Як правильно листуватися з колегами: зразок службової записки
Обов’язкові реквізити
Службова записка – це, перш за все, документ, а тому вона повинна складатися з дотриманням правил ділового документообігу, орієнтуючись на зразок. Службової записки, грамотно складеної, цілком достатньо, щоб вирішити виробничий питання. Документ повинен містити такі відомості:
- кому адресована службова записка;
- в чому її суть, обґрунтування, посилання на закони, норми, вказівки;
- додатки – якщо є;
- ким підписано – керівник підрозділу, що має право підпису внутрішніх документів;
- ким складена – виконавець, безпосередньо склав зразок службової записки;
- реєстраційний номер документа та дата його відправки адресату.
Як правило, службові складаються за кількістю адресатів в оригіналах плюс один примірник для відправника. Якщо адресатів багато, то вони перераховуються у порядку ієрархії у правій половині аркуша.
Як написати службову записку
Зразок документа можна відшукати в будь-якому довідковому виданні з ділового листа або в збірниках ділової документації. Форма службової записки нічим спеціально не затверджена. В основному при її складанні керуються нормами ділового обороту і сформованою практикою.
Однак існують і так звані державні стандарти, що регламентують форму документації. У них пред’являються певні вимоги до внутрішньої документації підприємства, прописано, де повинні розташовуватися ті чи інші написи, як правильно вказувати ініціали чи коректно підписати документи заступнику відсутність керівника.
Враховуючи все написане, можна використовувати зразок службової записки, наведеної нижче. Зрозуміло, слід добре продумати логіку викладу і обґрунтування, на які посилається автор, адже від формату буде залежати сприйняття документа, а, значить, і його результативність. Обґрунтований і продуманий документ завжди викликається більше довіри.
