Ревізія каси: порядок проведення та складання акта
Успішна діяльність будь-якого підприємства залежить головним чином від бездоганного стану каси і якісного проведення операцій. Чинне законодавство досить чітко регламентує цю сферу. Нормами передбачено різні види перевірок фінансового обороту в компаніях. Однією з них є ревізія каси на підприємстві. Розглянемо детальніше, що являє собою ця перевірка.
Загальні відомості
Ревізія грошових коштів у касі – це комплекс заходів з оцінки відповідності проведених операцій законодавству, своєчасності і правильності їх здійснення. Така інвентаризація може виступати в якості самостійної перевірки або бути одним з етапів контролю уповноваженими органами. Ревізія каси вважається одним з обов’язкових і регулярних наглядових заходів.
Етапи перевірки
Проведення ревізії каси передбачає наступні стадії:
- Перерахунок готівки і зіставлення даних, які отримані із звітних паперів з фактичними сумами.
- Контроль дотримання фінансової дисципліни.
Ревізія каси і аналіз інформації формують достовірне уявлення про те, як використовуються кошти організації, а також негативних і позитивних напрямках діяльності фірми. Значення цих заходів важко переоцінити. В ході інвентаризації аналізується позитивний досвід підприємства у сфері господарювання. Крім цього, проводиться оцінка допущених порушень і зловживань. Подібно будь-якій іншій контрольної операції, ревізія каси здійснюється з використанням спеціальних методів, які забезпечують системність її виконання.
Мета процедури
Ревізія каси і нагляд за дотриманням фінансової дисципліни спрямовані на встановлення достовірності відомостей, наданих у звітності, шляхом зіставлення даних з фактичним станом справ. Ще однією метою процедури виступає виявлення і припинення порушень закону у сфері обігу коштів. Результати ревізії каси дозволяють аудитору або інспектору сформувати об’єктивну думку про фінансову звітність фірми, спростовуючи або підтримуючи її ділову репутацію.
Законодавча база
Порядок проведення ревізії каси суворо регламентований. Згідно з законом, виконувати дану процедуру уповноважені:
- Представники органів контролю компанії – компетентні співробітники фірми.
- Службовці Росфиннадзора.
- Податкові інспектори.
Ревізію каси може ініціювати на підприємстві та безпосередньо його керівник. У цьому випадку директор компанії укладає договір з незалежним аудитором або фірмою, що мають відповідну акредитацію. До 2012 року повноваженнями на проведення контрольних процедур володіли банки. Сьогодні закон такі перевірки не передбачає.
Специфіка процедури
Порядок проведення ревізії каси розробляється і затверджується локальними регламентами в рамках закону. Наприклад, Положення про виконання внутрішнього фінансового контролю передбачає:
- Формування уповноваженої комісії.
- Перелік підконтрольних об’єктів.
- Періодичність здійснення зняття готівки.
- Правила, відповідно з якими здійснюється оформлення і проведення ревізії каси.
Інспектори ИФНС, що здійснюють наглядові заходи, оцінюють повноту оприбуткування та обліку надходжень від основної та додаткової діяльності компанії. Згідно з Адміністративним регламентом, посадові особи можуть перевірити будь-яку фірму, яка виробляє готівковий розрахунок з використанням ККМ або без неї, але із застосуванням платіжних карток з правом видачі прибуткових документів, оформлених на бланках суворого обліку згідно з касовим чеком.
Суб’єкти
Раптова ревізія каси може бути виконана в будь-якій компанії, незалежно від форми власності, податковою інспекцією. За п. 5.14.1 Положення №278 контроль, який здійснюється органами Росфиннадзора, орієнтований головним чином на компанії, які:
Періодичність перевірок
Ревізія каси в рамках внутрішнього аудиту виконується:
- не рідше 1 разу на півріччя або квартал;
- на 1 число року, який йде після звітного;
- при передачі справ касиром або спеціалістом, який його заміняє, іншого службовця;
- в інших випадках на розсуд директора компанії, відповідно до прийнятої фінансової політики фірми.
Підприємства, що мають великий грошовий оборот, як правило, практикують перевірки щомісяця або на останнє/перше число кожного місяця.
Позапланова перевірка
Керівництво має право ініціювати інвентаризацію тоді, коли вважає за необхідне. Така перевірка вважається раптовою. Її відмінність від планової процедури полягає тільки в тому, що не визначена дата її виконання. У ряді випадків така ревізія каси обумовлюється настороженістю директора або наявністю прямих підозр у зловживаннях серед співробітників, які несуть відповідальність за дотримання фінансової дисципліни в компанії. Перевірки, які виконують інспектори ИФНС або Росфиннадзора, зазвичай завжди позапланові. Наказ, що регламентує порядок ведення ревізій, прямо не встановлює термін “раптовість”. Однак забезпечення внеплановости і нерозголошення стадій підготовки перевірки виступає в якості одного з обов’язкових вимог до кваліфікованих службовцям.
Умови виконання інвентаризації
Оформлення ревізії каси здійснюється в першу чергу розпорядженням:
- Директора фірми, якщо це внутрішня перевірка.
- Керівника (або його заступника) Росфиннадзора або органу ИФНС.
У розпорядженні вказуються терміни виконання процедури і підтверджуються повноваження контрольної групи. Крім того, ревізор або комісія засвідчують свої особистості, висуваючи відповідні документи. Тільки після виконання цих обов’язкових дій фірма може надати необхідні папери, багато з яких містять комерційну таємницю, і готівку.
Вимоги до перевіряючим
Приступаючи до ревізії, інспектор повинен керуватися встановленими правилами. Зокрема, службовець повинен своїми діями забезпечити:
- Компетентність.
- Раптовість.
- Обґрунтованість.
На практиці, на жаль, далеко не завжди зазначені якості проявляються у інспекторів. Тим не менш ревізор повинен пам’ятати про професіоналізм у будь-якій ситуації. Необ’єктивність призводить до необхідності проводити повторні ревізії, затягування процесу виявлення обставин, при яких мали місце порушення. Ще одним важливим фактором є безперервність перевірки. В ході ревізії інспектор або інша уповноважена особа не повинна відволікатися. Всі розпочаті дії необхідно довести до кінця без перерв.
Важливий момент
Навіть проміжні показники, отримані в ході інвентаризації, повинні обов’язково обговорюватися тільки з керівництвом компанії. Особливо це важливо у випадках, коли виконується ревізія каси банку, або іншої великої фінансової організації. Таке обговорення сприяє усуненню недоліків і помилок, які були допущені в ході перевірки, а також істотно економить час і орієнтує інспекторів на об’єктивність при оцінці стану справ.
Загальний порядок
Поява зовнішнього або внутрішнього ревізора, як вище було зазначено, обов’язково супроводжується виданням відповідного розпорядження. Воно виступає в якості підстави виконання контрольних заходів. Інвентаризацію готівки повинна здійснювати комісія. Крім самого ревізора, при цьому процесі присутній касир, бухгалтер, а також незацікавлена особа. В наказ про перевірку включаються всі важливі моменти процедури:
- Визначається коло осіб, які входять в комісію.
- Встановлюється термін проведення заходів і здачі результатів.
Ці ж відомості містяться і в повідомленні, яке направляється компетентними наглядовими органами.
Підготовка
Інвентаризація починається з підготовки. В ході неї касир передає уповноваженої комісії самий свіжий звіт за операціями, оформляє розписку, в якій підтверджує відсутність неоприбуткованої готівки та неврахованих документів. Голова контрольної групи візує і датує всі отримані папери. При цьому на них ставиться відмітка “До ревізії”, оскільки вони ще не зафіксовані в регістрах, а операції за ним вже здійснені.
Зняття готівки
Це наступний етап ревізії. Зняття грошей здійснюється шляхом полистного перерахунку і зіставленням отриманих сум з даними звітності. Крім цього, перевіряється переміщення засобів і наявність бланків обліку. Це здійснюється шляхом зіставлення фактичних залишків з інформацією з журналів реєстрації. Після закінчення цих дій відомості заносяться в спеціальний акт ревізії каси. Він складається у 2-х примірниках.
Перевірка вимог до збереження готівки
В ході ревізії встановлюється:
- Присутні сейфи з справними замками в приміщенні.
- Яким чином здійснюється транспортування готівки і забезпечення її збереження при перевезенні.
Крім цього, проводиться дослідження підсумків попередніх перевірок і аналіз їх періодичності.
Оцінка дотримання дисципліни
В ході ревізії перевіряється відповідність оформлення первинних документів вимогам законодавства. Зокрема, встановлюється наявність на паперах необхідних реквізитів і підписів, що дозволяють здійснення операцій. Інспектори перевіряють правильність складання розрахункових і платіжних відомостей, присутність у них строків виплат, підписів, що посвідчують отримання коштів та дозвільних їх видачу. Повинні бути дотримані вимоги щодо оформлення касової книги.
У ній послідовно повинні бути пронумеровані сторінки, записи повинні бути в хронологічному порядку. При наявності виправлень обов’язково необхідні корекційні коментарі. Комісія перевіряє також обґрунтованість виплат на ті або інші господарські потреби, матеріальної допомоги, премій тощо. В ході контрольних заходів виконується суцільна ревізія повноти і своєчасності оприбуткування коштів, одержаних з банку, та встановлення розбіжностей у послідовності подій при відрахуванні готівки в обслуговуючу рахунок організацію (при їх наявності). Перевірці підлягає своєчасність здачі залишків коштів, отриманих під звіт або не використаних у відрядженнях.
Документальне оформлення ревізії каси
Законодавством встановлена уніфікована форма бланка, в яку заносяться дані, отримані в ході перевірки. Оформлення підсумків ревізії каси здійснюється за ф. № ІНВ-15. В бланк заносять:
Позиції звітності та фактичному стану можуть збігатися. У цьому випадку стан справ в касі благополучне. Якщо сума коштів у звітності більше фактичної наявності, то має місце недостача. Якщо ситуація протилежна, і грошей у касі більше, ніж в документах, то наявні надлишки. Всі ці відомості узагальнюються і заносяться в бланк. Акт ревізії каси складається в текстовому вигляді. В якості висновку в ньому виступає розділ про висновках і пропозиціях. Коротко у ньому перелічуються виявлені порушення і даються рекомендації щодо їх усунення.
Терміни виконання інвентаризації
Вони встановлені в законодавстві. Строк для кожного конкретного підприємства буде залежати від обсягу даних, що підлягають перевірці. Однак у будь-якому разі він не повинен бути більше 45 днів. У виняткових випадках, однак, закон допускає і його продовження. Зокрема, таке має місце в ситуаціях, коли необхідне втручання органів слідства. Ревізія каси для податкових інспекторів обмежується 20 днями.
Які наслідки порушень?
У разі якщо у процесі перерахунку готівки перевіряючі виявили розбіжність з даними звітності, касиру належить в письмовому вигляді дати пояснення їх причин. Виявлені надлишки приймаються до обліку в той же день, а недостача повинна бути стягнута з відповідальної особи. При виявленні серйозних порушень законодавства ревізор має право передати справу слідчим органам або іншим інстанціям для порушення адміністративного провадження. У цих випадках на керівника компанії або матеріально відповідальна особа може бути накладено великий штраф. Як правило, така відповідальність має місце за грубі та неодноразові порушення законодавчих вимог. Негативний підсумок ревізії зажадає від директора фірми негайного прийняття відповідних заходів по ліквідації порушень. Необхідні заходи розробляються в ході обговорення даних, отриманих комісією при перевірці. Ліквідаційні заходи фіксуються у відповідному протоколі.
Оцінка стану контролю
Ревізія каси і перевірка дотримання фінансової дисципліни виступає в якості ефективного способу нагляду обороту готівки на підприємстві. У більшості випадків використання цього інструменту дозволяє вчасно припинити або попередити порушення в компанії.
Існують певні ознаки, за якими можна оцінити недостатність або повна відсутність внутрішнього нагляду за переміщенням фінансів в касі підприємства. До них, зокрема, відносять:
