Документообіг – це ефективність роботи вашої організації

Що таке документопотік?

Так прийнято називати документи, схожі за призначенням або виду, які мають одну мету проходження.

Потік характеризується структурою, періодичністю та щільністю. У торговельної організації, яка кожен день відвантажує товари у велику кількість роздрібних магазинів, документопотік буде відрізнятися однорідною структурою, ежедневностью і високою щільністю. Якщо ж компанія займається виробництвом дорогого промислового обладнання, то її потік з іншими характеристиками.

Електронний документообіг

Те, що в класичному документообіг існує матеріальний носій документа, створює ряд серйозних проблем. Папери потрібно якось передавати з однієї організації в іншу. Для цього використовуються кур’єри або пошта. Це вимагає фінансових і тимчасових витрат, крім того, можливі збої в доставці і помилки людського фактора. Документообіг – це серйозні фінансові та часові витрати.

Папери потрібно десь зберігати. Якщо організація велика, то для зберігання потрібні великі площі. При форс-мажорних обставинах можлива загибель документів без можливості подальшого відновлення. І це далеко не всі проблеми.

Електронний документообіг – це система, яка стає все більш популярною, оскільки позбавлена перерахованих вище недоліків. Для передачі даних використовуються сучасні захищені системи, це гарантує швидку і точну доставку, скорочує час обміну документами, забезпечує надійне зберігання.

Державні організації, такі як податкова інспекція або пенсійний фонд, швидко оцінили переваги обміну інформацією в електронному вигляді, тому докладають зусиль до того, щоб якомога більше організацій здавали звітність саме так.

Чіткий документообіг – це можливість швидко знаходити необхідну інформацію і направляти її за адресою з найменшими витратами часу.