Подорожній лист вантажного автомобіля – форма 4П для 1С

Якщо організація має в своєму розпорядженні власним вантажним транспортом, обов’язковою частиною діяльності є облік роботи водіїв, витрата мастильних матеріалів і палива.

Ці та інші відомості фіксуються у первинному обліковому документі. Називається він “Подорожній лист вантажного автомобіля”. Бланк документа містить різні поля. Внесені в них відомості відображають зазначену вище господарську діяльність. Існує кілька типів таких документів. Далі в статті розглянемо детальніше деякі з них.

Загальні відомості

Подорожній лист вантажного автомобіля може відноситися до одного з трьох видів. Його визначення залежить від ряду факторів. Так, подорожній лист вантажного автомобіля (форма 4) використовується при здійсненні транспортування за умови оплати роботи машини за відрядними розцінками відповідно з Єдиними тарифами.

Міжміський тип документа застосовується при виконанні перевезення на далекі відстані. Подорожній лист вантажного автомобіля даного виду має на лицьовій стороні червону смугу з відповідним написом. Міжміські перевезення та їх оплата здійснюються у відповідності з встановленими транспортними статутами і положеннями законодавства. Подорожній лист вантажного автомобіля може також відображати відомості про перевезеннях, здійснюваних за розподіленого тарифами.

Загальні вимоги

Подорожній лист вантажного автомобіля, зразок заповнення якого наведено нижче – це документ суворої звітності. Виготовлення паперів здійснюється з друкарською нумерацією за замовленням відомств, міністерств, підприємств в необхідному для задоволення їх потреб кількості.

Бланки зберігаються на складі організації. При необхідності документ видається відповідальній особі під розписку. Як правило, такою людиною є диспетчер, начальник експлуатаційної дільниці, завідувач гаражем та ін.

Вказівки по складанню

Вітчизняне законодавство висуває ряд вимог щодо внесення інформації у подорожній лист вантажного автомобіля індивідуального підприємця, некомерційної організації та інших структур, що займаються перевезеннями. Документ вважається недійсним у ряді випадків. Наприклад, якщо подорожній лист вантажного автомобіля (форма при цьому не має значення) не містить хоча б один з наведених нижче пунктів:

• Штамп підприємства.
• Печатка організації.
• Дату видачі.

Внесення відомостей

Подорожній лист вантажного автомобіля складається уповноваженою особою. Воно несе відповідальність за правильність відомостей. Зобов’язання щодо перевірки інформації та контролю правильності їх внесення лежать також на завідуючого транспортним парком, а також на керівника підприємства. Подорожній лист видають водієві тільки під розписку. При цьому він повинен скласти попередній документ.

У разі якщо робота пов’язана з транспортуванням матеріальних товарних цінностей, з подорожнім листом водій отримує відповідну накладну. Ці два документи повинні зберігатися разом. Це дозволяє провести їх звірку в процесі проведення перевірок.

Видає накладну бухгалтерія підприємства. Її номер і відомості про масу вантажу вносяться в шляховий лист. Також у звітному документі містяться відривні талони (2 шт.). Внесення до них відомостей здійснюється замовником. Ці відривні талони згодом передаються клієнту разом з рахунком як доказ того, що робота виконана.

Особливості складання документа про перевезення по розподіленого тарифами

Подорожній лист вантажного автомобіля (форма 4 П) містить розділ “Завдання водієві”. В 16-й графі “В чиє розпорядження” (згідно з заявкою або зважаючи разового замовлення клієнта) диспетчер вписує адреса і найменування підприємства, в розпорядження якого прибуває транспортний засіб. Рядки №№ 18 і 17 містять відомості про плановому часу вибуття та прибуття відповідно. В графу № 19 вписується призначений кількість робочих годин, № 20 – число поїздок.

Рядок “Замовник” містить назву приймаючої організації, ініціали і прізвище особи, відповідальної за приймання і використання транспортного засобу. У графі “Час” вписуються години та хвилини прибуття і вибуття машин. Графа “Спідометр” містить дані про показники лічильника на момент приїзду та від’їзду з підприємства.

Номери ТТН вписуються у відповідну графу. Один примірник накладних, що додається до подорожнього листа, вказує їх загальна кількість (якщо їх більше 1). Графа “Кількість поїздок” містить число виконаних перевезень. Рядок “Штамп та підпис клієнта” заповнюється замовником. У цій графі відомості підтверджують правильність всіх реквізитів. У розділі “Виконання завдання” міститься інформація про маршрути руху: куди і звідки відбуваються поїздки. Підтвердження відомостей здійснюється підписом клієнта.

Додатки до документа. Особливості внесення даних

У якості додатку до подорожнього листа застосовується відривний талон. Він є підставою для відправки рахунку на оплату транспортної послуги. Відривний талон заповнюється замовником. Відповідно до звітним документом, пред’явленим водієм, клієнт вписує у відповідні графи дату його видачі і номер. В талоні вказується також назва організації, на чиєму рухомому складі здійснюється транспортування вантажу, держномери і марки прибулих автомобілів і причепів (при їх наявності).

Особливості програми обробки документа з перевезень за відрядними тарифами

Шляховий лист, складений за даною формою, є підтвердженням виробничого характеру застосування палива. Цей документ служить підставою для здійснення списання ПММ на собівартість. Робота з цими та іншими листами проходить в особливій програмі 1С: Підприємства 7.7. Обробка документів здійснюється так само, як і звичайних журналів.

У відкритій програмі є таблиця, в якій міститься п’ять закладок. В розділі “Подорожні листи” доступно введення нових документів, їх копіювання, редагування і видалення. При цьому відомості можуть бути сортовані згідно з датою, моделлю/номером машини та ін. У вкладці “Водії” містяться такі реквізити:

• Табельний номер.
• Водій.
• Категорія прав.
• Номер, який має водійське посвідчення.

Розділ “Автомобілі” містить інформацію про марку транспортного засобу. В цю вкладку вносяться відомості про гаражному і державному номерах машини, поточної нормі по витраті пального для кожного бака на виконаний обсяг і з урахуванням поправочних коефіцієнтів:

– у разі якщо засіб оснащений газовим обладнанням;

– при роботі з причепами.

Наприклад, для 1-го бака пропонується норма для дизельних моторів – 1.3 л/100 ткм. Цей показник можна коригувати щодо інших типів палива або двигунів. Внутрішній журнал “Види пального” містить інформацію про його марку. У діалоговому вікні введення подорожнього листа присутня кнопка “розрахунок”.

У рядках вводять число знаків округлення у відповідності з нормою. Показники можуть бути задані з десятковими частками. У зв’язку з цим кнопкою “розрахунок” здійснюється регулювання кількості знаків після коми в процесі автоматичного підрахунку витрати палива за нормами. Розділ “Причепи” містить відомості про марку, державний і гаражному номері.

Деякі тонкощі

Окремі бухгалтери прагнуть спростити процес ведення шляхових листів. У цьому випадку мається на увазі в основному внесення відомостей про витрату палива. Це обумовлено в багатьох випадках тим, що дана функція передбачає не тільки додаткову відповідальність, але і навантаження до основної діяльності.

Як правило, така ситуація характерна для невеликих організацій. Згідно з Постановою № 78 шляхові листи заповнюються відповідальною особою (диспетчером, начальником дільниці тощо). Це означає, що бухгалтер повинен бути уповноважений відповідним розпорядженням керівництва компанії. В цьому випадку складання документації співробітником може передбачати відповідальність.

Наслідки невиконання вимог

Спрощене внесення відомостей може спричинити за собою ряд проблем. Наявність подорожнього листа є обов’язковим для водія, що здійснює перевезення вантажів. Крім того, що документація проходить перевірку податковими органами, на шляху проходження транспортного засобу працюють пости ГИБДД. Відповідно до пункту 2.1.1 ПРАВИЛ дорожнього руху водій повинен при собі мати звітний документ і передавати його для перевірки співробітниками дорожньо-постової служби на вимогу. За відсутність подорожнього листа передбачений штраф.

Скачати Подорожній лист вантажного автомобіля (Форма N 4-П)
Скачати Подорожній лист легкового автомобіля – форма № 3
Скачати Подорожній лист спеціального автомобіля форма № 3 спец
Скачати Подорожній лист легкового таксі Форма № 4 З
Скачати Подорожній лист легкового таксі Форма № 4 П
Скачати Подорожній лист легкового таксі Форма № 4
Скачати Подорожній лист автобуса форма № 6
Завантажити Журнал обліку руху подорожніх листів форми № 8
Скачати Товарно-транспортна накладна форма № 1 Т