Документообіг – це ефективність роботи вашої організації

Жодне сучасне підприємство не може працювати без документів. Тому грамотна організація документообігу – один з факторів, що впливають на ефективність роботи підприємства в цілому. Що включає в себе це поняття? Які бувають види і система документообігу? Все це ми розглянемо у статті.

Документообіг та діловодство

На перший погляд – це тотожні поняття. Але якщо придивитися уважніше, то можна побачити різницю. Діловодство включає в себе три етапи:

• Створення документа за фактом господарської діяльності – документування.
• Організація обліку паперів та їх руху по організації і за її межами – документообіг.
• Зберігання документів – архівування.

Документообіг – це одна із стадій діловодства. Всередині даного процесу теж виділяють етапи або потоки:

• Вхідна документація, що надходить на підприємство ззовні.
• Виходить, що підприємство відправляє контрагентам.
• Внутрішня документація, що створюється всередині організації і використовується для управлінської діяльності.

Правильна організація процесу дозволяє проконтролювати руху документа на всіх його етапах, від моменту створення до надходження на зберігання. Це дає можливість у кожен момент часу знати, де знаходиться папір, яка з нею ведеться робота.

Етапи обробки документів

Кожний вхідний документ на підприємстві проходить через певні стадії. Тривалість шляху залежить від порядку, який закріплений в організації. Вся вхідна кореспонденція може потрапляти спочатку на стіл до керівника, а тільки потім до виконавців. Це більш довгий шлях, використовується не так часто.

Більш короткий шлях – коли розподілом по відділам займається секретар. Такий варіант використовується частіше. Його перевага очевидна: документи потрапляють до виконавця швидше.

Кожний вхідний документ проходить процедуру реєстрації. Робиться це в спеціальному журналі. Вказується дата надходження, а також попередньо присвоєний порядковий номер.

Особливо важливі документи можуть перебувати на контролі виконання. Завершальний етап обробки – направлення документа на архівне зберігання.

Принципи організації документообігу

Організація документообігу переслідує мету скорочення часу на ходіння документів. Для досягнення цієї мети розроблені певні принципи:

• Централізований прийом, первинна обробка і відправка. У невеликих організаціях цим займається секретар, у великій компанії виконанням завдання може займатися цілий відділ.
• Скорочення пунктів проходження документа, виключення можливості його повернення.
• Розробка схем та регламентів документообігу.
• Реєстрація паперів.
• Введення попереднього етапу розгляду документів.

Дотримання цих правил дозволяє виключити втрату часу на дублюючі один одного дії, створити рівномірне навантаження на людей, які працюють з паперами.

Що таке документопотік?

Так прийнято називати документи, схожі за призначенням або виду, які мають одну мету проходження.

Потік характеризується структурою, періодичністю та щільністю. У торговельної організації, яка кожен день відвантажує товари у велику кількість роздрібних магазинів, документопотік буде відрізнятися однорідною структурою, ежедневностью і високою щільністю. Якщо ж компанія займається виробництвом дорогого промислового обладнання, то її потік з іншими характеристиками.

Електронний документообіг

Те, що в класичному документообіг існує матеріальний носій документа, створює ряд серйозних проблем. Папери потрібно якось передавати з однієї організації в іншу. Для цього використовуються кур’єри або пошта. Це вимагає фінансових і тимчасових витрат, крім того, можливі збої в доставці і помилки людського фактора. Документообіг – це серйозні фінансові та часові витрати.

Папери потрібно десь зберігати. Якщо організація велика, то для зберігання потрібні великі площі. При форс-мажорних обставинах можлива загибель документів без можливості подальшого відновлення. І це далеко не всі проблеми.

Електронний документообіг – це система, яка стає все більш популярною, оскільки позбавлена перерахованих вище недоліків. Для передачі даних використовуються сучасні захищені системи, це гарантує швидку і точну доставку, скорочує час обміну документами, забезпечує надійне зберігання.

Державні організації, такі як податкова інспекція або пенсійний фонд, швидко оцінили переваги обміну інформацією в електронному вигляді, тому докладають зусиль до того, щоб якомога більше організацій здавали звітність саме так.

Чіткий документообіг – це можливість швидко знаходити необхідну інформацію і направляти її за адресою з найменшими витратами часу.