Документообіг – це ефективність роботи вашої організації

Етапи обробки документів

Кожний вхідний документ на підприємстві проходить через певні стадії. Тривалість шляху залежить від порядку, який закріплений в організації. Вся вхідна кореспонденція може потрапляти спочатку на стіл до керівника, а тільки потім до виконавців. Це більш довгий шлях, використовується не так часто.

Більш короткий шлях – коли розподілом по відділам займається секретар. Такий варіант використовується частіше. Його перевага очевидна: документи потрапляють до виконавця швидше.

Кожний вхідний документ проходить процедуру реєстрації. Робиться це в спеціальному журналі. Вказується дата надходження, а також попередньо присвоєний порядковий номер.

Особливо важливі документи можуть перебувати на контролі виконання. Завершальний етап обробки – направлення документа на архівне зберігання.

Принципи організації документообігу

Організація документообігу переслідує мету скорочення часу на ходіння документів. Для досягнення цієї мети розроблені певні принципи:

• Централізований прийом, первинна обробка і відправка. У невеликих організаціях цим займається секретар, у великій компанії виконанням завдання може займатися цілий відділ.
• Скорочення пунктів проходження документа, виключення можливості його повернення.
• Розробка схем та регламентів документообігу.
• Реєстрація паперів.
• Введення попереднього етапу розгляду документів.

Дотримання цих правил дозволяє виключити втрату часу на дублюючі один одного дії, створити рівномірне навантаження на людей, які працюють з паперами.