Хто може підписувати первинні документи? Обовязкові реквізити первинних документів

Віктор Кузьмін

1 minute

У процесі своєї діяльності організація оформляє безліч різноманітних документів, кожен з яких несе своє смислове навантаження. Правильне заповнення, реквізити, повнота йдеться інформації регулюються законодавством. Невеликим організаціям в обліку і звітності робляться відчутні поступки з боку податкової служби. Більш великі компанії несуть всю податкове навантаження. Хто може підписувати первинні документи і інші види, як їх правильно оформляти і відображати в обліку — ці та інші відомості будуть розглянуті в даній статті.

Види документів в організації

Компанії щоденно здійснюють господарські операції, які необхідно відразу ж відображати в бухгалтерському управлінському та податковому обліку. Що таке первинні документи? Це як раз відображення цих операцій, виступає також як доказ того, що вони відбулися. Потім в цілях аналізу, систематизації, контролю, прогнозування та для здійснення інших економічних процедур всі документи за операціями реєструються в спеціальні довідники і журнали – реєстри обліку. А по завершенні звітного періоду, виходячи з інформації про всі операції, готується звітна документація, яка є підсумковим відображенням діяльності компанії за визначений термін.

Що таке первинний документ

Суть первинного документа – фіксація факту здійсненої операції. Документ виписується в момент її здійснення або відразу після нього. У ньому відображається ряд реквізитів, необхідних для підтвердження реальності операції, встановлення беруть участь у ній осіб, а також її складу. Організація повинна дотримуватися всі вимоги, виставлені законодавством та контролюючими органами щодо первинної документації. До вимог відноситься і питання про те, хто може підписувати первинні документи. Законодавством випущено досить інструкцій, постанов і законів. Самим головним правовим актом, що регламентує оформлення первинки, вважається ст. 9 402-ФЗ “ПРО бухгалтерському обліку”.

Приклади первинної документації

Щодня компанія здійснює певні дії: закуповує товари, виставляє рахунки, відвантажує продукцію, оплачує закупівлі і податки, оприбутковує та витрачає грошові кошти в касі. Всі ці операції оформляються первинними документами. Для точного відображення в обліку перерахованих дій використовують наступні форми документів:

ТОРГ-12 або транспортна накладна;
рахунок-фактура;
прибуткові та видаткові касові ордери;
акти виконаних робіт і послуг;
акти передачі матеріальних цінностей;
товарно-транспортна накладна;
платіжні доручення і виписки банку;
вимога на видачу матеріальних цінностей.

До цього списку можна додати досить багато прикладів використовуваної в компанії первинної документації. Головна відмінність її від облікових регістрів і звітності – оформлення документа в процесі операції або з незначним запізненням.

Регламент

Зразки первинних документів затверджуються Держкомстатом, Міністерством фінансів та законом про бухгалтерський облік. Також виходять регіональні вимоги та положення. Самим головним законодавчим актом, що регламентує роботу бухгалтера, є 402-ФЗ. Ст. 9 докладно розписує правила ведення документації.

Законодавчими органами чи не щокварталу випускаються чергові поправки до існуючих положень, нові нормативно-правові акти, публікуються зміни у веденні обліку і звітності. Саме тому бухгалтера весь час підвищують кваліфікацію, підписуються на спеціалізовані тематичні видання і намагаються бути в курсі всіх новин податкового і бухгалтерського обліку. Недотримання вимог може спричинити за собою великі штрафи, масу редагувань існуючої звітності та інші санкції.

Реквізити документів

Законодавством передбачені обов’язкові реквізити первинних документів, які повинні зазначатися організацією. Їх наявність визначає, врахуються документи у підсумкової звітності при вирахування сум з оподатковуваної бази, прийнятий чи буде факт здійснення господарської операції, чи не буде претензій у ФНС щодо легальності операцій.

До обов’язкових реквізитів первинних документів можна віднести наступні відомості:

найменування постачальника, покупця, отримувача та платника за перевезення;
банківські реквізити, ІПН, фізичну та юридичну адресу компаній;
номер і дата документа;
номенклатура, яка була переміщена, куплена або продана при здійсненні операції;
одиниці виміру, кількісне і вартісне вираження номенклатури;
підсумкова сума за всіма позиціями в документі;
підпису, посади, розшифрування підписів відповідальних осіб;
марка, номер машини, дані водія при здійсненні перевезення;
кількість місць, маса і категорія перевезеного вантажу;
підстава оформлення документа, номер і дата договору, інформація про специфікації, сертифікати, експертизах, якщо такі проводилися.

Хто може підписувати первинні документи

Чимала увага приділяється підпису документів. Дуже важливо, щоб особи, які посвідчують первинку, були уповноважені на вчинення цієї дії. Ще одне обов’язкове умови оформлення, що стосується підписів, – всі особи, які так чи інакше беруть участь в процесі господарської операції і які є відповідальними особами, обов’язково повинні поставити свій підпис в документі. Отже, хто може підписувати первинні документи:

генеральний директор компанії або індивідуальний підприємець;
головний бухгалтер;
комірник, що відпустив товар;
водій, що прийняв товар до перевезення;
комірник, що прийняв товар на склад;
спеціаліст, який прийняв до обліку документацію;
сторонній перевізник, якщо він брав участь у процесі доставки.

Довіреність на підпис

Право підпису первинних документів можна надіслати довіреній особі. Це досить поширена практика в компаніях, де відбувається велика кількість реалізацій і надходжень товарів, а директор зайнятий іншими справами, роз’їздами та іншою діяльністю, що стосується функціонування організації. Для того щоб доручити підпис первинної документації іншій людині, треба дотримуватися ряду правил. Так, працівник, який здійснює завірення документації, повинен бути офіційно влаштований в компанії з оформленням трудового договору і записом в трудову книжку. У компанії повинні зберігатися всі необхідні дані по працівникові. Природно, він повинен володіти спеціальною освітою, розуміти зміст і правила оформлення документообігу. Останнє і найважливіше – на нього повинна бути оформлена належним чином довіреність.

Доручення оформляється на конкретного працівника із зазначенням його паспортних даних, місця прописки, фактичного місця проживання і посади в організації. Виписують її на певний термін. Якщо строковий трудовий договір на період його дії. Якщо працівник працює без термінів договору, доручення виписують на рік.

В попередньому варіанті розглядався приклад з операціоністом бухгалтерської бази або бухгалтером, в обов’язки якого входить підпис первинки протягом усього робочого часу. Є ситуації, коли доручення виписують на інших посадових осіб – водій, експедитор, інженер, механік. Приклад такого випадку – самовивіз водієм купленого товару з території постачальника. Для оформлення документів, отримання права на забір вантажу та його транспортування організація виписує довіреність. Вона складається з двох частин – сам документ і його корінець. Перша частина залишається в постачальника, корінець забирає компанія. Така довіреність виписується строком до 10 днів із зазначенням фірми, в якій працівник повинен отримати ТМЦ.

Електронний підпис

Первинка може бути підписана й іншим способом – електронним. Умовою є ведення електронного документообігу, наявність відповідного програмного та технічного забезпечення та сертифіката електронного підпису. На людину, ім’я якого фігурує в сертифікаті, також необхідно оформити довіреність. Після проходження всіх процедур по налаштуванню і оформлення електронного документообігу та підписів працівник зможе ставити самостійно на підставі довіреності свій підпис замість підпису головного бухгалтера, директора та інших передбачених довіреністю осіб.