Спеціаліст АГВ: хто це такий?

Віктор Кузьмін
1 minute

Запорука успіху будь-якої великої компанії – у злагодженій роботі: вона має функціонувати як єдиний організм. І, звичайно, в ньому повинен бути той “орган”, та система, що гарантує комфортний праця всіх співробітників, забезпечує їх всім необхідним. Це спеціальний відділ – АГВ. Не всі конкретно уявляють, що ховається за абревіатурою. А хто це – фахівець АГВ? Давайте з’ясуємо далі, представивши по ходу справи посадову інструкцію працівника.

Що таке АГВ?

Щоб розібратися, хто це – фахівець АГВ, ми спочатку роз’яснимо читачеві характеристику і основні функції місця роботи цієї посадової особи. Абревіатура АГВ – адміністративно-господарський відділ. Створюється практично у всіх компаніях, де чисельність працівників перевищує 100 осіб. Відділ займається закупівлею витратних матеріалів для діяльності фірми, розрахунком їх необхідності, відповідає за порядок і комфортабельність робочих місць, забезпечує чистоту громадських і виробничих приміщень компанії.

Якщо ж корпорація масштабна, то АГВ всередині себе додатково поділяється на ряд підрозділів:

  • планово-розрахункові;
  • матеріально-ресурсне;
  • соціально-побутове.

Основні завдання відділу

Хто це – фахівець АГВ? Посадова особа, яка виконує всі або частину – в залежності від масштабу організації) функції адміністративно-господарського відділу. А завдання у АГВ наступні:

  • Закупівля, зберігання, видача співробітникам різних предметів, матеріальних цінностей, необхідних для їх роботи.
  • Ремонт поломок матеріального майна компанії, реставрація приміщень.
  • Дотримання протипожежних нормативів і правил, контроль за проходженням їм співробітників.
  • Матеріальна відповідальність за експлуатованим співробітниками майном компанії.
  • Пошук фірм, що надають клінінгові та комунальні послуги.
  • Укладення відповідних договорів і угод – на проведення інтернету, телефонного зв’язку, вивіз сміття та ін.
  • Своєчасне і повне забезпечення співробітників організації матеріальними цінностями, необхідними для їх роботи.
  • Контроль за станом робочих приміщень, своєчасне усунення виникаючих несправностей.
  • Організація комфортних умов для відпочинку працівників протягом робочого дня.
  • Контроль за забезпеченням охорони робочих приміщень.

Співробітники відділу

Адміністративно-господарський відділ – це не тільки провідний спеціаліст АГВ. В підрозділі працює ціла команда співробітників – прибиральники приміщень, інженери по технічному обладнанню, охоронці, економісти, водії, експедитори, гардеробники, кур’єри та ін

Штатна чисельність відділу залежить від масштабності компанії. В середньому, на 100 співробітників припадає 15 фахівців АГВ (по інструкції). Підрозділяються ці працівники на три професійних рівня:

  • Техніки, сантехніки, плотники, водії, електрики, гардеробники, енергетики, інженери, секретарі.
  • Головні інженери, адміністратори, провідні спеціалісти, начальники АГВ.
  • Заступники директора з АГВ, технічні керівники, начальники по АГЧ.

    • Посадова інструкція спеціаліста АГВ – це документ, який диктує обов’язки провідного спеціаліста, адміністратора чи іншого працівника, що обіймає керівну посаду. Перейдемо безпосередньо до неї.

    Вимоги до фахівця

    Посадова (провідного спеціаліста АГВ) інструкція передбачає низку вимог до працівника. Співробітник повинен знати:

    • Розпорядження, накази, постанови, інші регулятивні та нормативні документи, що безпосередньо стосуються його (спеціаліста) діяльності.
    • Структуру організації-роботодавця, права та обов’язки її працівників.
    • Правила і рекомендації з обслуговування відвідувачів, споживачів.
    • Види послуг, робіт і послуг.
    • Основи економіки, управління персоналом, організації праці.
    • Основи маркетингу, просування.
    • Планування, естетичне оформлення приміщень.
    • Основи соціальної психології.
    • Трудове законодавство.
    • Правила і нормативи охорони праці.

    Мінімальні вимоги до підготовки фахівця:

    • Середнє професійну освіту.
    • Початкова професійна освіта з досвідом роботи по спеціальності не менше 2-х років.

    Для заняття керівних посад обов’язковий досвід роботи в адміністративно-господарському відділі не менше 5 років.

    Особисті якості працівника

    Хто це – фахівець АГВ? Працівник, що володіє такими особистими якостями:

    • Стресостійкість.
    • Ініціативність.
    • Лідерські та організаторські навички.
    • Чесність.
    • Добропорядність.
    • Вміння оперативно знаходити вихід із складних ситуацій.

    Головні робочі функції співробітника

    За профстандарту спеціаліст АГВ виконує такі головні завдання на своєму робочому місці:

    • Забезпечує господарську діяльність компанії-роботодавця.
    • Контролює раціональне використання витратних матеріалів та інших матеріальних цінностей.
    • У межах своєї компетенції веде облікову документацію, а також надає звіти з діяльності відділу безпосередньому керівникові.

    Посадові обов’язки фахівця

    Коло обов’язків фахівця АГВ надзвичайно широкий:

    • Контролює збереження матеріальних цінностей.
    • Вживає дієві заходи щодо запобігання та розв’язання конфліктних ситуацій у відділі.
    • Розглядає претензії співробітників і клієнтів організації щодо неякісного обслуговування його підлеглими. Проводить необхідні організаційно-технічні заходи, викорінюючи повторення подібних випадків.
    • Контролює належне оформлення робочих приміщень, а також стежить за внутрішньою і зовнішньою рекламою – забезпечує її оновлення, піклується про естетично привабливому стані.
    • Забезпечує чистоту і порядок як в самій організації, так і на прилеглих до приміщень компанії територіях.
    • Контролює дотримання починенными співробітниками норм охорони праці, санітарії, протипожежної безпеки.
    • Інформує керівництво щодо недоліків у діяльності відділу, пропонує шляхи їх викорінення.
    • Стежить за чистотою і порядком в офісах, організовує своєчасний ремонт меблів, обладнання і приміщень.
    • Організовує закупівлю офісних меблів, канцтоварів та технічного обладнання.
    • Організовує і контролює діяльність клінінгових служб.
    • Організовує привітання співробітників організації, так і її клієнтів з нагоди державних свят, днів народження, пам’ятних дат.
    • Якщо роботодавець орендує приміщення, то фахівець АГВ вирішує всі господарські питання по оренді.
    • Організовує своєчасну реставрацію, перебудову робочих приміщень.
    • Відповідальний за зберігання канцелярських товарів, обладнання, господарських матеріалів, інвентарю. Забезпечує за необхідності всім перерахованим вище працівників організації.
    • Організовує харчування співробітників.
    • Складає необхідні облікові та звітні документи.

    Взаємодія з іншими підрозділами

    Посадові обов’язки фахівця АГВ – це і взаємодія з іншими відділеннями, посадовими особами всередині організації.

    Начальник АХО. З питань, що потребують узгодження з вищестоящим керівником.

    Всі інші структурні підрозділи організації. Тут складено цілий список питань щодо отримання:

    • Заявки на забезпечення хозинвентарем, меблями, обладнанням, технічними пристроями, канцтоварами та ін.
    • Звіти по використанню наданих матеріальних ресурсів.
    • Заявки на хозобслуживание конференцій, семінарів, нарад та ін.
    • Заявки на ремонтні роботи різного масштабу.
    • Заявки на організацію харчування працівників.

    АГВ, в свою чергу, надає всім структурним підрозділам організації потрібні матеріальні ресурси – канцтовари, меблі, техніку та ін.

    Управління звітності та обліку. Питання щодо отримання від АГВ:

    • Облік майна, господарських операцій, грошових коштів, що надійшли та ін.
    • Дані щодо руху фінансів.

    Надається управлінням звітності та обліку наступне:

    • Документи з лімітів на відпустку матеріальних ресурсів і їх витрачання структурними підрозділами.
    • Пропозиції щодо реалізації невикористаних матеріальних цінностей.
    • Кошторису витрат на утримання робочих приміщень, будівель організації, в т. ч. і на супутнє обладнання.
    • Кошторису витрат на закупівлю меблів, канцтоварів, технічного обладнання та ін.

    Юридичне управління. Питання отримання адміністративно-господарським відділом:

    • Юридичні консультації з потрібних питань.
    • Документи на правову експертизу.
    • Відповіді на запити юридичної спрямованості.

    Секретар-референт. Передача документів на відправлення та/або тиражування. Від секретаря відділ отримує кореспонденцію в свою адресу.

    Права фахівця

    Спеціаліст АГВ має право:

    • Запитувати у структурних підрозділів компанії відомостей про стан приміщень і устаткування, використання витратних матеріалів.
    • Вносити на розгляд керівника пропозицій щодо покращення своєї роботи.
    • Вимагати від роботодавця забезпечення нормальних умов трудової діяльності.
    • Приймати відповідальні рішення в межах своєї компетенції.

    Відповідальність спеціаліста

    Працівник несе повну відповідальність за:

    • Своєчасне забезпечення організації необхідними матеріалами, обладнанням, меблями та ін.
    • Збереження документації.
    • Своєчасність і правильність складених особисто звітів керівництву.
    • Розголошення відомостей, що є комерційною таємницею роботодавця.
    • Збереження матеріальних цінностей, наданих компанією для робочої діяльності.
    • Невиконання вимог посадової інструкції.

    Спеціаліст АГВ – відповідальна посада. Адже на адміністративно-господарському відділі тримається комфортна робоча атмосфера організації, повноцінний праця її співробітників. Часом від АГВ навіть залежить можливість безупинної роботи компанії.