Аутсорсинг друку. Як заощадити на друці при активному паперовому документообігу

Як ведеться облік друку і зняти лічильник копій з принтера?

На всіх нових моделях друкарської техніки передбачений лічильник вироблених копій. Зняти показання з цього лічильника можна вручну, а можна і в автоматичному режимі.

Ручний спосіб, що передбачає звичайну роздруківку сторінки конфігурації, не самий зручний, але самий вірний. Популярне використання різного софту, який допомагає моніторити принтери (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor тощо).

Всі перераховані програми відображають кількість чорнила, що містяться у картриджах, наявність надрукованих листів, приблизний термін до заміни картриджа і т. д.

Суттєвий мінус, який є у автоматичного способу, – це обов’язкова інтеграція з інтернетом. Далеко не кожне державне або приватне установа буде ризикувати витоком внутрішніх даних.

Очевидні переваги використання

Незалежно від обраного способу, аутсорсинг друку можна назвати більш ефективним засобом обліку процесу друку документів. Крім того, він дозволяє співпрацювати з іншим постачальником друкованих послуг та оптимізувати робочий час IT-відділу, який займається не тільки регулярним обслуговуванням принтера, але і його заправкою, налагодженням і ремонтом.

При цьому можна повністю забути про кількісну ефективності картриджів, їх технічні характеристики, повторної заправки.

Такий формат обслуговування передбачає оплату за фактом виконаної роботи, тобто виплачуються гроші за якісно надруковані документи. Як і інші угоди, договір аутсорсингу передбачає чіткі терміни надання послуг, їх вартість і час оплати.

Компанія, що уклала подібний контракт, повністю позбавляє себе від багатьох дрібних турбот: купівлі паперу, устаткування та інших витратних матеріалів, не турбується про ремонт техніки, економить на електроенергії і друку документів для особистих потреб співробітників.