Аудит кадрів: особливості проведення, діловодство та опис
Алгоритм аудиту
Будь-яка перевірка має свої особливості. Як правило, аудит кадрової організації проводиться в кілька кроків.
Перший з них – це підготовка. На даному етапі перед експертами стоїть завдання сформулювати завдання перевірки, підібрати необхідних фахівців для її проведення та оформити документи.
Далі відбувається безпосередня перевірка інформації, під час якої аудитори проводять збір необхідних документів, організовують зустрічі та бесіди з працівниками, роблять опитування і т. д.
На третьому етапі проводиться перевірка зібраних даних і порівняння одержаних результатів з нормативними актами. На останньому етапі аудитори готують результати перевірки і роблять на їх основі висновки, які направляються керівництву організації.
Проведення аудиту займає два-три тижні, інколи – місяць. Тривалість перевірки може відрізнятися в залежності від величини кадрового штату. Після збору і вивчення необхідних документів на відповідність до законодавчої бази ці результати відображаються у фінальному звіті. Їм присвячена окрема глава.
Після багаторазової перевірки аудитори становлять примірник підсумкового резюме. Такий спосіб документації результатів моніторингу відкидає ймовірність будь-яких похибок. Як правило, результати викладаються на аркушах формату А-4. Для середнього підприємства обсяг буде близько 50 аркушів.
Звіт підтверджує проведення аудиту і містить його результати. У даному документі міститься інформація про стан кадрової політики на фірмі, а також шляхи виправлення прогалин та поради щодо покращення ситуації на підприємстві.
Як правило, звіт складається на основі загальноприйнятої схеми і містить такі пункти:
- які саме документи або відділи піддавалися перевірці;
- які прогалини були виявлені;
- експертна думка про виправлення прогалин у документації;
- дані про виявлені невідповідності чинному законодавству;
- наскільки реальна загроза юридичної відповідальності при подальшому бездіяльності;
- інформація про можливості відновлення втрачених даних або документів.
Все це допоможе оптимізувати роботу будь-якого підприємства, а значить, і збільшити його прибутковість.
