Посадова інструкція спеціаліста з закупівель: зразок

Віктор Кузьмін
1 minute

У даній статті буде детально розглянута така посада, як фахівець із закупівель, зокрема – його посадова інструкція. Це документ, який співробітникові надає сама компанія і в якому чітко прописуються усі його права та обов’язки, правила здійснення трудової діяльності, визначення меж відповідальності у випадках порушень робочого порядку та інші локальні нормативні речі, необхідні для вивчення перед безпосереднім вступом на посаду. Необхідно знати, як правильно написати дану інструкцію і з чого вона складається, а також розглянути всі функції людини, що виконує дану роботу. Також у даній статті буде представлена посадова інструкція фахівця із закупівель в зразку, тому читач зможе не лише дізнатися про специфіку трудової діяльності цього працівника, але і подивитися на те, як виглядає такий важливий для цієї посади (втім, як і для будь-якої іншої) внутрішній юридичний документ.

Федеральний закон

Вся інформація про розглянутих в даній статті посадах і відповідних їм інструкціях заснована на Федеральному законі Російської Федерації, присвяченому системі контрактів у сфері товарообігу, закупівель, здійснення робіт і послуг, що забезпечують потреби держави і муніципальних структур. Номер цього закону – 44, а прийнятий він був п’ятого квітня 2013 року. Відповідно, посадова інструкція фахівця із закупівель з 44 ФЗ пов’язана безпосередньо, так само як і та ж інструкція для менеджера з постачання.

Спеціаліст із закупівель і менеджер матеріального постачання

Фахівця із закупівель в даній статті в деяких місцях ми будемо порівнювати зі схожою посадою, яка називається “менеджер з постачання” з причини наявності у них вагомих точок перетину і для повного охоплення теми. Посадові інструкції спеціаліста з організації закупівель і постачає менеджера також досить схожі.

Фахівець із закупівель, як і менеджер, відповідальний за постачання у межах своєї компанії – це практично нова професія: принаймні, вона набагато молодше багатьох інших спеціальностей з цієї трудової комерційної сфери. Втім, це зовсім не означає, що до їх появи у фахівцях подібного толку не було абсолютно ніякої потреби: вона була, і люди виконували ті ж завдання і раніше в різних організаціях і на підприємствах (як правило, пов’язаних з промисловим виробництвом), тільки сама назва посади було іншим. Співробітників, які зараз іменуються фахівцями із закупівель, тоді називали інженерами, що відповідають за матеріальне і технічне забезпечення свого підприємства всім необхідним для успішного здійснення його діяльності.

Рід діяльності даних фахівців

Перш ніж детально пройтися по посадової інструкції фахівця із закупівель і його колеги в особі забезпечує організацію менеджера, так само як і по всім аспектам їх трудової діяльності, слід коротко описати, ніж вони обидва взагалі займаються.

Якщо звести до спільного знаменника всі функції робочої діяльності даних фахівців, не роблячи глибокий аналіз (оскільки він буде представлений нижче) всіх тонкощів їх праці в рамках конкретного підприємства з певним матеріальним станом, то можна виділити головну, першорядну задачу, яка перед ними стоїть. Як вже можна було здогадатися, завдання полягає у своєчасному і систематично постійному забезпеченні головного підприємства матеріальними цінностями, необхідними йому для підтримання трудової системи. Простіше кажучи, дані фахівці займаються суміжними поставками сировини, необхідного специфікою виробництва його організації.

Це не таке просте завдання, як може здатися на перший погляд. За забезпеченням підприємства різними товарами та іншими матеріальними продуктами стоїть серйозна робота, що включає в себе безліч супутніх обов’язків, таких як: проведення аналізу цінових і якісних переваг того чи іншого постачальника, їх безпосередній пошук і встановлення і підтримання договору, стеження за усіма поточними проходять операціями та їх супроводження з метою забезпечення високого рівня безпеки та продуктивності у плані отримання фірмою заявленої прибутку, а також багато іншого.

Різниця між фахівцем і менеджером

Дуже часто, тобто практично в більшості випадків, наймачі яких би то не було організацій не сприймають посади фахівця із закупівель і менеджера з постачання як мають якісь відмінності між собою. Фактично більша частина роботодавців сприймає цю пару як синонимичный тандем, хоча є і ті, хто так не думає. Якщо ж оперувати більш діловим підходом до посадового сприйняття трудової диференціації цих працівників, то виходить наступне:

  • Спеціаліст із закупівель – це співробітник компанії, який безпосередньо займається забезпеченням цієї компанії тими матеріалами і товарами, які відповідають родом її продуктивної діяльності (наприклад, якщо такий працівник працює на фабриці по виготовленню меблів, він повинен стежити за постачанням на склади свого підприємства деревини, лаку та інших матеріалів, необхідних конкретно в даному випадку).
  • Менеджер з постачання – це співробітник компанії, який безпосередньо займається всіма виникаючими питаннями по доставці інших, не пов’язаних із самою діяльністю організації матеріальних цінностей (наприклад, це можуть бути канцелярські товари для офісної роботи керуючих менеджерів, запаси продовольства для щоденного забезпечення харчування у їдальні тощо).

Посадова інструкція спеціаліста з закупівель

Будучи таким же першочергово важливим і основним внутрішнім юридичним документом організації з частини працівників даної посади, як і трудовий договір, який оформляється між працівником і його наймачем, посадова інструкція будь-якого працівника є основним переліком всіх необхідних для ознайомлення і вивчення правил, прав, обов’язків та інших речей і деталей, що стосуються конкретної посади, яку цей документ описує. Це важливо враховувати, оскільки, якщо посилатися на чинне зараз у нашій країні законодавство в частині трудової діяльності, виходить, що жоден співробітник без особистої на те бажання (юридично закріпленого офіційним згодою) не має обов’язку здійснювати робочу діяльність, яка не була прямо прописана безпосередньо в самому трудовому договорі. Отже, внаслідок тісної взаємодії цього документа до посадової інструкції фахівця із закупівель (або будь-якого іншого працівника особи), саме посадова інструкція визначає підсумкову ефективність і продуктивність в роботі працівника. Саме тому роботодавцю дуже важливо знати, як правильно скласти таку інструкцію, точно так само, як і працівник повинен бути поінформований про те, правильно чи цей процес був здійснений і відповідає зміст інструкції всім нормативно-правовим нормам та іншим регулюючим факторів.

Розділи посадової інструкції фахівця із закупівель

У плані форми, так і змісту цей документ повинен бути виконаний у відповідності з усіма прийнятими в діловому обороті юридичних документів стандартів, що визначають якість і правильність подання основної інформації щодо майбутньої посади претенденту на неї.

Так виглядає сам зразок. У посадової інструкції фахівця із закупівель за профстандарту цей фахівець (або тільки претендент на це звання) побачить наступні розділи:

  • Верхня ліва колонка цього документа містить інформацію про тієї організації, яка видає його устраивающемуся на посаду людині. Права ж відображає читачеві інформацію про те, як і ким посадова інструкція фахівця відділу закупівель була затверджена, а її текст – узгоджений у відповідності з усіма необхідними стандартами. За словом “Затверджено” йдуть такі дані: дата, в яку документ був затверджений та інформація про керівний особі чи організації, яка це твердження здійснило. За цим слідує його особистий підпис. За словом “Погоджено” йдуть також дата, в яку було здійснено узгодження, та дані про працівників тих відділів, які брали безпосередню участь у складанні посадової інструкції. Їм, у свою чергу, теж необхідно залишити свої розпису в потрібному рядку, що йде після перерахованих вище даних. Відділи та установи, з якими співпрацює організація при складанні посадової інструкції для будь-якого працівника на своїй посаді: служба, що надає відповідну юридичну консультацію та безпосередню допомогу, відділ кадрів та відділ компанії, у який в подальшому потрапить співробітник, що претендує на посаду.
  • Розділ посадової інструкції фахівця із закупівель бюджетної установи, який містить загальну інформацію включає в себе: список всіх вимог, яким повинен відповідати кандидат на посаду (таких як потрібний вік, отримана освіта, вже є за плечима досвід роботи, всі потрібні для здійснення трудової діяльності задатки й уміння та ін), а також перелік документів, до яких відносяться різноманітні юридичні акти законодавства Російської Федерації, так і самої організації, в яку влаштовується працівник – з цим переліком він зобов’язаний бути ознайомлений в момент офіційного вступу на робочу посаду. Крім усього іншого, в даному розділі висвітлюються різні технічні моменти, з якими працівник може зіткнутися під час виконання своїх обов’язків: місце цього співробітника у всій системі підприємства (в плані відповідальності, зв’язків, трудового графіку і розкладу тощо), порядок оформлення на роботу або звільнення з посади, порядок здійснення заміщення співробітником іншого працівника підприємства або заміщення цією особою самого співробітника, вся інформація про призначеним йому начальником людину і т. д.
  • Основний розділ такого документа, як посадова інструкція фахівця із закупівель (у школі зокрема, ця вакансія актуальна не тільки на виробничих підприємствах), являє собою чіткий список всіх прав та обов’язків працівника. Зрозуміло, спочатку працівникові надаються для ознайомлення його обов’язки, які повинні бути максимально точно і чітко прописані, щоб уникнути будь-якого непорозуміння з боку кандидата і потенційних проблем у майбутньому під час здійснення ним трудової діяльності. Безпосередньо ж права є наслідком обов’язків і переслідують завдання істотно полегшити працівнику процес виконання ним усіх належних йому за посадою функцій. Такими правами можуть бути: а) право на отримання інформації в повній мірі стосовно своєї роботи; б) право висловлювати начальству пропозиції, які так чи інакше порушують трудову діяльність працівника або всього підприємства в цілому; в) право кар’єрного росту всередині організації і т. д.
  • Останній розділ посадової інструкції фахівця з державних закупівель укладає в собі інформацію про відповідальність, яку працівник змушений буде взяти на себе у випадку невиконання з його боку його прямих обов’язків в частині здійснення трудової діяльності.

    • Посадова інструкція менеджера з постачання

    В своєму змісті і оформленні инструктирующий документ менеджера з постачання в усьому схожий з посадової інструкції фахівця із закупівель, однак не слід забувати також і про їх суттєві відмінності. В першу чергу це важливо для великих підприємств, в штаті яких передбачені місця для обох цих посад. Отже, при складанні посадових інструкцій їх укладачі повинні приділити особливу увагу більш конкретного складання та визначення критеріїв, за якими на дані вакансії проводиться відбір бажаючих кандидатів, а також серйозно підійти до питання розмежування обов’язків і специфіки діяльності фахівця із закупівель і менеджера з постачання.

    У трудовій сфері, як правило, існує думка, що фахівець з закупівель рангом знаходиться на більш високій позиції, ніж його колега, який несе відповідальність за забезпечення організації матеріальними цінностями всіх профілів. Наявність цієї думки в масах зумовлено, зокрема, і різницею в заробітній платі представників двох даних посад: у першого сума грошового заохочення за трудову діяльність в цілому куди вище, ніж у другого. Однак і вимоги до нього пред’являються, відповідно, більш суворі.

    Посадова інструкція головного спеціаліста з питань закупівель і посадова інструкція менеджера з постачання – це два документи, які майже ідентичні, однак дуже важливо зрозуміти, що лише чітке розмежування посадових обов’язків цих працівників дозволить оптимізувати робочий процес і призвести до більш ефективних результатів трудової діяльності всього підприємства.

    Вимоги до кандидатів

    До претендентів на обидві професії внаслідок схожості деяких їх повноважень та специфіки робочих обов’язків, а також тому, що і у менеджера з постачання, і у фахівця із закупівель посадові інструкції у ДНЗ (документаційному забезпеченні управління) майже однакові, висуваються приблизно одні і ті ж вимоги. І фахівець з закупівель, і менеджер з постачання повинні:

  • Володіти умінням вести переговори з клієнтами та домагатися від них високої конверсії.
  • Вміти брати на себе відповідальність за прийняття складних рішень.
  • Вміти проаналізувати ситуацію на ринку або будь-який інший необхідний для аналізу об’єкт.
  • Проводити роботи з значними розмірами інформації і вести не менше документацію.
  • Володіти компетенціями в області транспортування вантажів та митного законодавства на теоретичній основі.
  • Впевнено володіти персональним комп’ютером і користуватися усіма необхідними у роботі програмами.

    • Проте це не весь перелік вимог, які пред’являються кандидатам на одну з двох розглянутих в даній статті посад. До старшому спеціалісту із закупівель, з посадовою інструкцією якого ми вже розібралися, точно так само, як і до менеджера з постачання, роботодавець має право пред’явити якісь інші вимоги, в число яких може увійти, наприклад, вільне володіння іноземною мовою у разі, якщо організація веде свою діяльність в тому числі і за кордоном тієї країни, в якій вона розташовується.

    При цьому є і відмінності. Таким чином, фахівця у сфері закупівель посадова інструкція передбачає працевлаштування при наявності тільки вищої освіти (фінансового, економічного, юридичного чи іншого в схожих напрямках), у той час як менеджером з постачання може стати людина з середньою спеціальною або навіть звичайним середнім освітою. Оплата праці, як вже згадувалося раніше, у цих працівників теж різна.

    Різниця в посадових обов’язках спеціаліста та менеджера

    Тут дуже важливим фактором стає безпосередньо спрямованість трудової діяльності компанії та специфіка процесу роботи всередині неї.

    Самі посадові інструкції фахівця із закупівель (зразок ви вже бачили) і менеджера з постачання припускають наступні посадові обов’язки:

  • Комплектація товару або групи товарів на складі підприємства, здійснення організаційного контролю над будь-якими процесами, що стосуються цих товарів.
  • Товарне забезпечення за запитами без будь-яких затримок у часі.
  • Пошук і ведення переговорів з самим підходящим під можливості організації постачальником.
  • Ведення всієї юридичної документації, пов’язаної з постачальниками.
  • Спостереження за фінансами, процесуально супроводжують товари.
  • Контроль реалізації виконання всіх поставок в строк.
  • Стеження за пересуваннями товару в рамках системи поставок.
  • Здійснення якісної перевірки прибулого в організацію товару.
  • Відповідні особистим компетенціями рішення виникаючих у ході питань роботи з постачальниками.

    • Відмінності ж між фахівцем по закупівлях і менеджером з постачання повинні визначати вже безпосередньо наймають їх організації, роблячи це максимально чітко конкретно щоб уникнути непродуктивної роботи, що не відповідає високим стандартам виробництва.

    Наймач також має право наділити свого співробітника додатковими робочими функціями у відповідності зі специфікою його управління.

    Підсумок

    Посадову інструкцію спеціаліста по закупівлях 44 ФЗ регламентує досить докладно. Вивчивши даний документ досконально, можна знайти відповіді практично на всі питання, що стосуються даної посади. Для фахівця у сфері закупівель посадова інструкція – найважливіший юридичний документ, пов’язаний з його робочими обов’язками.