Види інвентаризації в бухгалтерському обліку. Що таке інвентаризація, основні цілі, завдання та результати

Мета інвентаризації – виявлення поточного стану справ в організації і встановлення відповідності реальної ситуації документами. Так як ця інформація надзвичайно важлива для прийняття управлінських рішень, сама інвентаризація стає незамінним заходом. Проводити її потрібно регулярно. Бухгалтерія не просто повинна знати, що таке інвентаризація, але й розбиратися в різних різновидах цієї перевірки, щоб регулярно організовувати захід ефективно і точно.

Максимум уваги

Контроль діяльності підприємства може забезпечити тільки такий керівник, який має поданням про обстановку справ. Інформаційну базу для цього надають різноманітні позапланові, планові інвентаризації, регулярно організовуються в компанії.

Різні заходи проводяться різними порядку, що визначаються завданнями, сформульованими керівництвом компанії. При цьому ґрунтуються на тому, що бухгалтерія веде документальний облік всього, що відбувається всередині організації, тобто паперових джерел можна отримати загальне уявлення про наявність, обіг коштів, якими володіє компанія. При цьому враховують, що реальна ситуація може розходитися з тією, яка випливає з документів. Тому інвентаризація в 1С завжди пов’язана з реальним перерахунком цінностей, що підлягають перевірці.

У медалі кілька сторін

Розрізняють досить сильно відрізняються один від одного види інвентаризації в бухгалтерському обліку, але всі вони своєю метою мають одне і те ж – встановити, наскільки обережно майно організації, чи відповідає воно баз даних, якими володіють керівні кадри фірми. Тобто фактично інвентаризація – це прийнята в бухгалтерії методологія обліку, що дозволяє контролювати ситуацію у відділах.

Якщо захід дозволяє знайти розбіжності з обліковою інформацією, тоді можна ініціювати службове розслідування, щоб виявити, які працівники організації неправильно поводилися. Під «прицілом» виявляється насамперед той персонал, який несе офіційно матеріальну відповідальність. У той же час результати проведення інвентаризації можуть показати такі розбіжності, які начальство має право порахувати незначущими, і це не стане причиною переслідування штату організації.

Що знаходимо?

Так як мета інвентаризації – виявлення відмінностей облікової інформації та реального стану справ, в ході такого заходу зазвичай виявляють, яких позицій не вистачає, а що є в організації в надлишку. При цьому проведення інвентаризації дозволяє виявити знаходження обсягів цінностей, заборгованостей.

Якщо документальна інвентаризація, ОС, фінансів або інша показала дуже великі розбіжності, мова, ймовірно, йде про умисному підробленні інформації. У деяких організаціях виявляють величезні недостачі, що обчислюються мільйонами, а в інших знаходять борги на абсолютно неможливі для організації суми. Зазвичай це свідчить, що хтось із працівників фірми вів протиправну діяльність. В ході службового розслідування можна визначити винного. Коректне відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку дозволяє тримати ситуацію в організації під контролем, з чого випливає, що захід дійсно важливе, значуще, дозволяє попереджувати і своєчасно виявляти злочини у компанії.

Що і навіщо?

Так як відомі різні види інвентаризації в бухгалтерському обліку, в конкретній ситуації вибирають саме той, який найбільше відповідає умовам. У деяких видах домінує функція обліку, в інших – контролю, треті спрямовані на виявлення злочинів. В залежності від того, на що налаштоване керівництво компанії, що приймають рішення на користь формату заходу. Важливо ще до початку перевірки чітко сформулювати переслідувані цілі, а для цього керівний склад повинен уявляти собі, що таке інвентаризація.

Теоретична база

Інвентаризація – термін, яким позначають проводиться всередині організації перевірку, в ході якої виявляють наявність майна та порівнюють з даними, представленими в системі обліку компанії. Важливо, щоб усі результати інвентаризації були задокументовані в установленому порядку.

Завдання проводять інвентаризацію – знайти відмінності реального положення справ і передбачуваного з документів. Як тільки виявляють розбіжності, відразу починають шукати, з якої причини це сталося. Фактично саме інвентаризація – єдиний оперативний, результативний, розумний метод контролю збереження майна організації. Як будь-основне для сучасної економіки поняття, інвентаризація поділяється на групи, типи і підвиди. Класифікація базується на цілях, які переслідує інвентаризаційна комісія, так і на те, які об’єкти в ході заходу доведеться перевірити і перерахувати. Скажімо, інвентаризація ОС дещо відмінна від обліку фінансових залишків організації або складських запасів.

Інвентаризація: види і підвиди

Найпростіше поділ на типи:

• ініціативна;
• обов’язкова.

Воно грунтується на тому, наскільки потрібна перевірка в поточний момент часу. Обов’язкові види інвентаризації в бухгалтерському обліку організовуються, якщо цього вимагає закон. Ініціативні відбуваються, коли керівник компанії приймає рішення на користь перевірки. Для таких заходів частота обмежень не має.

Можна розмежовувати види інвентаризації в бухгалтерському обліку, оцінюючи місце організації заходу:

• Каса.
• Виробничий цех.
• Склад.
• Торгова майданчик.

Поділ видів інвентаризації в бухгалтерському обліку грунтується на об’єктах, стосовно до яких організована перевірка:

• ОС;
• запаси;
• продукти, товари;
• гроші;
• зобов’язання.

Нарешті інвентаризацію поділяють на типи, оцінюючи призначення заходи, обсяг перевірки, метод встановлення точної інформації перевіряється об’єкта.

Інвентаризація: навіщо?

Для чого проводиться інвентаризація ОС або, приміром, грошей, товарів? Головне завдання заходу – точно, достовірно сформулювати висновки про якість обліку всередині організації. В ході заходу порівнюють фактичні результати і наступні документації та приймають рішення: потрібно чи ні удосконалювати систему? Щоб отримати достатню базу для висновків, вибирають об’єкти, стосовно до яких потрібна перевірка, вивчають їх: вважають, вимірюють вагу, кількість, якість. Отриману інформацію порівнюють з встановленої облікової документації.

У інвентаризації є ряд особливостей. Наприклад, при перевірці встановлюється, наскільки в організації дотримуються запроваджені керівництвом компанії правила, а також виявляється, яких заходів вживають, щоб цінності зберігалися в порядку. Інвентаризація грошових коштів дозволяє зрозуміти, в цілості, чи лежать гроші фірми. Також при інвентаризації знаходять позиції, у яких закінчився або скоро закінчиться термін придатності, зіпсовані майно.

Додаткові ефекти

Правильно організована інвентаризація дозволяє виявити, чи є у компанії таке майно, яке в робочому процесі не задіяно. Якщо таке вдається знайти, його можна продати або залучити в роботу, щоб поліпшити результативність виробництва. Втім, найголовніше – це виявити такі види майна, які не використовуються в роботі, щоб інформацію про них зберегти і в майбутньому не повторювати помилок із зайвими фінансовими витратами на покупку непотрібного товару.

В ході інвентаризація грошових коштів, ОС та інших цінностей, зобов’язань можна перевірити коректність операцій обліку, знайти розбіжності, помилкові дані, проконтролювати організацію зберігання на підприємстві та умови, в яких майно зазвичай знаходиться. Саме інвентаризація дає максимально точне уявлення про те, добре організований облік в організації, має бухгалтерія актуальними відомостями і відображає проведені господарські операції в централізованій обліковій системі. Потрібно пам’ятати, якщо в обліку є помилки, це стає причиною чималих втрат.

На що ще звернути увагу?

Як відомо, у процесі зберігання деякі позиції, цінності змінюються, їх якості, властивості, особливості зазнають коригування. Як правило, це призводить до втрат товарів і запасів. Цей процес повинен знаходитися під контролем, і саме своєчасна інвентаризація дозволяє отримувати актуальну інформацію про події на складах організації.

Точний і актуальний контроль над майном компанії – це один з найбільш точних методів виявлення компетентності співробітників, відповідальних за перевіряються позиції. Тобто проведення інвентаризації дозволяє робити висновки не тільки про якість обліку, але і про відповідність працівників організації займаним ними посадам. Регулярні планові і незаплановані перевірки дозволяють таким чином відкоригувати персонал організації, що він буде складатися тільки з фахівців своєї справи, які ведуть чесну роботу. А це – запорука успіху фірми в сьогоденні й майбутньому.

На що дивитися?

За правилами, інвентаризацію слід проводити, враховуючи чинні нормативи, а не як Бог на душу покладе. Для стандартизації процесу перевірки було введено кілька нормативів на федеральному рівні, а крім них можна прийняти локальні нормативні акти всередині організації.

Самий значимий документ – це наказ міністерства фінансів, присвячений інвентаризації. Він був випущений ще в 1995 році, з того моменту регулярно доповнюється, виправляється так, щоб відповідати реаліям економічного життя країни в наші дні. Додатково до наказу були випущені методичні вказівки, де процес інвентаризації описаний детально, поетапно, з урахуванням особливостей функціонування організацій різних форматів.

І як зробити?

На деяких підприємствах інвентаризацію проводять щорічно, на інших організують кожні 6 місяців або навіть чотири. Як правило, вирішує це питання керівник організації. Із законів країни випливає, що перед складанням бухгалтерської звітності за рік проведення інвентаризаційної перевірки – обов’язкове захід, що уникнути його не вдасться. Якщо таку перевірку на підприємстві не організовують, з точки зору перевіряючих органів, засновників і інших осіб всередині фірми зовсім немає бухгалтерського обліку.

До чого може призвести така недбалість? До осіб, на посади відповідальним за питання, можна застосувати адміністративні санкції. Також до відповідальності можуть притягти, якщо інвентаризація була організована, але її підсумки оформили неправильно, що провокує ймовірність спотвореної звітності бухгалтерії.

Перевірка по кроках

Проведення інвентаризації – послідовність, в ході якої:

• визначають фактично, що є у фірми;
• визначають цінності, що розходяться з вимогами ТУ, якості;
• перевіряють, чи сходиться інформація про реальний стан справ з облікової;
• аналізують вартість знайдених цінностей, грошей;
• визначають, чи є невикористані позиції;
• контролюють дотримання нормативів утримання, використання, зберігання обладнання, ОЗ, цінностей, грошей.

Всі чи не всі?

У міру потреби в компанії можна провести повну інвентаризацію. Тут вивчають абсолютно все майно, не роблячи винятків. Саме таку перевірку потрібно організувати наприкінці звітного періоду, коли бухгалтерія готує документи за підсумками року. Якщо в подібному масштабі необхідності немає, ініціюють часткову перевірку. Для її проведення видають наказ всередині організації, призначають поіменно і відповідальних за посадами, що входять в інвентаризаційну комісію, офіційно прописують, які категорії цінностей потрібно перевірити і зіставити з бухгалтерською інформацією. Можна вписати тільки одну категорію, можна згадати кілька. Можна проводити часткову інвентаризацію тільки в одному місці зберігання, можна відразу в декількох.

Зробимо сюрприз!

Як вже було згадано, в кінці року необхідно провести інвентаризацію в обов’язковому порядку. Про це у фірмі всім відповідальним особам відомо в будь-який момент часу. До перевірки готуються заздалегідь. Це планова інвентаризація. Але керівники фірми, дотримуючись інтереси організації, можуть зробити сюрприз своїм працівникам, оголосивши про позапланової інвентаризації в будь-який момент, коли вважатимуть за потрібне організувати подібний захід.

Щоб відобразити розбіжності облікових даних і реальних, потрібно оприбуткувати зайве, зарахувати фінансову оцінку на рахунки фінансових результатів. Якщо бюджетне підприємство, тоді знайдене спрямовується на збільшення фінансування. Якщо виявлено, що деякого майна не вистачає, воно зіпсувалося, то оцінюють, в межах чи це природного убутку або перевищує її. У першому випадку різницю списують на виробничі витрати, у другому шукають винних, з яких збиток стягується. Якщо знайти їх не вдалося або судовий розгляд показало, що стягувати не можна, тоді збитки також направляють в графу фінансових результатів.