Управлінський облік в 1С 8.3

Управлінський облік є надзвичайно важливим для успішного існування підприємства. Засоби автоматизації, які виникли в останні кілька десятиліть, дозволяють значно спростити цю справу. Отже, що являє собою управлінський облік в “1С” 8.3?

Загальна інформація

Вибір оптимального шляху розв’язання задач неоднозначний і багато в чому залежить від специфіки здійснюваної роботи та структурної організації внутрішньої інформаційної системи. Хоча вистачає і співпадаючих моментів. В першу чергу необхідно звернути увагу на конфігурацію інформаційної системи. І тут потрібно починати з самого початку проектування. Від цього багато в чому залежить стабільність і безперебійність роботи всієї системи. Якщо ж її не налаштувати з самого початку, то в подальшому це доставить безліч незручностей.

Що таке управлінський облік?

В “1С” 8.3 існує досить велика кількість можливостей. Для одних – це планування платежів, інші використовують систему для формування бюджетів, треті розраховують отримані від продажу товарів прибутку. Тому при побудові всієї системи необхідно визначитися, з якою метою вона буде використовуватися. Причому тут необхідно шукати золоту середину – щоб одночасно було поняття про ситуацію на підприємстві, і не перевантажуватися даними, з якими поки ознайомишся – ситуація вже встигла змінитися.

Можливий і управлінський облік у “1С:Бухгалтерія”, але при цьому необхідно пам’ятати, що він не може існувати самостійно. Він завжди базується на даних, які поставляються і інформують про оперативної ситуації. Хоча відображення операцій у режимі реального часу не завжди потрібно. Але ось про що варто подбати, – так це про їх фінансової оцінки. Хоча все ж головна вимога – це щоб дані надходили вчасно. Тут багато залежить від діяльності компанії, специфіки вимог до даних, на підставі яких формуються звіти та періоди їх надання. Одну інформацію слід подавати щодня, другу – раз у квартал, третю – на вимогу.

Що в суті?

Коли говорять про управлінський облік в “1С:Підприємство”, то часто уточнюють, що він повинен бути більш детальним і точним, ніж бухгалтерський. Звичайно, таке цілком може бути. Але не обов’язково. Адже управлінський облік в “1С:УПП” являє собою потужний інструмент, головна мета якого – забезпечення обліку в плані рахунків та при роботі з регістрами. Тому, якщо бухгалтерія покриває всі запити, то вже на початок наступного періоду можна мати всі необхідні дані. Але слід розуміти, що є безліч різних чинників, які справляють значний вплив на «правильність» збираної інформації і її відповідність цілям УУ. Припустимо, ведеться робота з контрагентом. Власник компанії-партнера за цей час не змінювався. А от вивіска, юридична адреса і назва – не один раз. Тому в бухгалтерії буде кілька контрагентів. Хоча для управлінського обліку бажано відображати її як одну компанію. Тому робота на підставі бухгалтерських даних є більш підходящим для невеликих компаній.

Яке програмне забезпечення використовувати?

Безумовно, у нас вже є “1С:Підприємство”. Але базових можливостей часто не вистачає. Тому часто використовуються доповнення та налаштування, що випускаються різними фірмами. В якості прикладу можна розглянути “1С БІТ.ФІНАНС.Управлінський облік”. Воно підійде для тих, хто бажає консолідувати звітність, привести її до виду відповідно до вимог міжнародних стандартів, забезпечить багатоваріантне планування бюджету, дозволить вести облік всіх договорів. Також з “1С БІТ.ФІНАНС.Управлінський облік” можна працювати з мобільного пристрою, що дозволяє гнучко і оперативно реагувати на виникаючі потреби. Правда, задовольнити всіх однією розробкою не виходить. І тут можна порекомендувати додатково використовувати “1С:ERP Управлінський облік”. Ця конфігурація розрахована на працівників економічно-планових служб, керівників середньої та вищої ланки.

Окремі моменти в сприйнятті

Для багатьох, коли говорять про 1С – бухгалтерський облік, управлінський облік, то перший відносять до білого (фіскального), а другий – до реального, освітлювальному існуюче становище справ. Так, таке може бути. Але не обов’язково. Є безліч компаній, які працюють чесно і нічого не приховують. Тому по відношенню до них може бути застосоване поняття бухгалтерсько-управлінського обліку. Але що, якщо частина інформації не повинна бути представленою в БО? Тут теж є варіанти. Давайте розглянемо один з них:

Наскільки ці підходи можна застосувати, кожен керувати окремого підприємства має вирішити самостійно.

Про актуальність даних

Часто можна почути, що управлінський облік в “1С” показує поточні дані і те, що він більш оперативний, ніж БУ. Що ж, доля правди в цьому є, але не завжди. Розглянемо такий приклад. Цехові обліковці оперативно відображають в обліку закриття існуючих замовлень на виробництво певних товарів. Тоді як в БО він не йде або просувається зі значними затримками. Але навряд чи це буде корисно для людини, який займає посаду фінансового директора. Швидше, він орієнтований на начальника виробництва, продавців і управлінців середньої ланки. Далеко не всі дані потрібно відображати в УУ. Але з іншого боку – бухгалтерія фіксує авансові звіти працівників в обліку. І тут є одна технічна особливість.

Співробітники періодично можуть забувати приносити потрібні документи (квитки, проїзні). І тому, авансові звіти будуть оформлятися не оперативно, а заднім числом. Такий стан справ цілком буденне. Але! Якщо послуги надаються фірмою-контрагентом, то вони повинні надавати акт виконаних робіт. І якщо виникне затримка, то в бухгалтерському обліку сформується дебіторська заборгованість. Тоді як згідно УУ її не повинно існувати. Крім цього, управлінський облік в “1С” передбачає більш раннє закриття періоду (зазвичай не пізніше десятого числа).

Про планування

Ще один важливий момент. Бухгалтерський звіт в більшою мірою орієнтований на минуле і здійснює фіксацію доконаних фактів господарської діяльності. Тоді як управлінський облік створюється для можливості планування на майбутнє. Але тут є свої нюанси. Так, в першу чергу необхідно забезпечити автоматизацію необхідних завдань (наприклад, бюджетування). Але щоб не було неприємних моментів, необхідно подбати про план-фактном аналізі та актуалізації.

Для чого?

Отже, навіщо може бути реалізований управлінський облік у “1С:Бухгалтерія” 8.3? Він необхідний у тих випадках, коли потрібно знати про рух грошових коштів, доходи, витрати і управлінському балансі. Окреме і пильну увагу необхідно для цілей, які ставляться перед керівником. Адже управлінський облік можна впихнути безліч даних. Ось тільки чи будуть вони корисні? Не слід також забувати і про автоматизації обробки інформації. Адже якщо керівники будуть обробляти і сортувати велику кількість звітів, з яких багато хто просто не потрібні, то впаде їх ефективність роботи. І навіть для прийняття успішних рішень їм знадобиться у багато разів більше часу, ніж при грамотній організації праці.

Базові завдання та труднощі у їх вирішенні

Отже, нами були розглянуті програми, управлінський облік “1С” і відмінності УУ від БУ. Тепер давайте поговоримо про практику. У першу чергу необхідно відзначити той факт, що звіти, що створюються в рамках УУ і БУ можуть збігатися за формою, але разюче відрізнятися за своїм змістом. Це найбільш актуально в питаннях деталізації (аналітики) і фінансової оцінки показників. В подальшому акцент буде робитися на управлінський облік. При формуванні звітів про доходи і витрати вони містять розріз центрів витрат. Це необхідно для визначення, хто приносить більше доходів та/або видатків, як в абсолютних значеннях, так і у відносних. Звіти про рух коштів теж формуються за схожим принципом. При цьому прив’язка йде не тільки до статей, але і місцями виникнення витрат.

Найбільш складний момент – це управлінський баланс. Для попередніх прикладів достатньо було враховувати тільки оборотні показники. Тоді як для управлінського балансу потрібно забезпечити увагою і залишки. Також при його складанні часто потрібно вказувати ще й напрямок діяльності, якщо компанія багатопрофільна. Для спрощення цієї задачі можуть створюватися номенклатурні групи з наступним розподілом між ними асортименту.

Перший приклад

Припустимо, у компанії «Будівництво» є відділ інформаційних технологій, який займається обслуговуванням комп’ютеризованого обладнання та програмного забезпечення. Споживачами їх послуг є різні будівельні бригади, у складі яких є складна будівельна техніка. При цьому відділ ІТ сформований як самостійна організація А і перебуває на окремому балансі. В кінці кожного місяця від неї іншій організації Б, яка займається безпосередньо будівництвом, передається акт виконаних робіт. У регламентному обліку виникають доходи, А й витрати Б. Але ж у них один власник! Тому всього цього руху бути не повинно, адже все відбувається в рамках однієї компанії. Але для управлінського обліку все ж необхідно враховувати витрати, які несе відділ інформаційних технологій. Адже обслуговування програм і техніки – це не безкоштовне справа, до того ж, потрібно платити заробітну плату співробітникам.

Другий приклад

Припустимо, що у нас є компанія, де товари ідуть за певною ланцюжку поставок через кілька відділів. Спочатку вони в оптовому складі, потім в регіональному розподільчому центрі і закінчують свій шлях в роздрібному торговельному підрозділі. Припустимо, що дотримані такі умови:

Коли продукція реалізується на ринку, то потрібно врахувати участь всіх підрозділів. Для цього розраховується так звана наскрізна прибутковість. Тобто в управлінському обліку необхідно передбачити можливість оформлення руху товарів у складських приміщень. Але при цьому необхідно враховувати і такий момент, який часто упускається, як трансфертні ціни, куди включається вартість переміщення продукції між різними точками. І з урахуванням всього цього і повинні формуватися кінцеві показники.