Відновлення бухгалтерського обліку: з чого почати роботу?

Віктор Кузьмін

1 minute

Ведення бухгалтерського обліку – це складна, але необхідна справа будь-якої підприємницької діяльності. Знання всіх тонкощів і особливостей в даній сфері приходить тільки з досвідом роботи. Багато керівників вважають, що наявність бухгалтера є гарантом правильного ведення обліку. І тільки після звільнення співробітника з’ясовується, що облік вівся не в повному обсязі. Доводиться здійснювати відновлення даних бухгалтерського обліку.

Перевірка

Як відомо, проблему простіше запобігти, щоб не витрачати час і гроші на відновлення бухгалтерського і податкового обліку. Для цього достатньо провести невеликий експрес-тест – порівняти дані звітності з інформацією в програмі. Якщо буде знайдено відхилення, значить, облік ведеться з помилками. Наслідки можуть бути непередбачуваними: від зустрічної перевірки до дискваліфікації керівника.

Помилки можуть бути допущені з різних причин: зміна співробітника, відсутність документів, завантаженість відділу. Як би те ні було, краще вчасно здійснити відновлення бухгалтерського і податкового обліку. Це дозволить уникнути штрафних санкцій за недотримання закону та підвищить ефективність діяльності організації в цілому. Не варто забувати, що за ведення обліку в організації керівник несе адміністративну або кримінальну відповідальність.

Послуги професіоналів

Якщо у звітності були виявлені помилки, то необхідно здійснити відновлення даних. У цьому випадку укладається договір на відновлення бухгалтерського обліку, зразок якого подано далі. У документі прописуються реквізити учасників угоди, права та обов’язки сторін, терміни виконання перевірки. Дуже важливо відобразити в договре вартість послуг та відповідальність виконавця за виконання обов’язків.

Створювати нове юридична особа має сенс тільки, якщо компанія не несе відповідальності перед іншими контрагентами. Якщо у підприємства є діючі ліцензії, довгострокові договори і великий штат співробітників, потрібно підтримувати його життєдіяльність. Діловий досвід і позитивна репутація в бізнесі також мають значення.

Послуги з відновлення бухгалтерського обліку включають в себе:

Аналіз поточного стану організації: облікової політики, документообігу, плану рахунків.
Проведення звірки взаєморозрахунків з усіма контрагентами.
Формування бази документів.
Відновлення документації та введення первинних даних.
Формування звітів.

У підсумку документація буде відновлено, впорядковано та проконтрольована. Послуги з відновлення бухгалтерського обліку будуть стояти дорого. Ціна безпосередньо залежить від причини виникнення помилок (зміни бухгалтера, результат податкової перевірки, некваліфіковане ведення обліку) і періоду, за який потрібно проводити звірку розрахунків. Чим більше буде виявлено помилок, тим більше роботи належить аудиторам. З іншого боку, вартість послуг значно менше, ніж витрати, які будуть понесені фірмою в разі неналежного ведення обліку.

Цілі і завдання

Відновлення бухгалтерського обліку аудиторською фірмою починається з постановки мети – привести облік у стан, що відповідає законодавству, щоб контрольно-наглядові органи не наклали штрафи, претензії і санкції на підприємство. Виходячи з поставлених цілей і завдань, здійснюються такі етапи перевірки:

Аналіз поточної ситуації: первинна обробка документації.

Визначення обсягу робіт, підрахунок їх вартості, планування та узгодження заходів з замовником. На цьому етапі оформлюється договір на відновлення бухгалтерського обліку.

Реалізація заходів, у тому числі створення, виправлення регістрів БО, первинної документації та звітності.

Надання результатів перевірки замовникові.

Варіанти

З чого почати відновлення бухгалтерського обліку? З аналізу поточної ситуації та визначення об’єму робіт. Повне відновлення бухгалтерського обліку аудиторськими послугами може знадобитися тільки в тому випадку, якщо облік не вівся взагалі або повністю втрачено. Найчастіше здійснюється часткове відновлення даних. яке охоплює окремі ділянки БО, угоди або операції, перевірку звітності і податкового обліку за окремими видами податків.

Відновлення бухгалтерського обліку: з чого почати

Насамперед слід провести інвентаризацію, щоб виявити фактичну кількість основних засобів. Незалежні оцінювачі визначать ринкову вартість об’єкта і строк, протягом якого він відпрацював. Виходячи з цих даних складається баланс і розраховується термін експлуатації. Підприємства, які знаходяться на загальній системі, можуть дізнатися вартість об’єкта з копії декларації з податку на майно. Об’єкти, що не оподатковуються, повинні бути відображені у додатку до звіту.

Якщо за підприємством числиться нерухомість і земельні ділянки, то потрібно звернутися до БТІ та реєстраційну палату за копіями паспортів на ці об’єкти. Перевірити дані про власників ділянок, які передані організації на правах оренди, можна у Федеральній реєстраційній службі. У комітеті з управління майном є статут підприємств, які володіють федеральними або муніципальними об’єктами. Всі отримані дані занести у бухгалтерський облік.

Відновлення основних засобів здійснюється в такій послідовності:

На кожен об’єкт заводиться инвенаризационная картка (ОЗ-6), в якій зазначається повне найменування, залишкова вартість, стисла характеристика і залишковий термін використання.

Вартість виявлених ОЗ відображається за ДТ01. За КТ02 «Амортизація» на звітну дату повинно стояти «0». Вказувати в цих проводках первісну вартість ОЗ і суму зносу не рекомендується. Краще відобразити залишкові дані. Термін, що залишився корисного використання кожного об’єкта повинна встановити комісія.

Якщо фірма була створена до 2002 року, то у звіті повинна значитися приблизна дата спорудження об’єкта або введення його в експлуатацію. За цими даними, потім буде визначатися строк використання в НУ та БО. До 2002 року списання амортизації здійснювалося за різними термінами корисного використання. Виникли постійні різниці впливають на суму податку на прибуток.

В наказі про облікову політику повинен бути прописаний спосіб нарахування амортизації.

Запаси

Далі слід провести інвентаризацію ТМЦ шляхом перерахунку та зважування товарів на складах. За результатами перевірки бухгалтер:

Відображає по ДТ10 виявлені залишки запасів, а по ДТ41 – залишки товарів. Постановка на облік здійснюється у кількісному і сумовому вираженні за ринковою вартістю.
Якщо за результатами інвентаризації була виявлена спецодяг, то вона повинна бути врахована в окремих картках. Один документ виписується на одне відповідальна особа. Якщо строк корисного використання одягу перевищує 1 рік, то на кожну одиницю щомісяця повинна нараховуватися амортизація.
В наказі про облікову політику повинен бути закріплений порядок відображення та вибуття НУ та БО МЗП і товарів.

Збір даних про взаєморозрахунки

Відновлення документів бухгалтерського обліку починається з визначення стадії взаєморозрахунків з усіма контрагентами. Копії всіх платіжних документів можна отримати в банку, надавши реквізити організації. В такому разі на ім’я керівника відділення складається лист з проханням надати з архіву виписок по рахунку з усіма прикріпленими файлами. Інформацію потрібно відновити мінімум за півроку. З наданих документів можна буде легко визначити постачальників, покупців та залишки на розрахунковому рахунку. Наступний етап – направити кожному агенту акт звірки і попросити надіслати разом з підписаними документами копії всіх договорів.

ФНС контролює нарахування та сплати податків в зазначені терміни. З цією метою податкова становить картки рахунків підприємців, у яких відображає платежі:

за поточний рік;
у рахунок погашення заборгованості за минулий період;
в рахунок погашення реструктуризованої заборгованості;
надходження від реалізації арештованого майна.

Щоб здійснити відновлення бухгалтерського обліку, аудитор або бухгалтер направляє на адресу ФНС лист з проханням надати акт звірки. У документі обов’язково мають бути зазначені ІПН, місцезнаходження організації, телефон, Ф. В. О. керівника. ФНС складає акт за формою № 23 і пересилає його клієнту. Крім того, можна отримати довідку про стан розрахунків з бюджетом. Вона видається за заявою платника податку, оформленої письмово, або переданим на електронну адресу. Термін отримання документа – 10 днів з моменту подання довідки.

Кожне підприємство в обов’язковому порядку реєструється в ПФР і ФСС. З цих установ можна отримати копії декларації про сплату ЕСН і страхових внесків і дізнатися сальдо розрахунків, виплачені суми, застосовується регресивна шкала, є інваліди на підприємстві.

Щоквартально підприємство здає баланс з усіма додатками, звіт про прибуток і рух коштів. Копії цих документів за кілька попередніх періодів можна отримати з ФНС за письмовим запитом.

Розрахунки

Відновлення бухгалтерського обліку фірм по даній статті формується на підставі актів звірки БО і відображається за рахунком 60:

дебетове – якщо має місце переплата постачальникам;
кредитове – якщо є заборгованість перед постачальниками.

Якщо організація користується послугами лише кількох контрагентів, то для деталізації розрахунків рекомендується відкрити субрахунки окремо для кожного контрагента.

Всі розрахунки з покупцями відображаються на рахунку 62. Заборгованість контрагента – за дебетом, а переплата по кредиту. Точно так само, як і з постачальниками, розрахунки з кожним покупцем можна вести на окремому субрахунку.

Ведення, відновлення бухгалтерського обліку за безготівковим грошовим засобам здійснюється на основі даних з банківських виписок. Залишковий сально на поточних рахунках відображається за ДТ51. Якщо у організації є залишки валютних цінностей, то вони враховуються до ДТ52, перераховані в рублі за курсом ЦБ на дату проведення інвентаризації. Готівкові кошти в касі відображаються за ДТ50.

Відновлення бухгалтерського обліку і звітності з ПФР, ФСС, ФОМС здійснюється за актами звірки, отриманими з цих установ. Всі суми обліковуються за рахунком 69, до якого відкриваються відповідні субрахунки, відображають розрахунки по ЕСН у частині, що перераховується до ФСС, федеральний бюджет, на медичне страхування і розрахунки за внесками до ПФР. Суми, відображені в акті, повинні збігатися з тими, які вказані в платіжних документах з банку. Виявлені розходження можуть бути викликані тим, що кошти на рахунок в бюджет потрапляють через кілька днів після їх перерахування. В платіжних документах могла бути соверена помилка, тоді кошти зараховуються на інший рахунок. У будь-якому разі при виявленні відхилень рекомендується звернутися в ПФР або ФСС за отриманням роз’яснень.

Сальдо за рахунком 69:

Кредитове, якщо суми нарахувань перевищують суми сплати.
Дебетове, якщо кошти до бюджету перераховані авансом.
Нульове, якщо переплата і заборгованість відсутня.

З’ясувати, на якій системі оподаткування знаходиться організація, допоможуть акти звірки з ФНС. Зазначене в документах сальдо слід відобразити в БО по рахунку 68.

Капітал організації

З чого починається відновлення бухгалтерського обліку в рамках джерел фінансування організації? З установчих документів підприємства. В Статуті вказується сума коштів, внесених засновниками. Всі наступні зміни величини капіталу, повинні відображатися в протоколах зборів акціонерів. Розраховану суму статутного капіталу слід відобразити по КТ80.

Баланс: активи

Для відновлення даних потрібно отримати останній зданий звіт в ФНС. Інформація в баланс записується з Головної книги. Якщо вона відсутня, то відновлення бухгалтерського обліку фірм здійснюється по рахунках.

НМА (стор 110). Якщо по рахунках числиться певна сума, то потрібно з’ясувати у керівництва, якими товарними знаками або інтелектуальною власністю володіє підприємство. Правильно визначити вартість таких об’єктів допоможуть оцінювачі.

ОС (ст. 130). У підприємств, зайнятих в будівництві, по даної рядку відбивається вартість обладнання для установки і вкладеного в НМА. Якщо є балансове сальдо по стор 135, значить, в організації є майно, передане в оренду. Для відновлення бухгалтерських даних потрібно запросити договору оренди.

Спецрахунки в банках (стор 140). По даної рядку відбивається сума вкладень у короткострокові депозити. Поверсі інформація повинна відображатися в банківській виписці і по рахунку 55 головної книги.

Запаси (стор 211). Інформація про кількість і вартість матеріалів заноситься в баланс за даними інвентаризації. Цифри можуть відрізнятися від тих, що представлені в останньому зданому звіті.

В балансі відображається сума податку, отримана за операціями з усіма контрагентами. Якщо у підприємства є багато покупців, то суми, зазначені в стор 220 (ПДВ) і 230 (ДЗ), не допоможуть здійснити відновлення бухгалтерського обліку.

Дані за коштами в касі та на розрахункових рахунках заповнюються виходячи з банківських виписок.

Баланс: пасиви

Сума установчого капіталу (стор 410) повинна відповідати тій, що вказана в установчих документах.

Якщо організація використовує короткострокові позики. то їх обсяг з урахуванням відсотків повинен бути відображений по рах. 66. Заборгованість перед ПФ, соціальними фондами (стор 623) та бюджетом (стор 624) повинна відповідати тій, що зазначена в актах звірок з цими організаціями.

До доходів майбутніх періодів (стор 640) відносять суми надходжень оренди, безоплатних активів і т. д.

Загальна сума орендованих ОС, зазначена на стор. 910 та 911, повинна відповідати тій, що вказана в договорах з контрагентами, а щомісячні платежі – з банківськими виписками. Заборгованість перед орендодавцями слід відобразити на позабалансовому рахунку 001.

Після того як всі дані з балансу рознесені відновлення бухгалтерського обліку з чого почати? Якщо всі дані занесені правильно, то дебетове сальдо рахунків і субрахунків повинно співпадати з кредитовим.

Декларація з податку на прибуток

Відновлення бухгалтерського обліку з чого почати? Дані з декларації слід відобразити в балансі організації, враховуючи такі нюанси:

У Розділі 1 зазначається сума податку, що підлягають сплаті, за всієї організації в цілому. Це слід врахувати, якщо у підприємства є підрозділи, які не сплачують податок. Сальдо рахунку 68 повинна збігатися з сумою заборгованості, перераховується до місцевого бюджету (стор 091) і бюджет РФ (081).
Податок, що підлягає сплаті дивідендів і відсотків з державних ЦП, відображається у підрозділі 1.3 в стор. “1” і “2” відповідно.

Розглянемо заповнення інших рядків декларації:

Стр. 070 – дохід від операцій з борговими зобов’язаннями і від переоцінки ЦП.
Стр. 010 – сума виручки організації за звітний період.
Стр. 100 – позареалізаційні доходи, отримані у вигляді відсотків за договорами позики, векселями та іншими борговими зобов’язаннями.
Стр. 041 – сума податків та зборів за винятком ЕСН.
Стр. 050 – вартість придбаних (реалізованих) майнових прав в минулому періоді.
Стр. 090 – сума збитків за попередні періоди по обслуговуючим виробництвам.
Стр. 400 – сума нарахованої амортизації по ОС і НМА. Якщо вона відрізняється від розрахункової, значить, в організації є об’єкти, придбані до 2002 року, які тепер занесені в окрему групу.
Стр. 030 – сума реалізованих у минулому періоді ОС. Визначити продані об’єкти можна за договорами, врахованих у реєстраційній палаті. Сума амортизації по таких об’єктах занесена в стор 040, а виручка – включена в стор. 030.

Можливі помилки

Відновлення бухгалтерського обліку та аудиту – це довгий і кропіткий процес. Основна проблема полягає в тому, що інформація у звітності буде не збігатися з тією, що вказана в актах звірки. У першу чергу це стосується всіх бюджетних платежів. Наприклад, аудитора отримав акт на 31 грудня. Нарахування зборів до БУ відображається оборотами на кінець місяця, а в особовому рахунку з ФНП – за строком сплати, тобто на кінець 1 кварталу майбутнього року. Якщо організація щоквартально перераховує кошти до бюджету, то в БО вони будуть значитися списаними, а за даними ФНС – нарахованими у вигляді авансових платежів. Тобто на кінець року тотожні розрахунки будуть тільки за 10 місяців без урахування авансових платежів за останній квартал. Така ж ситуація буде і з іншим звітним періодам.

Не можна викидати документи, на основі яких здійснювалося відновлення даних. Їх треба зібрати і скласти один реєстр. Відповідальність за збереження первинних документів несе головний бухгалтер.

Податкова звітність може бути складена з помилками. Крім того, в організації бути події, які відбулися після звітної дати, але до підписання документа в ФНС. Якщо вони не були правильно враховані, то в поточному періоді виникне втрата матеріальних цінностей на велику суму.

Положенням по веденню БО допускається складання балансу з неточностями. В балансі відображається згорнуте кредитове та дебетове сальдо.

Втрата документів

Якщо документи були загублені частково, то підприємство знаходиться у більш вигідному становищі, оскільки не доведеться відновлювати весь облік з нуля. Хороші результати дають бесіди з керівництвом, співробітниками бухгалтерії та іншими економічними відділами. Щоб уникнути подібних випадків краще періодично робити архівні копії бухгалтерської бази у вигляді роздруківок ОСВ на кінець місяця.

Вибір контролера

Після того як всі відновлювальні роботи пройдені, варто виключити ключову помилку – не кваліфікованого співробітника. Приймаючи на роботу бухгалтера, слід протестувати його знання у сфері діяльності підприємства та навички роботи з програмою. Дуже часто «фахівці» не розбираються в налаштуваннях бази даних і формують звітність, покладаючись на програму. Адже не всі конфігурації можуть бути налаштованими.

Також слід заздалегідь визначитися з віковими уподобаннями. Молоді фахівці мають великий обсяг теоретичних знань і мало практичних навичок роботи. Хоч вони і з рішучістю рвуться в бій, покладатися на них не варто. У той же час «бабуся-бухгалтер» буде більше часу витрачати на вивчення законодавчих змін, ніж на адаптацію обліку на фірмі.

За статистикою, 80 % співробітників працюють добре, тільки якщо їх праця контролюють. Найкращий спосіб – періодично знімати звіти по основних бухгалтерських рахунках: «запаси», «розрахунки з постачальниками, замовниками» і т. д. Якщо цифри на рахунках викликають сумніви, слід попросити бухгалтера прокоментувати ситуацію. Будь-які помилки слід виправляти негайно. Якщо бухгалтер самостійно з цим завданням впоратися не зможе, то доведеться звернутися до фахівців – аудиторів.