Прибутковий касовий ордер: зразок заповнення

Віктор Кузьмін
1 minute

Безумовно, касові операції – це важлива частина функціонування організації. Однак сума грошових коштів, що зберігаються в касі підприємства, обмежена певним лімітом, і про це важливо пам’ятати. Ознайомитися зі способами розрахунку ліміту можна в додатку до Положення Банку Росії від 12.10.11 №373-П. Всі операції, що перевищують встановлений ліміт, повинні проходити через розрахунковий рахунок організації. Виняток становлять лише дні видачі зарплати. При роботі з готівкою важливо суворо дотримуватися даної вимоги.

“Приходник”- важлива ланка касової дисципліни

Операціями з готівкою супроводжує оформлення первинної документації – видаткових і прибуткових касових ордерів. Розглянемо докладніше надходження грошових коштів та оформлення прибуткового касового ордера.

При отриманні грошей належить оформляти документ, званий прибутковим касовим ордером. Прибутковий касовий ордер – це бланк первинної документації. На його підставі здійснюється прийом грошових коштів. Держкомстат Росії затвердив типову форму “приходника” – уніфіковану форму КО-1.

Підставою для оформлення прибуткового касового ордера є документ, який здатний підтвердити отримання грошових коштів, наприклад, товарний чек, чек ККМ, Z-звіт за ККМ або ж авансовий звіт.

У ПКТ неприпустимі закреслення, а також внесення будь-яких виправлень. З цієї причини його заповнення потребує підвищеної уваги та акуратності.

Відповідно до законодавством Російської Федерації прибутковий касовий ордер для ІП може не оформлятися. У разі ж, якщо індивідуальний підприємець займається оформленням ПКО і покладає на себе ведення касової дисципліни, документ повинен бути підписаний.

Порядковий номер і дата ПКО відображаються в касовій книзі, після чого прибутковий касовий ордер проходить реєстрацію в журналі КО-3 і відправляється в папку з іншими “приходниками.”

Паралельно з використанням “приходников” і “расходников” для обліку грошових коштів організації також застосовують ККМ.

Дозволяється використання ПКО, оформленого як у ручній формі, так і у машинописній. Можливе також використання ПКО, створеного за допомогою онлайн-сервісів.

Детально розглянемо прибутковий касовий ордер. Зразок заповнення і деякі рекомендації, наведені нижче, допоможуть уникнути типових помилок у майбутньому.

З чого складається прибутковий касовий ордер?

Оформлюють цей документ у єдиному екземплярі при внесенні грошей у касу підприємства. Звернемося до форми КО-1. Стає ясно, що ПКО має кілька складових. Перша – це сам прибутковий касовий ордер, а друга – це відривна квитанція.

У заповненому вигляді обидві складові документа повинні бути завірені підписом відповідального працівника (касира, бухгалтера чи керівника організації). На квитанції неодмінно повинна бути печатка організації, яка видала документ. Квитанція є підтвердженням факту прийому грошових коштів і передається людині, яким гроші були внесені.

Як заповнити прибутковий касовий ордер?

Оформлення ПКО не вимагає багато часу, але значно полегшує роботу касира.

Розглянемо прибутковий касовий ордер, приклад заповнення та структуру документа:

  • Найменування організації.
  • ОКПО.
  • Номер, який не повинен відрізнятися з номером, відбитим у журналі реєстрації КО-3.
  • Дата, яка повинна точно відповідати дню прийому грошових коштів.
  • Дебет – рахунок бухгалтерського обліку, на якому буде враховано надходження грошей.
  • Кредит – рахунок бухгалтерського обліку, за кредитом якого позначиться ця сума.
  • Сума в цифровому відображенні.
  • Код цільового призначення, який підлягає заповненню тільки в організаціях, що мають систему кодування.
  • Прийнято від (прописується назва підприємства, від імені якого надходять гроші, і Ф. В. О. співробітника, що вносить кошти).
  • Підстава (вказується конкретний документ, який є підставою для внесення коштів).
  • Сума (письмово вказується сума грошей, що надійшли).
  • У тому числі (дана графа відображає наявність ПДВ).
  • Додатки (тут вказують супровідні документи операції).
  • Підписи головного бухгалтера і касира.

    • Порушення в роботі з прибутковим касовим ордером

    Не слід забувати, що нумерація прибуткових касових ордерів ведеться з початку року. Не менш важливо й те, що якщо фактична дата операції не відповідає даті оформлення ПКО, то такий прибутковий касовий ордер буде визнаний недійсним.

    Відомі випадки, коли ІП ігнорували заповнення бланка ПКО, при цьому заповнюючи лише прилеглу до нього квитанцію. Такі дії є грубим порушенням касової дисципліни. Спочатку запоняется основний бланк ПКО, а тільки потім здійснюється заповнення його квитанції.

    Шляхи надходження грошових коштів у касу організації

    Як згадано раніше, ПКО застосовують при обліку грошей, що надходять у касу підприємства. Надходження готівкових грошей може відбуватися:

    • в якості плати за реалізовану продукцію (послугу);
    • за продане майно;
    • у вигляді повернення невикористаних підзвітних грошових коштів;
    • від засновників при поповненні статутного капіталу;
    • від працівників підприємства (у вигляді повернень, погашення позик, порядку відшкодування збитків;)
    • з банківських рахунків організації.

    Обов’язки і порядок роботи касира

    Здійснивши процедуру прийняття грошових коштів, касовий працівник засвідчує підписом ПКО, а також прилеглу до нього відривну квитанцію. Після цього він на квитанції ставить штамп чи печатку. Квитанція підлягає видачі людині, яка внесла гроші. На завершальному етапі операції прийому грошових коштів співробітник каси, скориставшись спеціальним штампом, ставить відмітку «Отримано», вносить дату і завіряє документ своїм підписом.

    При роботі з ПКТ касовий працівник повинен встановити наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а також вивчити документи на відсутність помилок. Застосування факсимільного підпису при оформленні прибуткового касового ордера неприпустимо. Крім того, касиру необхідно відзначити факт присутності документів, які були відзначені в якості додатка.

    Будь-які порушення, виявлені в роботі з готівкою, а також порушення касової дисципліни загрожують накладенням адміністративних штрафних санкцій на посадових осіб.

    Термін зберігання “приходника”

    Термін зберігання прибуткових касових ордерів в архіві організації повинен становити не менше п’яти років.

    Анульований прибутковий касовий ордер не знищується, а підшивається у відповідну папку і підлягає зберіганню протягом 36 місяців з моменту закінчення календарного року.