Операційна каса: що це таке?

Операційна каса – це що таке? Який механізм її роботи? З якою метою вони створюються і функціонують як? Існує досить багато можливостей мінімізувати витрати, хоча не всі вони є універсальними. Один з варіантів ми зараз і розглянемо.

Загальна інформація

Спочатку давайте розберемося з терміном «операційна каса». Що це таке? Так називається особливий підрозділ банку, що забезпечує розрахунково-касове обслуговування на території певної компанії. Вона необхідна для підприємств, що відкривають суспільству доступ до послуг і товарів, як то: оптові і роздрібні магазини, автосалони, точки продажу електроніки, ювелірних виробів, туристичні агентства тощо.

Операційна каса банку виступає в ролі інструменту використання готівкових грошей. Навіщо вона потрібна? Як облаштовується? Які вимоги висуваються?

Навіщо вона потрібна?

Операційна каса є універсальним інструментом, завдання якої полегшити пряме використання готівкових грошей. Завдяки їй можна забезпечити розрахунок за товар або послугу іноземною валютою. Під час процесу покупки вона буде автоматично переводитися в рублі і йти на баланс організації. Крім цього, можна відмовитися від особистої каси, завдяки чому можна буде виключити недостачі, щоденну звітність, повторний підрахунок грошей, доставку готівки в банк, оформлення документів, перевірку купюр на предмет їх підробки. Крім цього, збільшується швидкість внутрішнього обороту коштів, і є хороша можливість заощадити шляхом зменшення внутрішніх витрат. За фактом продажу гроші відразу потрапляють на рахунок підприємства. До того ж такі тісні взаємини дозволяють отримувати швидко і до того ж вигідні кредити. Не слід забувати і про можливість оплати за товар, використовуючи пластикові картки.

Як бачите, досить корисні операційні каси. Валюта будь-якої країни при цьому може бути використана в довільний момент часу, що позитивно позначається на рівні зручностей. При цьому керівництву підприємства не потрібно думати про різні моменти і нюанси. Воно просто фіксує, що отримує гроші. Все інше – це вже турбота банків, у веденні якого знаходяться отримуються кошти.

Процес облаштування

Щоб побудувати операційну касу, необхідно приблизно від трьох до п’яти тисяч доларів США. Обслуговування кожний місяць додатково тягне на 750-900 зелененьких «президентів». Також для відкриття операційної каси необхідно подбати про наявність касового приміщення, яке буде відповідати всім вимогам, що висуваються до банків в Російській Федерації. Так, робоче місце повинне бути відгороджене від клієнтів і зовнішнього приміщення бронесклом, здатним витримати постріли з вогнепальної зброї. Крім цього, необхідно мати спеціальний пристрій для переговорів, касовий лоток і кнопку тривоги. Також необхідно підключити приміщення до пульту спостереження централізованої охорони або до чергової частини поліції. Не слід забувати і про потрібної техніки: комп’ютер, принтер, модем.

Важливо відзначити, що банки окремо для кожного підприємства опрацьовують неповторну індивідуальну технічну роботу. Тому тарифи по обслуговуванню операційних кас і знаходяться не в чітко визначеному діапазоні. Ну і певний вплив надає банк, на користь якої зроблений вибір.

Робота

Облік операційної каси, упаковка і перерахування грошей, оформлення валюти, здавання виручки інкасаторам банку, – все це покладено на відповідального співробітника. Власне, він і відповідальний за внесення отриманих коштів на рахунок юридичної особи, відправлення готівки в фінансово-кредитна установа, перевірку на справжність купюр та інше. Наявність касира дозволяє також підвищити рівень безпеки при роботі з грошима. Причому обслуговуватися їм можуть не тільки клієнти, але і внутрішні потреби підприємства. Так, якщо необхідно провести виплати соціального характеру, заробітну плату або видати відрядження співробітникам, то операційна каса тут дуже цінна.

Ще один важливий момент – робота з чеками. Крім їх видачі там ще вказується назва фірми, дата операції, ознаки фіскального режиму, а також, при бажанні, інші дані. Також касир бере на себе частину роботи з складання різних звітів. Коли завершується робочий день, то він знімає контрольну стрічку. І тут стає актуальним залишок операційної каси. Якщо накопичується значна сума, то бажано викликати під кінець дня інкасатора, а дрібниця залишати в розрахунковому пристрої. Можна обладнати та сейф для зберігання готівки. Але в такому випадку не слід забувати про безпеку, адже охочих поживитися за чужий рахунок завжди вистачало.

Скільки грошей має бути?

Зазвичай передбачається наявність місячного запасу засобів на витрати. Якщо цього не вистачає, то використовується підкріплення операційної каси. Так називається ряд дій, який передбачає надання додаткових сум на покриття існуючих запитів. Застосування цього сценарію вважається небажаним, тому заздалегідь розраховується і оцінюється ситуація, щоб мінімізувати ймовірність його виникнення. Слід відзначити, що готівка, отримана операційною касою, повинна витрачатися саме на те, для чого вона призначена (заробітна плата, господарські або відрядження). Якщо буде відхилення від цієї вимоги, то це розцінюється як порушення з усіма негативними наслідками.

Про ліміті

Але накопичення занадто великої кількості коштів теж не вітається. Коли укладається договір, то зазначається, що рахунок операційної каси не повинен перевищувати певного значення. Часто передбачені штрафи, якщо цей пункт буде порушений. Єдине виключення – на три дні дозволяється перевищувати ліміт, але тільки тоді, коли виплачується заробітна плата. У протилежному випадку може бути стягнуто з організації від 40 до 50 тисяч рублів і додатково з її керівника від 4 000 до 5 000. Хоча суми і не дуже великі, але все ж краще на них не потрапляти.

Бухгалтерські моменти

Щоб узагальнювати інформацію про рух і наявність грошових коштів, а також супутньої документації, використовується рахунок 50 «Каса». Прихід готівкових коштів відображається за дебетом, витрата по кредиту. Якщо здійснюються касові операції, то повинні бути відкриті відповідні субрахунки, як то 50-1 (2,3…). Як одержують готівку? Спочатку необхідно оформити прибутковий касовий ордер. Потім вноситься запис про надходження формою N КО-4. Як видають готівку? Спочатку оформлюють видатковий касовий ордер. Потім вноситься запис про видачу грошей, використовуючи для цього ту ж формулу. Ось так ведеться робота операційної каси.

Важливим при цьому є проведення інвентаризації. По суті, це звірка залишків готівки в касі з даними обліку за документами. До уваги обов’язково необхідно брати дебет рахунку 50. Нормативною документацією передбачено обов’язкове проведення інвентаризації. Наприклад, коли йде зміна касира. Щоб уникнути плутанини і безглуздих звинувачень, інвентаризація обов’язкова. Додаткові перевірки можуть здійснюватися відповідно до прийнятої бухгалтерської облікової політики.

Звітність

Під час своєї роботи касиру необхідно заповнювати безліч паперових та/або електронних форм. Багато в чому це залежить від конкретної ситуації. Крім цього, виникає потреба періодично фіксувати певну ситуацію. Наприклад, скидання грошових лічильників на нулі. Або повернення грошових сум, прийнятих раніше. Оскільки робота ведеться зі значними сумами грошей (часто досить значними), то не дивно, що існують досить жорсткі вимоги щодо цього. Адже слабкість контролю часто веде до збільшення зловживань. Давайте розглянемо кілька прикладів.

Про переведення лічильників на нуль і зняття їх показань

В таких випадках складаються акти. З першим можна зустрітися, коли в дію вводиться новий апарат. Акт складається комісією, що призначається керівником. При цьому в її складі зобов’язаний бути податковий інспектор. Акт складається в двох примірниках і підписується всіма членами комісії. Потім один залишається на підприємстві, а другий передається в податкову інспекцію. Якщо машина здається в ремонт і повертається з нього, то необхідно складати акт про контрольні та підсумовуючі лічильники. Для цього випадку передбачено типовий бланк. При його складанні теж створюється комісія. В якості спостерігача (але не її учасника) має бути податковий інспектор. В акті відображають значення лічильників, після чого один примірник передається в бухгалтерію.

Про повернення грошей

У цьому випадку складається акт. Підставою для нього може бути:

У його складанні бере участь комісія. При цьому необхідно вказати контрольно-касову машину, на якій це відбувається, її модель (тип, клас, марку), номери виробника і реєстрації. Розглянемо невеликий приклад. Є ТОВ «Малютка», що спеціалізується на торгівлі одягом. Касир неправильно пробив плащ, і замість ціни в 4,5 тисячі рублів ввів суму 5 500. В такому випадку необхідно:

І на цьому все.

Висновок

Отже, давайте підсумуємо все вищенаписане. Операційна каса – це інструмент полегшення ведення діяльності, який використовується з метою мінімізувати витрати, пов’язані з готівкою. Але при цьому до нього висуваються значні вимоги. Хоча, слід зазначити, що часто робиться послаблення, і багато в чому керівництво компанії орієнтується у ситуації. Так, в мережевих магазинах закривати касирів за куленепробивним склом нераціонально. Тоді як для великих підприємств чи організаційних структур це досить актуальна тема.

Також необхідно відзначити, що не завжди всі вимоги, висунуті нормативною документацією, застосовуються скрізь. Часто можна зустріти спрощені варіанти. Розглянемо невеликий приклад. Припустимо, що покупцем був уже придбаний товар, але на касі він що-узяв і передумав. На цей випадок є процедура скасування. Щоб не турбувати керівництво кожен раз, необхідно просто підтвердження з боку представника охорони, який перебуває у залі.