Хто входить в адміністративний персонал в компанії?

34

Сьогодні трудова діяльність в адміністративній службі структури часто сприймається в якості початкової стадії кар’єри або ж як робота для студентів перших курсів, яка, як правило, не вимагає серйозної підготовки. Що мається на увазі під поняттям адміністративний персонал? Хто відноситься до відповідної категорії? Чому? На ці та інші не менш важливі питання можна знайти відповіді в процесі прочитання даної статті.

Загальні риси

Незважаючи на те, що адміністративно-управлінський персонал часто має на увазі під собою лише початок зростання, багато людей будують успішну кар’єру і отримують професійне визнання саме в даній сфері. Такі працівники не стануть називати цю роботу не вимагає відповідної кваліфікації і гранично легкої. Які ж обов’язки, як правило, виконує служба? Адміністративний персонал виконує цілий ряд завдань, пов’язаних з організацією основних бізнес-процесів. Серед них наступні пункти:

  • Ведення діловодства.
  • Контроль щодо виконання розпоряджень та наказів керівника для різних департаментів та відділів.
  • Адміністративно-управлінський персонал займається забезпеченням соціально-побутового, господарського і матеріально-технічного обслуговування структури.
  • Організація та подальше проведення ремонту в офісі при необхідності.
  • Організація переїздів.
  • Адміністративний персонал – це працівники, які зобов’язані налагоджувати взаємодію зі службами експлуатації.
  • Взаємодія з орендодавцями.
  • Організація та подальше проведення корпоративних заходів. Важливо доповнити, що в даному випадку адміністративний персонал здійснює лише додаткове сприяння.

Важливо відзначити, що даний перелік може конкретизуватися і доповнюватися в залежності від потреб і завдань компанії.

Практичний аспект питання

Як з’ясувалося, адміністративний персонал – це працівники, в зону діяльності яких входить здійснення управлінських функцій або ж виконання роботи, пов’язаної з організаційними управлінськими питаннями в технічному плані.

Так, в державних організаціях відділ кадрів, який веде кадрове діловодство і підбирає персонал, часто включається в адміністративний департамент, відділ управління справами і так далі. Однак подібна практика щодо масштабних організацій приватної власності не поширена – тут управлінський відділ є самостійною структурою, звичайно ж, на чолі з керівником. Важливо відзначити, що в адміністративний персонал часто не включаються персональні помічники керівників та асистенти відділів. Так, вони відносяться, як правило, до штату того чи іншого структурного підрозділи і підпорядковуються відповідному керівникові. Їх завдання зводяться безпосередньо до вирішення питань цього підрозділу. Характеризує ж адміністративно-технічний персонал група колег вирішує завдання всієї організації.

Необхідно відзначити, що чисельність адміністративних співробітників компанії головним чином перебуває в залежності від її внутрішньої структури, розмірів та сфери діяльності. Приміром, багато державні об’єднання, керуючі компанії масштабних підприємств або великі холдинги відокремлюють персонал адміністративної спрямованості в самостійний департамент. Як правило, іменується він адміністративним департаментом або ж загальним відділом. Департамент являє собою складно влаштоване підрозділ, керівник якого організовує адміністративне управління персоналом і підпорядковується главі компанії.

Державні установи

В адміністративний департамент державної установи можуть входити такі відділи самостійного способу діяльності:

  • Документаційного забезпечення.
  • Протокольно-організаційне.
  • Контрольний відділ.
  • Господарського забезпечення.
  • Державної служби і так далі.

Важливо відзначити, що у великих структурах комерційної спрямованості має місце інша робота. Адміністративний персонал в даному випадку являє господарський відділ. У нього входять офіс-менеджери, секретарі, обслуговуючий персонал (водії, прибиральники, кур’єри). За роботу відділу в повній мірі відповідає керівник відповідної категорії.

В компаніях, які відрізняються складною структурою, що включає в себе кілька офісів, адміністративно-технічний персонал, як правило, формується за єдиною схемою. Його робота контролюється діяльністю адміністративного директора. Його завдання складають управління і координація діяльності структури адміністративно-господарського характеру в цілому. Адміністративному директору підпорядковуються керівники адміністративно-господарських відділів, а також офіс-менеджери підрозділів структури і самостійних офісів.

Невеликі компанії

Адміністративно-технічний персонал в невеликих компаніях з комерційними цілями діяльності, як правило, складається з одного працівника. Посада його іменується як офіс-менеджер чи секретар. Якщо ж такий відсутній, окремі функції адміністративного характеру (наприклад, організація діловодства, документообігу або замовлення канцелярії) покладаються на певного молодшого працівника як додаткове навантаження.

Традиційно адміністративний персонал включає секретаря, асистента відділу, персонального асистента керівника, керівника адміністративно-господарського відділу. Крім того, в цей перелік входить офіс-менеджер та адміністративний директор. Важливо відзначити, що сюди включається і ряд працівників обслуговуючого персоналу (наприклад, адміністративно-технічний персонал з електробезпеки). У наступних главах доцільним буде розглянути найбільш поширені посади адміністративної сфери.

Офіс-менеджер

Як з’ясувалося, характеризують адміністративний персонал посади поділяються на управлінську і технічну сфери. Офіс-менеджер відноситься до першої групи. По-іншому його називають менеджером з адміністративної роботи або старшим адміністратором. Підпорядковується офіс-менеджер, директор з підбору персоналу або виконавчому директору. У колі його підлеглих знаходяться лише підтримують функціонування структури співробітники. Основною метою роботи старшого адміністратора є забезпечення адекватного функціонування офісу і його безперебійної діяльності. Офіс-менеджер як адміністративно-допоміжний персонал виконує наступні функції:

  • Забезпечення контролю над наявністю і роботою устаткування для офісу.
  • Формування бюджету витрат для забезпечення офісу.
  • Забезпечення своєчасної обробки як надходить, так і вихідної кореспонденції, її доставки у відповідності з призначенням.
  • Участь в інвентаризації майнових комплексів офісу.
  • Здійснення контролю за термінами виконання паперів та їх грамотне оформлення.
  • Організація та контроль роботи підлеглих працівників, серед яких, як правило, телефонні оператори, секретарі, водії, прибиральниці та охоронці.
  • Контроль і підтримка файлової системи компанії.
  • Замовлення квитків, здійснення візової підтримки та бронювання номерів для працівників компанії.

Для офіс-менеджера актуальні наступні вимоги щодо досвіду та кваліфікації:

  • Відповідна освіта (середня спеціальна або вища).
  • Бажане знання одного або більшої кількості іноземних мов.
  • Відмінні знання щодо комп’ютерних технологій.
  • Знання в галузі техніки для офісу.
  • Досвід роботи в адміністративній сфері не менше року.
  • Комунікабельність, стресостійкість, здатність организаторском справі.

Начальник юридичного відділу

Начальник даного відділу підпорядковується виключно генеральному директору. У число його підлеглих входять всі працівники юридичного відділу. Мета діяльності начальника – формування і подальше управління щодо юридичної служби компанії. Розглянутий співробітник виконує наступні функції:

  • Підбір та подальше навчання працівників юридичної служби.
  • Оформлення організаційної структури підприємства в юридичному плані.
  • Формування стандартів внутрішньої корпорації.
  • Створення документообігу за розробленими корпоративним юридичним стандартам.
  • Організація юридичного навчання співробітників компанії.
  • Здійснення правової експертизи проектів різної документації юридичного характеру, підготовка яких здійснюється на підприємстві.
  • Організація підготовки висновків у відповідності з правовими питаннями, які виникають у процесі діяльності структури.
  • Представлення інтересів підприємства в судових органах, а також громадських і державних об’єднаннях при вивченні питань правової спрямованості.
  • Контроль та вжиття заходів щодо стягнення заборгованості по дебету відповідно з раніше оформленими договорами.

Вимоги до фахівця в плані кваліфікації і досвіду:

  • Юридична освіта (бажано вища).
  • Досвід роботи за відповідною спеціальністю більше п’яти років.
  • Знання англійської на середньому рівні.
  • Досвід у веденні переговорів і досудовому вирішенні питань.
  • Готовність до виїздів та відряджень.
  • Наявність знань у наступних правових галузях: цивільне, податкове, адміністративне, корпоративне, арбітражний та інші галузі права.

Адміністративний персонал з електробезпеки

Електротехнічний персонал, який здійснює роботи на електричних установках, класифікується на наступні категорії:

  • Адміністративно-технічними працівниками є керівники і фахівці, які виконують обов’язки, пов’язані з організацією оперативного і технічного обслуговування, проведенням монтажних, ремонтних та налагоджувальних робіт щодо електроустановок.
  • Оперативне співробітники – персонал, який здійснює обслуговування та оперативне управління електроустановок. Сюди входить огляд, підготовка робочого місця, оперативні перемикання, допуск і подальший нагляд за співробітниками, виконання робіт у відповідності з поточною експлуатацією.
  • Персонал по ремонтним роботам – персонал, який забезпечує ремонт і технічне обслуговування, налагодження, монтаж, а також випробування обладнання.
  • Оперативно-ремонтні працівники – персонал з ремонту, який спеціально навчений і підготовлений для обслуговування оперативної спрямованості в певному обсязі електроустановок, закріплених за ним.

Юрист

Найчастіше юриста по-іншому називають юрисконсультом. Він підпорядковується генеральному директору або начальника відповідного відділу. Підлеглими юриста є діловоди даного відділу. Основною метою його діяльності є забезпечення підтримки роботи юридичного відділу. Ключовими завданнями фахівця є наступні пункти:

  • Розробка документації правового характеру.
  • Забезпечення методичного керівництва правовою діяльністю компанії.
  • Реалізація заходів щодо зміцнення фінансової, договірної та трудової дисципліни.
  • Консультація співробітників структури в плані професійних питань, сприяння в оформленні документації і нормативних актів майново-правової спрямованості.

Юрисконсульт виконує наступні функції:

  • Участь у розробці юридичної документації і контрактів.
  • Участь у суперечках правового характеру.
  • Здійснення консультування співробітників і керівництва компанії у відповідності з юридичними аспектами.
  • Участь у перевірці грамотності документації, а також договорів з юридичної точки зору.
  • Ведення файлової системи контрактів.
  • Надання допомоги працівникам відповідного відділу в розробці різного роду проектів.

Диспетчер

Диспетчер підпорядковується безпосередньо керівнику виробничої діяльності, але не має підлеглих. Основною метою його роботи є оперативне регулювання виробничого процесу та інших видів діяльності структури. Менеджер виконує наступні функції:

  • Контроль наявності запасів, які необхідні для безперебійного процесу виробництва підрозділів компанії (комплектуючі, матеріали, транспорт, обладнання).
  • Організація оперативного контролю за виробничим процесом, здача готового продукту, виконання робіт або послуг за графіком процесу виробництва.
  • Ведення диспетчерського журналу, формування звітних рапортів та іншої технічної документації у плані виробничого процесу.

У разі диспетчера доречні наступні вимоги щодо кваліфікації та досвіду:

  • Наявність середнього професійної освіти.
  • Знання в області планування виробництва на підприємстві.
  • Стресостійкість, комунікабельність.

Секретар генерального директора

По-іншому посаду може іменуватися як персональний помічник або секретар-референт. Співробітник підпорядковується директору з персоналу або ж генеральному директору. Підлеглих у секретаря генерального директора немає. Основною метою роботи секретаря-референта є якісне забезпечення адміністративної підтримки директорської структури. Персональний помічник займається виконанням наступних завдань:

  • Забезпечення належного документообігу.
  • Організація дня директора в робочому плані.

Секретар-референт головним чином виконує наступні функції:

  • Складання розкладу для генерального директора, організація ділових зустрічей та відряджень.
  • Редагування, переклад і оформлення ділових листів та документації.
  • Забезпечення контролю вхідної кореспонденції і телефонних дзвінків.
  • Підготовка і оформлення ділових листів, звітів, іншої документації.
  • Організація взаємодії між директором та іншими працівниками структури.
  • Контроль якості підготовки, правильності складання, подальшого погодження та затвердження документації, що подається на підпис безпосередньо директору організації.
  • Організація роботи приймальні генерального директора.
  • Виконання окремих доручень керівника.
  • Супровід керівника в ділових поїздках.

Актуальними вимог до досвіду і кваліфікації в даному випадку є:

  • Наявність вищої освіти.
  • Знання іноземної (бажано англійської) мови.
  • Відмінне користування ПК.
  • Високий рівень відносно ділового етикету.
  • Досвід роботи не менше двох років.
  • Презентабельна зовнішність, комунікабельність.

Comments are closed.