Документообіг – це ефективність роботи вашої організації

Жодне сучасне підприємство не може працювати без документів. Тому грамотна організація документообігу – один з факторів, що впливають на ефективність роботи підприємства в цілому. Що включає в себе це поняття? Які бувають види і система документообігу? Все це ми розглянемо у статті.

Документообіг та діловодство

На перший погляд – це тотожні поняття. Але якщо придивитися уважніше, то можна побачити різницю. Діловодство включає в себе три етапи:

• Створення документа за фактом господарської діяльності – документування.
• Організація обліку паперів та їх руху по організації і за її межами – документообіг.
• Зберігання документів – архівування.

Документообіг – це одна із стадій діловодства. Всередині даного процесу теж виділяють етапи або потоки:

• Вхідна документація, що надходить на підприємство ззовні.
• Виходить, що підприємство відправляє контрагентам.
• Внутрішня документація, що створюється всередині організації і використовується для управлінської діяльності.

Правильна організація процесу дозволяє проконтролювати руху документа на всіх його етапах, від моменту створення до надходження на зберігання. Це дає можливість у кожен момент часу знати, де знаходиться папір, яка з нею ведеться робота.