Як оформити наказ про зміну прізвища працівника

Частенько в роботі кадровика виникає питання: «А чи потрібен наказ про зміну прізвища працівника?» Відповідь однозначна: потрібен! Причому лише одним наказом в даному випадку не відбудешся.

З-за зміни прізвища (імені) доведеться внести певні корективи у багато документів. Але на то повинні бути законні підстави. І одного лише усного повідомлення від працівника мало.

Наказ про зміну прізвища працівника

Отже, необхідно взяти заяву у співробітника на ім’я директора з побажанням внести зміни в документи. До нього обов’язково мають бути додані ксерокопії документів, які підтверджують факт зміни прізвища (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо). Оригінали пред’являються в оригіналі.

Далі слід видати наказ про зміну прізвища за підписом директора. Обов’язково потрібно буде ознайомити під розпис з документом самого працівника.

Є один нюанс. А який же датою оформити наказ? Свідоцтво про шлюб видавалося одним числом, паспорт змінюється ще пару тижнів… Відповідно, і дата в ньому інша. І працівник може принести документи в будь-який момент.

Особливості написання й оформлення. Зразок

Так от, наказ про зміну прізвища працівника потрібно оформляти в той день, коли йому видали новий паспорт, адже зміни в більшість ділових паперів завжди вносяться на підставі саме цього документа.

Даний документ відноситься до групи наказів з особового складу. Строгих вимог до його написання немає. Документ можна скласти у довільній формі, природно, враховуючи загальні вимоги нормативно-правових актів з підготовки та видання наказів.

Як оформляти наказ про зміну прізвища працівника? Зразок, представлений нижче, допоможе розібратися в цьому питанні.

ВАТ “Росток”

р. Іваново “___” ________ 2015 р.

Наказ № ___

Про зміну облікових даних

У зв’язку зі зміною прізвища працівниці Петрової Н. Н., наказую:

1. Внести зміни в облікові документи працівника з 01.01.2015 р., змінити прізвище з Петровою на Васєчкіна у зв’язку зі вступом у шлюб.

Директор підприємства _______________

(посада) (підпис)

Які ще документи потребують змін?

Слід зауважити, що при зміні співробітником прізвища потрібно внести корективи ще ряд документів:

• трудову книжку;
• журнал руху трудових книжок;
• особисту картку працівника (форма Т-2);
• особиста справа;
• трудовий договір.

Замінити необхідно свідоцтво пенсійного страхування та зарплатну картку працівника.

Виправлення прізвища в трудовій книжці необхідно зробити обов’язково. Порядок змін встановлений інструкцією № 30. Всі корективи вносить останній роботодавець на підставі підтверджуючих документів із зазначенням номерів і дат.

Виправлення вносяться на першій сторінці трудової. Однією рискою закреслюється стара прізвище, і над нею вписують нову. Посилання на документ вказується на внутрішній стороні обкладинки. Все це завіряється підписом і печаткою.

Така процедура може повторюватися неодноразово при нових випадки зміни прізвища.

Наказ про зміну прізвища працівника є підставою для виправлень в особистій картці працівника.

Ну і, нарешті, слід змінити дані в трудовому договорі. Однозначних вказівок і норм щодо того, як це правильно зробити, немає. Хоча найчастіше використовуються два варіанти. У першому можна до трудового договору оформити додаткову угоду. Там перерахувати по пунктах, які вносяться зміни.

Другий варіант більш складний. Потрібно внести корективи прямо в сам трудовий договір. Причому обидва примірники.

Замість післямови

Ось такі зміни в документах тягне за собою, здавалося б, проста зміна прізвища співробітника. Але про них потрібно завжди пам’ятати кадровику, щоб не виникла ситуація, при якій один і той ж людина в різних документах буде проходити під різними прізвищами.