Логістичний аудит: організація та етапи проведення

Віктор Кузьмін

1 minute

Історію розвитку такої категорії, як аудит, багато авторів розглядають по-різному. Відповідна дефініція в перекладі з латинського трактується як «слухання» та використовується на практиці для визначення перевірки. Так, під аудитом прийнято розуміти перевірку, здійснювану незалежним експертом, спрямовану на певну діяльність або явище. Саме тому розрізняють технічний, операційний, екологічний, а також логістичний аудит, який розглядається в даній статті. Що мається на увазі під представленої категорією? Чим вона відрізняється від інших? Які існують види логістичного аудиту? На ці та інші не менш важливі питання можна знайти відповіді в процесі прочитання нашої статті.

Поняття та організація логістичного аудиту

Сьогодні поряд з поняттями фінансового, бухгалтерського, технічного та інших різновидів аудиту важливу позицію займає логістичний аудит. В першу чергу його дія спрямована на скорочення витрат логістичного характеру і підвищення ефективності господарської діяльності підприємства в цілому.

Під логістичним аудитом слід розуміти комплексну перевірку ефективності роботи підсистем логістики. Роль логістичного аудиту при виборі логістичної стратегії полягає у виявленні «проблемних ділянок». Так, в процесі процедури формується дерево зв’язків між ними, що мають причинно-наслідковий характер. Крім того, проводиться масштабний економічний розрахунок щодо продажу, застосування площ і управління запасами. Організація логістичного аудиту та етапи проведення відносяться безпосередньо до наступних видів перевірок:

Аудит закупівель, тобто матеріально-технічного постачання.
Аудит планування за схемою «збут – виробництво – закупівлі».
Аудит логістичних витрат на складування, комплектацію, зберігання та переміщення товарної продукції.
Аудит розподілу товарної продукції у відповідності з ланцюжком поставок.

Результати логістичного аудиту

Крім організаційного питання, теоретичні основи системи логістичного аудиту включається і результат процедури у вигляді звіту, який містить такі відомості:

Оцінка дійсного стану щодо логістичної системи підприємства.
Перелік технічних, інформаційних, організаційних і технологічних рекомендацій по поліпшенню всіх логістичних підсистем.
Оцінка необхідності певних змін.
Попередня (потенційна) окупність інвестицій.

Результати, які оголошуються після проведення такої процедури, як аудит логістичних систем, зазвичай говорять від доцільності тих чи інших проектів, пов’язаних з наступними пунктами:

Розробка стратегії плані логістичної складової структури.
Реінжиніринг (проектування) системи чи підсистеми логістики. Яскравим прикладом останньої може служити проектування складського комплексу характеру.
Формування системи, пов’язаної з регламентацією логістичних бізнес-процесів.

Логістичний аудит і основний його принцип

Ключовим принципом логістичного аудиту є потужний рух від загального до приватного. Іншими словами, процедура починається з перевірки цілей діяльності структури глобальної спрямованості і закінчується причинами втрачених можливостей, низької продуктивності, а також низької ефективності. Після опрацювання питань загального характеру логістичний аудит підприємства передбачає проведення детального дослідження логістичних функціональних областей в компанії.

Так, згідно з наведеним вище принципом здійснюється вивчення поточних стратегій підприємства, здатних повною мірою вплинути на організацію в плані руху потоків матеріальної природи. Для цього в будь-якому випадку необхідний аналіз корпоративної місії, а також виробничої, маркетингової та закупівельної стратегії фірми. Аудит логістичних систем своїм заключним кроком містить формування бази даних. Так, її можна застосувати для оцінки діяльності цих систем на підприємстві.

Для реалізації розглянутої в статті процедури створюється команда, що включає представників логістичної служби та інших функціональних підрозділів компанії (бухгалтерія та фінанси, продажі і маркетинг, закупівлі і виробництво, інформаційна служба і так далі). Важливо доповнити, що, наприклад, логістичний аудит транспортної системи підприємства проводиться в присутності сторонніх експертів. Крім того, для реалізації процедури нерідко залучають студентів спеціалізованих вищих навчальних закладів. Даний хід, безсумнівно, доцільний, адже початківцям, так чи інакше, потрібна практична база для досягнення поставлених в професійному плані цілей.

Етапи складання галузей логістичного аудиту

Сучасні вчені розрізняють кілька етапів логістичного аудиту, серед яких попередній, основний і, відповідно, заключний. Для початку доцільним буде розглянути попередній етап логістичного аудиту.

Так, протягом перших двох-трьох днів фахівці вивчають функціональні області виробництва, постачання, реалізації і збуту товарної продукції. Потім протягом тижня логістичні експерти здійснюють обробку результатів досліджень, а також підготовку переліку логістичних функцій, які, так чи інакше, підлягають ретельній перевірці. Логістичний аудит своїй заключній рядком на даному етапі містить формулювання запитань для анкет та інтерв’ю, а також складання переліку показників, за якими буде проводитися оцінка логістичних функцій.

Основний етап логістичного аудиту

Для початку необхідно відзначити, що основний етап настільки масштабної процедури класифікується на внутрішній і зовнішній аудит. У даній главі розглянуто аудит логістичних витрат на прикладі підприємства промисловості і його основний етап. Початковою точкою внутрішнього аудиту вважається інтерв’ю з керівником підприємства. Після цього логістичний аудит проводиться у відповідності з наступними напрямками:

Перше напрям передбачає опитування співробітників функціональних підрозділів компанії з питань, які так чи інакше мають відношення до логістики (збут, склади, транспорт).
Другий напрям передбачає роботу з вибіркою документації підприємства.
Третій напрямок говорить про збір відомостей відповідно до договорів поставки для здійснення статистичного аналізу продажів і закупівель товарної продукції.

В процесі виробленого внутрішнього логістичного аудиту застосовується система показників, які класифікуються на наступні групи:

Перша група містить показники обслуговування зовнішніх і внутрішніх споживачів, а також оцінку якісних характеристик сервісу, куди необхідно віднести здатність принципово змінювати особливості замовлень у відповідності з запитами клієнтів, час виконання замовлень, а також стабільність у відношенні даного часу.
У другу групу включені показники, які безпосередньо пов’язані з витратами коштів на здійснення логістичних операцій і процедур. У процесі аналізу затрат роблять оцінку співвідношення «витрати – вигоди». Тут маються на увазі ті вигоди, які отримують клієнти від прийняття і подальшої реалізації певних рішень у компанії.
Третя група налічує кілька показників застосування власного парку транспортних засобів (рухомого складу) або складських споруд, серед яких коефіцієнт застосування вантажопідйомності ТЗ, коефіцієнт застосування складського об’єму і так далі.

Зовнішній аудит

Як з’ясувалося, основний етап розглянутої в статті процедури містить такі види логістичного аудиту, як внутрішній і зовнішній. У даній главі доцільним буде ознайомитися з останніми. Важливо відзначити, що має сенс ставити початкову точку зовнішнього аудиту тільки тоді, коли процедура внутрішнього аудиту гарантовано пройдена. Так, на даній стадії здійснюється вивчення очікувань і вимог клієнтури для того, щоб визначити оптимальні показники діяльності підприємства; розгляд прийомів, застосовуваних конкурентами; оцінка рівня обслуговування споживачів матеріального потоку і так далі.

Необхідно відзначити, що зовнішній логістичний аудит проводиться у вигляді розсилки спеціально підготовлених анкет або вибіркових співбесід безпосередньо з представниками обслуговуються компаній, а також покупцями з різних місць в географічним плані або з різним обсягом закупівель. Важливо доповнити, що типові анкети в обов’язковому порядку адаптуються абсолютно під кожну проверяемую структуру. Крім того, опитуються, як правило, не тільки керівники компанії або окремих її підрозділів, але і конкретні працівники у відповідності з їх сферою діяльності.

Таким чином, за результатами зовнішнього аудиту можна сформувати конкретні рекомендації для структури і вказати ті зміни, які необхідно здійснити актуальною на момент перевірки логістичній системі.

Заключний етап

Після того як основний етап логістичного аудиту проведений, необхідно здійснити підготовку таких аналітичних звітів:

Перший звіт, розроблений у відповідності з аналізом номенклатури запасів, що містить в собі відомості щодо асортименту сировини і товарної продукції, запасів по групах, категорій або позицій, оцінки оборотності позицій за номенклатурою.
Другий звіт містить аналіз руху грошових потоків компанії, а також за її межами. Наприклад, деталізована характеристика руху грошового потоку по складу у загальному і обсяг грошових потоків у відповідності з кожної логістичною операцією окремо. Важливо відзначити, що на відрізках лінії, що знаходиться між складськими зонами, також важливо вказати величину грошового потоку. Отримані результати застосовуються для того, щоб визначити число вантажників і транспортних засобів внутрискладского призначення.
Третій звіт присвячується оснащення підприємства ресурсами. Так, відповідні відомості включають класифікацію і характеристику вантажно-розвантажувальної техніки. Основною метою опису є не що інше, як оцінка актуальною для підприємства матеріально-технічної бази.

Узагальнення відомостей

Як з’ясувалося, логістичний аудит здійснюється з метою виявлення недоліків в логістичній системі структури. Після визначення «вузьких місць (ділянок з підвищеним ризиком), так чи інакше, логістичними експертами проводиться розробка рекомендацій для виправлення зазначених проблем. Безумовно, дані рекомендації в подальшому використовуються для підвищення рівня обслуговування існуючих клієнтів, знаходження нових, а також для вдосконалення управління грошовими потоками.

Приклад логістичного аудиту

У даній главі доцільним буде розглянути процедуру логістичного аудиту на конкретному прикладі. Аудит складу – не що інше, як пошук методів поліпшення діяльності складу в межах експрес-дослідження складських процесів і ресурсів. Наведене захід може здійснюватись як одноразово, так і на постійній основі. Як зазначалося вище, логістичний аудит, головним чином, націлений на виявлення недоліків в організації складу, а також у його роботі. Крім того, в даному випадку доречно створення тих чи інших пропозицій щодо усунення виявлених недоліків. Приватної завданням розглянутої в статті процедури часто є обґрунтування того, що склад необхідно автоматизувати.

Нерідко логістичний аудит вважають обов’язковим етапом, що передують впровадження WMS-системи. Так, результати досліджень та відповідні рекомендації логістичних експертів дозволяють відшукати найбільш оптимальні варіанти в плані зберігання товарної продукції, а також оптимізувати реалізацію складських операцій, кількість співробітників, завантаження і так далі. Іншими словами, логістичний аудит, так чи інакше, сприяє усвідомленню того, що необхідно зробити на складі для приведення його в абсолютний порядок перед автоматизацією.

Логістичний аудит на практиці

Логістичний аудит складу включає в себе наступні операції:

Аналіз щодо інфраструктури.
Аналіз технічного процесу.
Аналіз актуальних документів.
Аналіз комп’ютерних та інформаційних систем.
Розробка пропозицій і рекомендацій щодо поліпшення ситуації.
Розрахунок у плані техніко-економічного обґрунтування впровадження WMS-системи.

В процесі твори логістичного аудиту складського приміщення застосовуються наступні інструменти:

Інтерв’ювання співробітників підприємства.
Спостереження за робочим процесом на складі.
Аналіз актуальної документації, серед якої робочі інструкції, технологічні карти, планування і так далі.

Результатами логістичного аудиту на складі є наступні пункти:

Список актуальних для підприємства проблем.
Рекомендації щодо вирішення існуючих проблем.
Обґрунтування необхідності впровадження автоматизованої системи.