Хто входить в адміністративний персонал в компанії?

Невеликі компанії

Адміністративно-технічний персонал в невеликих компаніях з комерційними цілями діяльності, як правило, складається з одного працівника. Посада його іменується як офіс-менеджер чи секретар. Якщо ж такий відсутній, окремі функції адміністративного характеру (наприклад, організація діловодства, документообігу або замовлення канцелярії) покладаються на певного молодшого працівника як додаткове навантаження.

Традиційно адміністративний персонал включає секретаря, асистента відділу, персонального асистента керівника, керівника адміністративно-господарського відділу. Крім того, в цей перелік входить офіс-менеджер та адміністративний директор. Важливо відзначити, що сюди включається і ряд працівників обслуговуючого персоналу (наприклад, адміністративно-технічний персонал з електробезпеки). У наступних главах доцільним буде розглянути найбільш поширені посади адміністративної сфери.

Офіс-менеджер

Як з’ясувалося, характеризують адміністративний персонал посади поділяються на управлінську і технічну сфери. Офіс-менеджер відноситься до першої групи. По-іншому його називають менеджером з адміністративної роботи або старшим адміністратором. Підпорядковується офіс-менеджер, директор з підбору персоналу або виконавчому директору. У колі його підлеглих знаходяться лише підтримують функціонування структури співробітники. Основною метою роботи старшого адміністратора є забезпечення адекватного функціонування офісу і його безперебійної діяльності. Офіс-менеджер як адміністративно-допоміжний персонал виконує наступні функції:

• Забезпечення контролю над наявністю і роботою устаткування для офісу.
• Формування бюджету витрат для забезпечення офісу.
• Забезпечення своєчасної обробки як надходить, так і вихідної кореспонденції, її доставки у відповідності з призначенням.
• Участь в інвентаризації майнових комплексів офісу.
• Здійснення контролю за термінами виконання паперів та їх грамотне оформлення.
• Організація та контроль роботи підлеглих працівників, серед яких, як правило, телефонні оператори, секретарі, водії, прибиральниці та охоронці.
• Контроль і підтримка файлової системи компанії.
• Замовлення квитків, здійснення візової підтримки та бронювання номерів для працівників компанії.

Для офіс-менеджера актуальні наступні вимоги щодо досвіду та кваліфікації:

• Відповідна освіта (середня спеціальна або вища).
• Бажане знання одного або більшої кількості іноземних мов.
• Відмінні знання щодо комп’ютерних технологій.
• Знання в галузі техніки для офісу.
• Досвід роботи в адміністративній сфері не менше року.
• Комунікабельність, стресостійкість, здатність организаторском справі.