Як правильно листуватися з колегами: зразок службової записки

Великі корпорації з безліччю підрозділів неминуче стикаються з питанням внутрішнього документообігу. В сучасних компаніях така процедура комп’ютеризована, в більш скромному варіанті це листування на бумагоносителях. І все ж норми ділового листа залишаються однаковими для будь-якого формату. Як правило, такий документ називається службовою запискою.

За яким випадків становлять службову записку

Взаємовідносини між підрозділами – справа педантичне, яке вимагає часом письмового оформлення. Припустимо, над проектом спільно працюють співробітники декількох територіально віддалених підрозділів. Щоб обмінюватися достовірною інформацією, телефону мало, необхідні письмові джерела.

Або ж інший, менш приємний варіант: потрібно залучити працівника до дисциплінарної відповідальності за порушення посадових обов’язків. Як довести, що таке порушення взагалі було, і в чому воно полягало? Зрозуміло, за допомогою письмових джерел: резолюцій, внутрішнього листування, письмових доручень та інших подібних записів.

Можливі випадки, коли потрібно зробити заявку або довести до відома всіх співробітників важливу інформацію. Це можна зробити за допомогою службової записки.

Тобто зразок службової записки може знадобитися з різних питань діяльності підприємства:

• трудовим;
• договірним;
• адміністративно-управлінським;
• дисциплінарним;
• адміністративно-господарський;
• профспілковим;
• інформаційним.

І цей перелік не вичерпний.

Обов’язкові реквізити

Службова записка – це, перш за все, документ, а тому вона повинна складатися з дотриманням правил ділового документообігу, орієнтуючись на зразок. Службової записки, грамотно складеної, цілком достатньо, щоб вирішити виробничий питання. Документ повинен містити такі відомості:

• кому адресована службова записка;
• в чому її суть, обґрунтування, посилання на закони, норми, вказівки;
• додатки – якщо є;
• ким підписано – керівник підрозділу, що має право підпису внутрішніх документів;
• ким складена – виконавець, безпосередньо склав зразок службової записки;
• реєстраційний номер документа та дата його відправки адресату.

Як правило, службові складаються за кількістю адресатів в оригіналах плюс один примірник для відправника. Якщо адресатів багато, то вони перераховуються у порядку ієрархії у правій половині аркуша.

Як написати службову записку

Зразок документа можна відшукати в будь-якому довідковому виданні з ділового листа або в збірниках ділової документації. Форма службової записки нічим спеціально не затверджена. В основному при її складанні керуються нормами ділового обороту і сформованою практикою.

Однак існують і так звані державні стандарти, що регламентують форму документації. У них пред’являються певні вимоги до внутрішньої документації підприємства, прописано, де повинні розташовуватися ті чи інші написи, як правильно вказувати ініціали чи коректно підписати документи заступнику відсутність керівника.

Враховуючи все написане, можна використовувати зразок службової записки, наведеної нижче. Зрозуміло, слід добре продумати логіку викладу і обґрунтування, на які посилається автор, адже від формату буде залежати сприйняття документа, а, значить, і його результативність. Обґрунтований і продуманий документ завжди викликається більше довіри.

Зразок службової записки

Директору служби персоналу

АТ “Енергозбут”

Тітенко Ст. А.

Службова записка

З питання вручення документа працівникові

№214/ОК від 3.06.14

31.05.14 на підприємство надійшов лист судовиконавця, згідно з якими працівникові Дегтярьової Ірині Павлівні належить з’явитися до нього на прийом, так як вона є боржником за судовим рішенням про стягнення суми на користь Центру зайнятості населення.

Згідно з наявними даними, вказана працівниця працює в підрозділі “Електромережа” на посаді диспетчера.

На виконання вимог судового пристава прошу Вас в терміновому порядку забезпечити вручення додається порядку Дегтярьової Ірині Павлівні під розпис, а примірник з підписом направити поштою на адресу судового пристава.

Додаток: порядок в 2 примірниках.

З повагою,

Начальник юридичного управління

М. В. Бланш

Вик. Ольева В. Р.

5027982

У подібному форматі можна викласти будь-яке питання, головне – орієнтуватися на зразок службової записки і не нехтувати обґрунтуваннями викладених вимог.

Службова записка – внутрішній документ

Приклад службової записки дає уявлення про порядок її складання. Слід пам’ятати, що цей документ, яка б ні була його тематика, залишається внутрішньою справою фірми.

Зазвичай на підприємстві видається спеціальний наказ про визначення інформації з обмеженим доступом, посилаючись на який, можна відмовити у видачі копій і тим більше оригіналів службової документації за запитами третіх осіб.

Однак слід пам’ятати, що за запитами правоохоронних та судових органів службова переписка може стати надбанням слідчого або судді. Також ці документи мають право запитувати перевіряючі органи. З урахуванням такої можливості краще відразу правильно і обачно складати документ, що написано пером, того не вирубаєш сокирою. Для цього як не можна краще підійде зразок службової записки.