Хто може підписувати первинні документи? Обовязкові реквізити первинних документів

Хто може підписувати первинні документи

Чимала увага приділяється підпису документів. Дуже важливо, щоб особи, які посвідчують первинку, були уповноважені на вчинення цієї дії. Ще одне обов’язкове умови оформлення, що стосується підписів, – всі особи, які так чи інакше беруть участь в процесі господарської операції і які є відповідальними особами, обов’язково повинні поставити свій підпис в документі. Отже, хто може підписувати первинні документи:

• генеральний директор компанії або індивідуальний підприємець;
• головний бухгалтер;
• комірник, що відпустив товар;
• водій, що прийняв товар до перевезення;
• комірник, що прийняв товар на склад;
• спеціаліст, який прийняв до обліку документацію;
• сторонній перевізник, якщо він брав участь у процесі доставки.

Довіреність на підпис

Право підпису первинних документів можна надіслати довіреній особі. Це досить поширена практика в компаніях, де відбувається велика кількість реалізацій і надходжень товарів, а директор зайнятий іншими справами, роз’їздами та іншою діяльністю, що стосується функціонування організації. Для того щоб доручити підпис первинної документації іншій людині, треба дотримуватися ряду правил. Так, працівник, який здійснює завірення документації, повинен бути офіційно влаштований в компанії з оформленням трудового договору і записом в трудову книжку. У компанії повинні зберігатися всі необхідні дані по працівникові. Природно, він повинен володіти спеціальною освітою, розуміти зміст і правила оформлення документообігу. Останнє і найважливіше – на нього повинна бути оформлена належним чином довіреність.

Доручення оформляється на конкретного працівника із зазначенням його паспортних даних, місця прописки, фактичного місця проживання і посади в організації. Виписують її на певний термін. Якщо строковий трудовий договір на період його дії. Якщо працівник працює без термінів договору, доручення виписують на рік.

В попередньому варіанті розглядався приклад з операціоністом бухгалтерської бази або бухгалтером, в обов’язки якого входить підпис первинки протягом усього робочого часу. Є ситуації, коли доручення виписують на інших посадових осіб – водій, експедитор, інженер, механік. Приклад такого випадку – самовивіз водієм купленого товару з території постачальника. Для оформлення документів, отримання права на забір вантажу та його транспортування організація виписує довіреність. Вона складається з двох частин – сам документ і його корінець. Перша частина залишається в постачальника, корінець забирає компанія. Така довіреність виписується строком до 10 днів із зазначенням фірми, в якій працівник повинен отримати ТМЦ.