Основні правила написання заяви

У діловодстві існують певні правила написання заяви різного роду, і дуже важливо їх знати, щоб скласти той чи інший документ, що подається при вчиненні певних дій.

Без цього ви не зможете влаштуватися на роботу або звільнитися з неї, попросити про відпустку, поступити в університет або оформити скаргу в магазині. Щоб скласти документ, потрібно знати не тільки реквізити, але і правила російської мови.

Написання заяви

Якщо ми бажаємо, щоб поданий документ був розглянутий як можна швидше, його потрібно правильно скласти. Базові правила написання заяви передбачають такий порядок:

• адресат (П.І.Б. в давальному відмінку із зазначенням посади);
• адресант (ПІБ укладача у називному відмінку і ким він є);
• виклад суті документа (пропозицію, прохання, скарга тощо);
• дата складання;
• підпис.

Розміщення реквізитів

Перші два пункти повинні бути розміщені у правому верхньому куті аркуша (він же повинен мати формат А4). Третій повинен бути названо як «Заява» (назва пишеться по центру), а останні два розташовуються внизу сторінки.

Це і є ключові правила написання заяви. Зразок при потребі майже завжди можна попросити у тієї інстанції, куди ви звертаєтеся, або ж знайти в інтернеті, якщо, наприклад, потрібно написати документ на відпустку або звільнення. Складає він від руки або може бути набраний у друкованому вигляді.

При викладі суті не використовуйте складні і незрозумілі словесні конструкції, все повинно бути коротко і просто.

Що заборонено при складанні

Правила написання заяви також передбачають і деякі обмеження при його складанні.

Так, не можна в документі використовувати нецензурні слова, застосовувати образливі епітети по відношенню до посадових осіб та погрожувати їм. Заборонено оббріхувати інших, а також принижувати інших за релігійною чи расовою ознакою. Не допускається нетерпимість по відношенню і до політичних опонентів, заява не може використовуватися також і в якості агітації.

У всіх перерахованих випадках документ розглядатися не буде. Він також не буде прийнятий, якщо зазначені в ньому дані не будуть правдивими і точними. Якщо є необхідність вказати адресу, телефон та інші дані, то всі їх потрібно перелічити. У випадках відправлення документа поштою (звичайною та електронною) не можна забувати вказувати зворотну адресу, на який ви очікуєте отримати відповідь.

Не приймаються до розгляду анонімні заяви. В залежності від виду документа, до нього потрібно прикладати додаткові папери, які можуть служити підтвердженням викладеної інформації в ньому.

Існує єдина форма складання?

Незважаючи на те, що є певні правила написання заяв, ГОСТ на них відсутня. Всі рекомендації мають лише рекомендаційний характер. Існують загальні принципи ГОСТ 6.30, але можна і не слідувати їм зі всією суворістю.

Наприклад, пункт про адресанте може бути оформлений як «Від Іванова В. І.», так і просто «Іванова В. І.», і це в заяві не принципове питання.

Заголовок документа після перших двох пунктів, який пишеться посередині, може бути цілком написаний великими літерами:

ЗАЯВА

Інший варіант написання такий:

Заява

І обидва будуть правильними.

Нюанси складання документа багато в чому залежать від його призначення. Нижче ми розглянемо на прикладі двох ситуацій, як його правильно оформити у тому чи іншому випадку.

Особливості подачі заяви в суд

Подати документ в судову інстанцію – це, звичайно ж, не попроситися у начальника у відпустку. Та правила написання позовної заяви будуть дещо відрізнятися від звичайного робітника. Документ цього типу буде включати в себе такі складові:

• Вступ, де слід навести інформаційну довідку щодо обох сторін конфлікту, включаючи ПІБ, телефони, адреси проживання та інше на розсуд.
• Позовна вартість, яка передбачає грошовий еквівалент вимог позивача. Вона повинна відповідати ситуації, якщо її завищити, документ буде відхилено. Слід також додати документи, які можуть її аргументувати. Це може бути довідка про оцінку майна, чек на покупку або квитанції.
• Описова частина, де позивач зобов’язаний у стислій формі і при цьому максимально повно викласти причини, з якої він і подає дану заяву. Розписується суть інциденту, коли і хто порушив права, із зазначенням на нормативно-правову базу.
• Прохання – тут викладаються вимоги із зазначенням вартості позову.
• Перелік додаткових документів.

Що прикладається до заяви?

Незалежно від того, куди саме ви плануєте подавати документ – в суд, керівництва, органів виконавчої влади або начальникам компаній, з якими ви укладаєте договір або ведете переговори, він може містити додатки, без яких мати юридичну силу він не буде.

У заяві слід в кінці перерахувати список доданих паперів, які потрібно пришити до нього у вигляді оригіналів або копій (в залежності від вимог).

Найчастіше потрібні:

• копії паспортів та інших документів;
• фото;
• чеки;
• гарантійні талони;
• форми з житлових товариств;
• довідки з соціальних органів чи Рагсу;
• розрахункові папери і т. д.

Як правильно заповнити документ при відході з роботи?

Якщо у вас з’явилася необхідність покинути наявне місце роботи, то про це теж треба попросити в письмовому задекларованому вигляді. Правила написання заяви на звільнення за власним бажанням мало чим відрізняються від загальних рекомендацій щодо складання цього документа.

У правому верхньому кутку пишемо ПІБ керівника вашої структури із зазначенням правильної посади та назви компанії. Під цим вносимо свої дані і прописуємо свою займану посаду згідно з трудовим договором.

Під заголовком документа слід викласти його суть приблизно так: «Прошу звільнити мене від виконання моїх обов’язків за власним бажанням». В деяких випадках потрібно вказати причину звільнення. Крім цього, потрібно поставити дату, з якої ви залишаєте займану посаду, вона, як правило, настає через 2 тижні після підпису заяви.

Нижче пропишіть прізвище та ініціали і поставте дату написання документа і свій підпис.

Рекомендується подавати заяву вчасно з розрахунком на необхідність двотижневого відпрацювання. Фахівці з персоналу радять робити ксерокопію, щоб, якщо в цьому буде потреба, можна було б вказати на дату, починаючи з якої ви не є співробітником компанії.

Згідно з Трудовим кодексом РФ, будь-який працівник має право на звільнення в будь-який час, а також на отримання компенсації і раніше невикористану відпустку. Також він зобов’язаний отримати вчасно розрахунок і свої документи. Якщо ж роботодавець не дає звільнитися в строк, прописаний в документі, або якось інакше обмежує ваші права, ви можете сміливо звертатися в судові органи.

Як бачимо, правила написання заяви досить прості, і скласти його не буде чимось складним. Іноді потрібно зібрати супутні папери, які можуть надати йому вага, все залежить від адресата і суті документа.