Товарний чек – гарантія законності й правильності здійснення покупки

Як часто бухгалтерія підприємства вимагає від своїх працівників при покупці тих чи інших товарів за готівковий або безготівковий розрахунок надавати разом з іншими документами товарний чек? Що це за бланк, чи справді він так необхідний для проведення бухгалтерських операцій?

Спеціалізований бланк

Для початку варто зауважити, що товарний чек – це бланк суворої звітності. Він надається як фізичним, так і юридичним особам як підтвердження здійсненої покупки. Цей документ видається у двох випадках:

У першому випадку за відсутності спеціального обладнання продавець не може видати покупцю підтверджуючий документ у відповідності з вимогою правил торгівлі, тому змушений заповнювати від руки спеціально розроблений бланк, в якому вказані всі необхідні дані і реквізити.

У другому випадку ситуація йде трохи інакше. Існують касові апарати, які видають чек без вказівки виду товару. У ньому вказується тільки внесена сума, яка не дає вичерпного уявлення про сам факт купівлі-продажу.

Для звичайного покупця (фізичної особи) цей момент може вважатися несуттєвим. Але для організації (підприємства) при здійсненні бухгалтерських проводок необхідно чітко вказувати найменування придбаного товару. У цьому випадку необхідний товарний чек, де вся інформація є в повному обсязі.

Навіщо потрібен товарний чек?

У кожного документа є своє призначення. Воно зумовлене життєвими потребами людей. Товарний чек в основному потрібен для підтвердження факту придбання товару і кількості грошових коштів, внесених за зроблену покупку. Це – не просто примха, а життєво важлива необхідність.

По-перше, тільки так уповноважений представник підприємства може підтвердити факт купівлі, виробленої за готівковий розрахунок, для відшкодування понесених витрат.

По-друге, бувають ситуації, коли придбаний товар виявляється неналежної якості. Для того щоб його обміняти або повернути, потрібен документ, який посвідчує угоду в розрізі найменування товару і внесеної за нього грошової суми. Без такого підтвердження неможливо довести, що неякісний товар придбаний саме в даній торговій точці у конкретного продавця. Адже на вказану суму покупець міг придбати декілька інших товарів за більш низькою ціною. У цьому випадку повернення буде практично неможливий.

Як повинен виглядати товарний чек

Товарні чеки можна замовити в друкарні і використовувати їх по мірі необхідності. Якоїсь чіткої уніфікованої форми цього документа не існує, але готовий бланк повинен містити в собі певну необхідну інформацію:

• найменування документа;
• його порядковий номер;
• дату видачі;
• найменування підприємства (організації), що склало документ;
• його (її) ІПН та юридичну адресу;
• найменування проданих товарів із зазначенням ціни;
• загальну суму покупки;
• посада та ПІБ особи, яка видала цей документ та його особистий підпис;
• друк торговельного підприємства (при наявності).

Оформляючи в друкарні замовлення на товарний чек, зразок можна підкоригувати за своїм розсудом. Наприклад, додати логотип підприємства або інформацію про гарантійні зобов’язання. Все це цілком законно. Додаткова інформація тільки спростить роботу фахівця за випискою чеків і дозволить найбільш повно інформувати покупця.

Потрібні разом касовий і товарний чеки?

Досить часто у працівників бухгалтерії виникають питання щодо правильності оформлення наданих працівниками платіжних документів. Чи можна приймати до розрахунку товарний чек без касового чека? На це питання немає однозначної відповіді.

По-перше, необхідно пам’ятати, що обидва цих бланка мають свою цільову спрямованість. Касовий чек, який підтверджує факт самої покупки, а товарний являє собою детальну розшифровку даної операції. Наприклад, працівник будь-якої організації отримує грошові кошти під звіт для придбання конкретних товарів. Потім протягом трьох днів він повинен відзвітувати документально про здійснену покупку. Для цього йому потрібен буде чек з касового апарату, який зафіксує факт купівлі-продажу на конкретну суму, і товарний чек, в якому детально описано: що, коли і на яку суму придбав співробітник. Обидва ці документи разом дозволять підтвердити цільове витрачання отриманих коштів.

Однак згідно ФЗ № 54 від 22.05.2003 року, існують підприємства, які за родом своєї діяльності не зобов’язані вести розрахунок із застосуванням касових апаратів. До них відносяться пункти продажу журналів, газет та інших супутніх товарів, торгівля на ярмарках і ринках. Якщо товар придбаний у таких продавців, то наявність товарного чека буде цілком достатнім. Представникам юридичних осіб в такі торгові точки краще не звертатися, щоб уникнути можливих непорозумінь.

Особливості заповнення товарного чека

При реалізації продукції продавець зобов’язаний на вимогу покупця надати йому товарний чек. Це його законне право, порушення якого може спричинити за собою цілком обґрунтовані штрафні санкції. Зазвичай цей документ являє собою бланк формату А6 із внесеними до неї необхідними реквізитами.

Всі вони повинні бути заповнені, а порожні графи – містити прочерк для уникнення внесення до них додаткової інформації після видачі на руки документа. Зовсім нескладно виписати товарний чек. Зразок заповнення являє собою процес поетапного внесення потрібних даних в певні рядки та графи таблиці.

Цей документ складається саме в день здійснення покупки. Працівник, який оформлює цей бланк, повинен вносити достовірну інформацію акуратним розбірливим почерком. Тут неприпустимі закреслення, коригування і виправлення. Такий бланк вважається недійсним і не прийметься бухгалтерією підприємства для розрахунку.

Як правильно заповнити документ?

Зазвичай підприємства торгівлі мають у себе в запасі бланки товарних чеків для того, щоб у будь-який момент надати їх покупцеві на його прохання. Найчастіше з такими вимогами звертаються представники підприємств (організацій). Будь-який продавець повинен знати, як заповнити товарний чек: це можна зробити двома способами:

Всі товари по черзі вносяться в спеціальну таблицю. При наявності однотипної продукції за різними цінами кожна з них йде окремим рядком. Наприклад, «олівець по 10 рублів за 1 штуку» і «олівець за ціною 15 рублів за 1 штуку».

Не можна написати «2 олівця на суму 25 рублів». Кожен товар одного артикула (або сорти) і його ціна повинні бути записані окремо. Після таблиці з відібраної продукцією записується цифрами і прописом загальна вартість покупки. У висновку зазначаються дані продавця, ставиться його підпис і печатка торговельного підприємства. Якщо така відсутня, то не варто її замінювати різними штампами. Закон дозволяє складати документ і без печатки, якщо її зовсім не існує.

Завантажити бланк товарного чека