху первинної документації всередині компанії, а також надходження її в бухгалтерію. Після передачі паперів у фінансово-розрахунковий відділ, здійснюється їх перевірка. Зокрема, контролюється:

Форма документа. Уповноважений працівник перевіряє правильність і повноту заповнення, наявність обов’язкових реквізитів.

Арифметична вірність проведених підрахунків.

Зміст. У документах повинні бути відсутніми внутрішні суперечності, чітко проглядатися зв’язок певних показників.

Регістри

Після того як первинні облікові документи прийняті, відомості з них заносяться в спеціальні листи. При цьому на бланках ставляться відмітки, що виключають повторне їх використання. Наприклад, ставиться дата. Обліковим регістром називають спеціальні листи для внесення та систематизації інформації. Їх ведуть у спеціальних журналах чи книжках, на окремих картках і сторінках, у вигляді машинограм, які отримують з допомогою ЕОМ. Регістри можуть бути у формі магнітних стрічок, дискет, дисків та інших накопичувачів. Фіксування господарських операцій здійснюється в хронологічній послідовності. Всі дії групуються на відповідних бухгалтерських рахунках.

Види регістрів

Класифікація проводиться за різними ознаками. Так, за зовнішнім виглядом регістри поділяються на:

Книги (головна, касова).

Картки з обліку матеріалів, основних засобів тощо).

Журнали з разграфленными або нелинованными листами.

В залежності від типу записів, які виробляються, регістри можуть бути:

Систематичними (головна книга по рахунках).

Хронологічними (реєстраційні журнали).

Комбінованими (ордера).

За рівнем деталізації інформації розрізняють регістри:

Комбіновані (журнал-ордер).

Синтетичні (головна книга по рахунках).

Аналітичні (картки).

Важливий момент

Відомості, які вносяться в первинні облікові документи, повинні фіксуватися засобами, що забезпечують їх збереження протягом часу, встановленого для їх зберігання в архівному відділі. Інформація може міститися на електронних чи паперових носіях. У першому випадку підприємство за свій рахунок зобов’язаний виготовляти копії документів на папері. Це необхідно для надання інформації іншим учасникам господарських операцій, уповноваженим наглядовим органам, прокуратурі і суду.

Зберігання паперів

Перед здачею документів в архів вони групуються в хронологічному порядку, потім комплектуються і переплітаються. Всі папери підшиваються в спеціальні папки. При здачі документації в архів заповнюється відповідна довідка. В процесі зберігання регістрів повинна бути забезпечена їх захист від несанкціонованого внесення коригувань. Відомості, які містяться в паперах, що належать до комерційної таємниці компанії. Особи, які мають доступ до такої документації, не мають права розголошувати інформацію. За порушення комерційної таємниці винні несуть відповідальність за законодавством РФ. Термін зберігання первинної документації, у відповідності зі ст. 17 ФЗ “ПРО бухоблік”, встановлюється за правилами, що діють на підприємстві. При цьому період не повинен бути менше 5-ти років.

Коригування

При наявності помилки в листах остання повинна бути виправлена. Коригування в цьому випадку супроводжується обгрунтуванням і засвідчується підписом відповідального працівника із зазначенням дати. Не допускаються виправлення у банківські і касові папери. В інші бланки коригування вносяться виключно за погодженням з іншими учасниками господарських операцій. Це підтверджується підписами тих же службовців, які засвідчували документи. При цьому вказується дата внесення коригувань. Реквізит, який буде виправлятися, повинен бути закреслено. Лінія повинна бути тонкою, але чіткої, щоб можна було побачити первісне значення. Від руки поруч ставиться відмітка “Виправленому вірити”. Коригування засвідчується підписом працівника, який вніс її із зазначенням його прізвища та ініціалів.

Відновлення паперів

У законодавстві про ведення бухобліку відсутні чіткі правила, якими регламентується порядок повторного складання документації при її втраті. В деяких інших галузевих нормативних актах також визначаються тільки періоди зберігання паперів. У зв’язку з тим, що в законодавстві не встановлено, що саме необхідно робити при втраті з незалежних від неї причин первинних документів, в листі УМНС дані наступні рекомендації:

Призначити розпорядженням комісію, уповноважену на проведення внутрішнього розслідування причин загибелі, зникнення паперів. При необхідності до її складу слід запросити представників державного пожежнагляду, слідчих органів і охорони.

Зробити допустимі законом заходи по відновленню тих документів, які підлягають оновленню і зберігання протягом встановлених термінів. Наприклад, копії виписок з руху по рахунках грошових коштів можна отримати обслуговуючих банківських компаніях, у контрагентів можна запросити накладні, акти, договори і так далі.

Однак далеко не завжди у підприємства є можливість попросити дублікати всіх втрачених документів. Так, приміром, це може статися при наявності великої кількості контрагентів, внаслідок відсутності покупців або постачальників з відомим раніше адресами або з-за втрати контактної інформації. Таким чином, існують досить об’єктивні обставини, які можуть створити певні перешкоди при відновленні документації. При цьому у багатьох керівників виникає логічне питання – чи слід ставити до відома податкового органу про те, що трапилося? Як вважають деякі фахівці, повідомляти інспекцію необов’язково. У будь-якому випадку це не позбавить від ймовірної відповідальності. За відсутність первинної документації в законодавстві передбачений штраф. Це покарання встановлено, зокрема, у ст. 120 ПК.

Можливе рішення проблеми

Платник податків, який з тих чи інших причин втратив первинну документацію, може поступити таким чином:

Відновити по можливості (хоча б частково) паперу.

Внести виправні записи з витрат, не підтверджених документально, та відобразити коригування у уточненої декларації про податок на прибуток за період. Витрати, не засвідчені паперами, не визнаються податкової звітності у якості витрат.

Дозволити представникам податкової служби при здійсненні ними перевірки встановити суми, які підлягають сплаті до бюджету. Це проводиться на підставі даних, якими володіє підприємець, а також даних про інших аналогічних підприємствах. Ця можливість передбачається ст. 31, п. 1, пп.7 ПК.

Вилучення паперів

Дана процедура може здійснюватися тільки уповноваженими на це інстанціями. До них, зокрема, відносять органи попереднього слідства, дізнання, прокуратури, податкові інспекції, суди, ОВС. Вилучення первинної документації провадиться на підставі постанов зазначених інстанцій, прийнятих у межах законодавства. У листі Мінфіну № 16/176 затверджена інструкція, відповідно до якої проводиться дана процедура. Вилучення документації здійснюється у разі приховання або заниження платником податків доходу чи інших об’єктів, які підлягають оподаткуванню. В якості порушника може виступати як підприємство, так і посадова особа і громадянин. Головному бухгалтеру або іншій відповідальній службовцю компанії дозволяється з відома і в присутності представників інстанцій, які виробляють вилучення, зняти копії з первинних документів із зазначенням дати проведення даної процедури.