Підводні камені і приховані мінуси
Незважаючи на численні переваги послуги, є у неї і багато прихованих мінусів:
З-за високої вартості послугу доцільно використовувати тільки великим організаціям. Ціна обумовлена виключно оригінальними картриджами і ЗИПами для своєї техніки.
Кожен виробник виробляє обслуговування виключно своєї продукції, а перехід на принтери іншої марки може вилитися в копієчку. Враховуючи нинішню ситуацію на світовому валютному ринку, залежність від іноземного виробника складно назвати безпечною. Ні одна офісна техніка та її безкоштовне обслуговування не стоять подібних ризиків.
При установці обладнання наполягайте на лазерному. Справа в тому, що на ньому набагато простіше і зручніше вести чіткий облік надрукованих копій.
Деякі моделі принтерів не передбачають лічильників друку.
Жоден виробник не враховує друк на інших форматах крім А4. Якщо організації потрібно надрукувати документ у форматі А3, то він буде зарахований як 2 аркуша А4.
Перехід на аутсорсинг офісної друку – це довга процедура. Практика показує, що узгодження всіх пунктів договору може затягнутися на термін до двох місяців, при цьому в організації виникнуть великі труднощі з перекладом філій в регіонах. Експерти відзначають, що в середньому процес впровадження послуги може затягнутися на тривалий час (від 3 до 6 місяців). Керівники філій в регіонах можуть вступити в протиріччя з нововведенням. Причин може бути багато, але найпоширеніша серед них – це особиста зацікавленість у роботі з конкретним постачальником. Таким посадовим особам централізація друку може в страшних снах тільки снитися, і це може стати серйозною проблемою. Перш ніж приймати таке серйозне рішення про перехід на аутсорсинг офісної друку, добре подумайте і проаналізуйте ситуацію з документообігом у фірмі.
Спробуйте розрахувати витрати на офісний друк на місяць, квартал і рік. Цифра повинна бути точною! При цьому враховуйте всі приховані витрати (витрати електроенергії, кількість витраченого робочого часу на обслуговування принтерів, роздруківка співробітниками особистих файлів і т. д.). Вивчіть сьогоднішні пропозиції з аутсорсингу офісного друку. Ніколи не вибирайте вендора, керуючись виключно низькою ціною. Таке співробітництво загрожує головним болем. Важливий досвід і репутація, кількість успішних проектів.
