Авансовий звіт: заповнення документа

Авансовий звіт — форма АТ-1 — первинний документ для підтвердження витрачених коштів, виплачених раніше, підзвітними особами. Сума під звіт видається для наступних цілей:

• командировочні витрати;
• витрати на господарсько-операційні потреби;
• відшкодування витрат на відрядження, вироблених працівником.

Видача авансу

Видача авансу відбувається на підставі розпорядження директора організації з зазначенням переліку працівників, яким призначаються засоби, термінів, цілей і розміру суми. Відрядженим працівникам гроші видаються на підставі розпорядження про направлення в поїздку.

Бланк заповнює підзвітна особа. Подаються документи, що засвідчують витрати. Бухгалтер перевіряє заповнення авансового звіту, фіксує видаткові документи у формі АТ-1 та направляє бланк на підпис керівнику.

Залишок суми повертається в касу підприємства. У разі неповернення кошти списуються з зарплати працівника, стаття 137 ТК РФ (відрахування з заробітної плати для погашення заборгованості роботодавцю).

Правила заповнення авансового документа

Авансовий звіт — двосторонній документ. На титульній сторінці вказується назва організації, номер бланку, дата заповнення. Вписуються ініціали працівника, відділ, підрозділ (якщо є), де працює працівник, табельний номер, посада.

Призначення суми повинно відповідати з призначенням в наказі на оформлення засобів.

Ліва частина бланка — відомості про залишок авансу і фактично витраченої суми. Рядок 1А для іноземної валюти. Відображення коштів у формі АТ-1 та погашення заборгованості в іноземній валюті відбувається за курсом ЦБ РФ на дату підписання авансового звіту.

На зворотному боці бланка перераховуються видаткові документи: накладні, дорожні і товарні чеки, акти та інші папери. Зазначаються номер, дата, найменування, сума в рублях і іноземній валюті (якщо є).

В нижньому рядку проставляється підпис підзвітної особи.

Зразок написання

Форма АТ-1 заповнюється як співробітником організації, які отримали кошти, так і бухгалтером.

Як виглядає авансовий звіт? Зразок заповнення працівником підприємства представлений на фото вище. Співробітник на лицьовій стороні документа вказує найменування компанії, ініціали, посаду, табельний номер, призначення авансу (представницькі або господарські витрати) і дату складання звіту.

На зворотному боці працівник заповнює такі рядки:

• пункт 1 — порядковий номер документа, що посвідчує витрати;
• графа 2 — дата складання видаткового документа: коли відбулася купівля, поїздка;
• графа 3 — номер чека, товарної накладної або акту, що підтверджують витрати;
• пункт 4 — вид виробленої витрати коштів: канцелярські видатки, оплата проїзду;
• рядок 5 і 6 — сума в рублях та іноземна валюта за звітом.

Загальна сума вказується в рядку «Разом», пункт 5 або 6.

Заповнений бланк з витратними паперами здається в бухгалтерію.

Що ще вноситься авансовий звіт? Зразок заповнення бухгалтером компанії вказано на фото вище. Бухгалтер розписується про одержання форми АТ-1 від співробітника. В папері проставляється дата надання бланка. Розписка віддається підзвітній особі.

Після перевірки на правильність оформлення документа і витрачання сум бухгалтер заповнює рядки:

• Графа 7 і 8 — кошти в гривнях та іноземній валюті, що прийняті до обліку.
• Пункт 9 — номери рахунків бухгалтерії, які дебетуються на витрачені суми.

Заповнюється титул форми. Авансовий звіт містить інформацію про видачу коштів: номер, дата документа, за яким видані суми. Проставляються дані про залишку або перевитрати за попереднім авансом.

У графі «Бухгалтерська запис» на титулі форми вказується інформація про дебеті і кредиті. Відомості беруться з рядка 9 зворотному боці форми.

Перевіряється правильність арифметичних розрахунків, оформлення паперів. Бланк передається на підпис директору компанії.

Після затвердження форми відбувається списання виданої суми і підсумковий розрахунок з працівником.

Залишок авансу повертається в касу компанії за прибутковим ордером. Перерасходованные співробітником кошти виплачуються підприємством за видатковим касовим ордером.

Якщо працівник не повернув залишок суми за попереднім документом, новий аванс виписувати йому не можна.

Термін здачі звіту

Після повернення з відрядження працівник здає авансовий звіт. Строки надання документа — протягом трьох днів. 10 днів — якщо була закордонна поїздка. У разі неподання бланка фіксується за порушення касової дисципліни.

Якщо податкова служба виявить, що порядок не дотримується, інспектори можуть спробувати оштрафувати організацію за статтею 15.1 КоАП РФ про адміністративні порушення. Хоча в законі відповідальність не передбачена.

Контроль над виділеними коштами — завдання підприємства.

Документи іноземною мовою

Якщо по прибутті з закордонного відрядження працівник подає документи, що підтверджують витрачання коштів, іноземною мовою, то необхідно виконати підрядковий переклад.

Пункт 9 Положення щодо дотримання бухгалтерського обліку регламентує, що папери іноземною мовою повинні бути перекладені. Переведення первинних документів може виконати будь-який співробітник, який знає іноземну мову. Точно вказуються тільки цифри. Інші відомості можна не прописувати дослівно.

Авансовий звіт з перекладом завіряється у головного бухгалтера організації або іншої уповноваженої особи.

Бланк звіту заповнюється в одному примірнику. У складанні форми беруть участь щонайменше три людини: підзвітна особа, бухгалтер, директор.