Аудит кадрів: особливості проведення, діловодство та опис

Поняття «аудит кадрів» міцно увійшло в розмовну запас вітчизняних фірм та підприємств. Але не всі знають, що це таке. У загальноприйнятому розумінні аудит персоналу проводиться з метою оцінки відповідності працівників своїм посадам. Але насправді це поняття набагато більш широке значення.

Що таке аудит?

Аудит кадрів здійснюється спеціально підготовленими працівниками на підприємстві. Це викликано необхідністю перевірити результати управління співробітниками, їх взаємодії і перспектив займаних ними посад для продуктивності фірми.

За своєю природою кадровий аудит в організації можна віднести до рекомендаційним операціями, а не примусовим. Аудит допомагає проаналізувати ситуацію, що склалася на підприємстві, і дає керівництву можливість прийняти рішення про наборі або заміні співробітників. Однак право остаточного рішення про зміну кадрів належить виключно начальству фірми.

Завдання аудиту

Перед аудитом поставлені наступні завдання. Насамперед завданням перевірки персоналу є висновок про відповідність фахівців цілям підприємства. При цьому варто упевнитися: виконують працівники розпорядження, складені для них нормативною базою підприємства, діють вони в межах своїх повноважень, не виходять за рамки своїх обов’язків, наскільки швидко кадри можуть реагувати на сформовану ситуацію і приймати правильні рішення. Головним завданням аудиту є своєчасне усунення проблем і прогалин у кадровій політиці підприємства.

Предметом аудиту є весь кадровий персонал, оскільки саме він і є головний засіб результативності підприємства та отримання ним прибутку від своєї діяльності.

Аудит кадрів є різновидом менеджементу, а точніше – спосіб спостереження за трудовим колективом і управління ним.

Як і будь-який процес, аудит здійснюють, ґрунтуючись на певних керівних положеннях. Одним з основних принципів аудиту можна віднести професіоналізм його виконання.

Підбір і перевірка кадрів здійснюються спеціально навченими професіоналами на предмет відповідності працівників займаним ними посадам. Більш того, експерти з аудиту повинні володіти належною незалежністю і не пред’являти до перевіряються ними кадрів упередженості або поблажливості.

Проведення кадрового аудиту ґрунтується на принципах чесності і відкритості, ніхто не має права впливати на прийняття аудиторами рішень про відповідність кадрів займаним ними посадам.

Критерії оцінки кадрів

При здійсненні своєї діяльності аудитори насамперед звертають увагу на відповідність кваліфікації кадрів вимогам їх посад або професійних характеристик. При цьому аудитори, як правило, посилаються на розроблений єдиний кваліфікаційний довідник професій. Більш того, перевіряючі оцінюють повноцінність і взаємодоповнюваність персоналу. Також необхідно з’ясувати, наскільки виважено кадри використовують свій робочий час.

Слід врахувати, що при оцінці персоналу аудитори беруть до уваги, наскільки правильно керівництво забезпечує кадрову політику і які показники плинності персоналу.

За результатами перевірки аудитори виносять рішення про відповідність кадрів займаним ними посадам і вимогам законодавства, а також подальші кроки щодо вдосконалення кадрового набору, усунення нестачі персоналу, поліпшення управління ним, а також підвищенню поваги до начальства серед підлеглих.

Інформація для аудиту

Певні вимоги висуваються й до даних, на основі яких проводиться аудит кадрів. Необхідно, щоб інформація, отримана в ході перевірки, ставилася саме до того відрізку часу, в який він проводиться. Також потрібно впевнитися, щоб ці дані були отримані в повному обсязі, незважаючи на те, повністю вони знадобляться чи ні, і стосувалися всіх працівників.

Отримувати необхідну інформацію прийнято в трьох видах. Перший з них – це отримання інформації у вигляді графіків, діаграм, таблиць, схем, як правило, в документарному або електронному варіанті.

Також одним із способів сприйняття інформації про кадрах є спостереження в реальному часі за тим, як взаємодіє між собою персонал або підлеглі з начальством.

Ще один спосіб – це спілкування з співробітниками і отримання безпосередньо від них вражень про кліматі в колективі, політиці компанії і т. д.

Способи аудиту

Аудит кадрового діловодства фахівці проводять у трьох напрямках. Перший з них має організаційний підхід і розрахований на перевірку документів на їх відповідність законодавству. Крім перевірки на законність, такі дії допомагають з’ясувати, наскільки ефективно здійснюється управління персоналом.

Другий підхід – це оцінка мотивації і психосоціальної обстановки в колективі, ставлення до результатів своєї діяльності, націленість на загальний успіх компанії.

Третій напрям має економічний характер і полягає у перевірці успішності підприємства.

Класифікація аудиту

Фахівці рекомендують проводити аудит кадрів і документації регулярно. Більшість експертів сходяться на думці, що оптимальний період проведення перевірок – один раз у два-три роки, залежно від величини компанії, її обороту і, відповідно, плинності кадрів.

Виходячи з періодичності аудиту, можна провести наступну його класифікацію.

Насамперед аудит можна поділити на поточний, який здійснюється через певні проміжки часу, а також оперативний, який здійснюється при різкому виникненні такої необхідності.

В залежності від повноти обсягу перевіряються даних аудит кадрової політики ділиться на повний, локальний і тематичний.

За способами проведення перевірка буває вибірковою і комплексної.

В зв’язку з рівнем аудиту може проводитися контроль вищого керівництва, керівників відділів або безпосередньо служби по набору кадрів.

Проводити аудит кадрового потенціалу можуть, відповідно, залучені ззовні експерти та власні фахівці. Головне – щоб вони були компетентними в цьому питанні.

Алгоритм аудиту

Будь-яка перевірка має свої особливості. Як правило, аудит кадрової організації проводиться в кілька кроків.

Перший з них – це підготовка. На даному етапі перед експертами стоїть завдання сформулювати завдання перевірки, підібрати необхідних фахівців для її проведення та оформити документи.

Далі відбувається безпосередня перевірка інформації, під час якої аудитори проводять збір необхідних документів, організовують зустрічі та бесіди з працівниками, роблять опитування і т. д.

На третьому етапі проводиться перевірка зібраних даних і порівняння одержаних результатів з нормативними актами. На останньому етапі аудитори готують результати перевірки і роблять на їх основі висновки, які направляються керівництву організації.

Проведення аудиту займає два-три тижні, інколи – місяць. Тривалість перевірки може відрізнятися в залежності від величини кадрового штату. Після збору і вивчення необхідних документів на відповідність до законодавчої бази ці результати відображаються у фінальному звіті. Їм присвячена окрема глава.

Після багаторазової перевірки аудитори становлять примірник підсумкового резюме. Такий спосіб документації результатів моніторингу відкидає ймовірність будь-яких похибок. Як правило, результати викладаються на аркушах формату А-4. Для середнього підприємства обсяг буде близько 50 аркушів.

Звіт підтверджує проведення аудиту і містить його результати. У даному документі міститься інформація про стан кадрової політики на фірмі, а також шляхи виправлення прогалин та поради щодо покращення ситуації на підприємстві.

Як правило, звіт складається на основі загальноприйнятої схеми і містить такі пункти:

• які саме документи або відділи піддавалися перевірці;
• які прогалини були виявлені;
• експертна думка про виправлення прогалин у документації;
• дані про виявлені невідповідності чинному законодавству;
• наскільки реальна загроза юридичної відповідальності при подальшому бездіяльності;
• інформація про можливості відновлення втрачених даних або документів.

Все це допоможе оптимізувати роботу будь-якого підприємства, а значить, і збільшити його прибутковість.