Комерційна пропозиція. Як скласти комерційну пропозицію для будівельній або транспортної компанії. Приклади заповнення та бланк
Комерційна пропозиція є найбільш часто використовуваним інструментом в роботі. Воно застосовується при співпраці як з майбутніми, так і з нинішніми партнерами. Існують різні типи комерційних пропозицій.
Відповідно з діяльністю підприємства обирається той чи інший обсяг інформації до розгляду потенційними клієнтами, стиль і структура формування документа. Далі буде представлено кілька порад, як скласти правильне комерційну пропозицію. У статті будуть розглянуті основні помилки, які допускають працівники при формуванні структури та наповнення його інформацією.
Загальні відомості
Вивчаючи питання про те, як написати комерційну пропозицію, зразок якого наведено нижче, слід ознайомитися з мінімальними вимогами до оформлення. В першу чергу, документ повинен бути зручним для читання. Комерційне пропозиція про співпрацю за розміром, як правило, не перевищує однієї сторінки формату А4. З цієї причини головний акцент в роботі робиться на зміст.
Рекомендації
Як скласти комерційну пропозицію? Зразок заповнення тієї чи іншої папери, звичайно, може досить наочно показати структуру грамотно сформованого документа. Однак не завжди слід застосовувати стандарти. Свої особливості має кожне комерційне пропозицію.
Далі представлено декілька порад і рекомендацій, при дотриманні яких можна грамотно оформити цей документ. Для того щоб правильно сформулювати будь комерційну пропозицію на поставку товару, перевезення, виконання яких-небудь операцій та інше), потрібно взяти до уваги наступні моменти:
- Даний документ буде вивчатися під час відсутності укладача. Відповідно, трактування деяких пунктів і коментування незрозумілих моментів не представляється можливим. Головною складовою успіху комерційної пропозиції є ясність викладу. Документ повинен бути складений гранично чітко, щоб виключити можливість виникнення непорозумінь і двозначності. Хорошим рішенням буде попросити про його прочитанні стороннього незацікавленого людини і з’ясувати незрозумілі йому моменти.
- Правильно складений документ повинен пропонувати шляхи вирішення проблеми. Так, комерційну пропозицію на поставку товару не має рекламувати продукцію. У ньому необхідно надати дієві способи збільшення доходів і зниження витрат. Потрібно розкрити тему залучення більшого числа клієнтів і якісного задоволення їхніх потреб. Також слід подбати про ефективність праці співробітників або зменшення персоналу. Ефективно тільки те комерційну пропозицію, яке орієнтоване на вирішення клієнтських проблем.
- При складанні такого документа не можна допускати граматичних помилок. В даний час існує безліч сервісів, які автоматично здійснюють перевірку орфографії. Відповідно, неграмотно складений комерційну пропозицію, яка містить безліч помилок, свідчить тільки про одне. Така компанія допускає недбалість по відношенню до роботи і співпраці зі своїми партнерами. Навряд чи це та думка, яку варто донести до потенційних клієнтів. Насамперед, слід самостійно перечитати текст кілька разів і після цього віддати його на перевірку іншій людині.
- Оформлення документа відіграє велику роль для сприйняття. Оповідь повинна бути не хаотичним, а структурованим. Слід виділяти заголовки. Взаємопов’язані змістові елементи потрібно згрупувати в окремі абзаци. Кожен елемент тексту має бути візуально пов’язаний з іншими.
- Не варто перетворювати свою комерційну пропозицію розсилку спаму. Кращим варіантом буде заздалегідь уточнити у потенційних партнерів, чи вони хочуть займатися його розглядом. Наприклад, якщо компанія зацікавлена в покупці подібних товарів або послуг, вона прагнутиме купувати їх з кращих джерел. Попередній дзвінок також може сприятливо вплинути на ситуацію. Він є чудовим приводом для того, щоб зв’язатися з потенційними клієнтами ще раз. У разі взаємної зацікавленості слід домовитися про зустріч для ведення переговорів.
План
Говорячи про те, як скласти комерційну пропозицію, слід особливу увагу приділити структурі. Для полегшення завдання слід скористатися певним планом. В залежності від виду діяльності підприємства ті чи інші пункти можна відкоригувати. Найоб’ємнішим за наданої інформації можна вважати техніко-комерційну пропозицію.
Визначення мети
Після того як комерційна пропозиція буде складено, необхідно домогтися його максимального поширення серед потенційних клієнтів. Іноді подібні документи використовуються для надання відповідної інформації після завершення особистої зустрічі або телефонної розмови. Можна дотримуватися двох стратегій.
Перша: внесення в документ інформації про пропоновані товари і послуги, сподіваючись на те, що хоча б деякі з них зацікавлять потенційних клієнтів. Друга: точно встановити потреби партнерів і максимально задовольнити їх. На підставі вищевикладеного слід визначитися з метою складання комерційної пропозиції.
Збір потрібної інформації
Після визначення мети слід приступити до підготовки необхідних відомостей, які увійдуть у зміст документа. Формулюючи комерційну пропозицію на будівельні роботи, не варто намагатися внести в нього всю зібрану інформацію. Слід орієнтуватися на невеликий обсяг актуальних відомостей. Величезна кількість непотрібної інформації не принесе ніякої користі. Вона буде відволікати потенційних клієнтів від головного. В даному випадку основним завданням є донесення інформації про надані товари та послуги. Дотримання цього правила стане ще одним кроком на шляху до досягнення мети.
Варіанти вирішення проблеми
Важливо чітко визначити ті питання, відповіді на які бажає отримати потенційний клієнт. Формулюючи комерційну пропозицію на надання послуг, слід описати вирішення проблем, у яких допоможе партнерам та чи інша діяльність. Виконання цього пункту є обов’язковим для успішного досягнення мети. Комерційна пропозиція на надання послуг, які не можуть бути використані для вирішення будь-яких проблем, буде просто викинутим.
Визначення цінових рамок
Будь-який виробник знає реальну вартість своїх товарів і послуг. На даному етапі слід згадати про цілі всього підприємства. Доведеться вирішити ряд питань, що виникають. Метою є здійснення співробітництва з новою клієнтурою?
Продаж додаткових послуг колишнім партнерам? Яке співвідношення кількості клієнтів і прибутку найбільш вигідно? Сукупність усіх цих факторів визначає цінову категорію, яку слід вказати, формулюючи комерційну пропозицію. Бланк документа передбачає особливий стиль викладу. Як правило, застосовуються ті ж правила, що і при діловому листуванні.
Грамотне комерційну пропозицію. Шаблон структури
Далі наведено рекомендації, які допоможуть зробити на клієнта найкращі враження. Для цього потрібно дотримання певних правил оформлення. Для деяких організацій достатньо один раз скласти комерційну пропозицію. Приклад потім коригується залежно від змін на підприємстві.
Шапка документа
Фірмовий бланк компанії як не можна краще підійде для надрукування комерційної пропозиції. Документ обов’язково повинен містити відповідну “шапку”. Адреса, контактні телефони і власний логотип компанії повинні бути розташовані вгорі кожного аркуша. Ідеальний варіант виходить в тому випадку, якщо дана структура буде повнокольорового.
Щоб це здійснити, можна скористатися рекомендованими друкарськими формами чи кольоровим лазерним принтером. При відсутності таких можливостей буде достатньо чорно-білого варіанту. До того ж, найчастіше подібні ділові документи надсилаються електронною поштою або за допомогою факсу. Слід пам’ятати про те, що така шапка повинна міститися на кожній сторінці комерційної пропозиції, а не тільки на першій.
Реєстраційний номер та дата
У деяких організаціях облік всієї вхідної та вихідної документації обов’язковий. Відповідно, у цю категорію включаються також і комерційні пропозиції. Тому необхідно простежити за зазначенням реєстраційного номера та дати.
Дві ці рядки розміщуються на першій сторінці, як правило – зліва зверху. Перша призначена для реєстрації комерційного пропозиції діловодом компанії, друга – для проведення аналогічної процедури в клієнтській організації.
Пункт призначення
Ця графа призначена для зазначення найменування компанії, її повного поштового та електронного адрес, факсів, телефонів. Дана інформація розміщується у верхньому правому куті першої сторінки. Всі контактні дані слід зазначати в повній формі. Це значно полегшує подальшу роботу з комерційною пропозицією.
Правильне звернення
В даному пункті необхідно вказати, кому саме направляється комерційну пропозицію. Мається на увазі ПІБ та посаду отримувача. Їх потрібно вказати повністю. У ряді випадків адресатом є не яка-небудь конкретна людина, а керівництво чи начальник якогось відділу. Однак звернення повинно містити в собі будь-яке комерційне пропозицію. Приклад “шановні панове” підійде в даному випадку краще всього.
Необхідність вираження шанобливого ставлення
Невеликий словесний реверанс повинен розташовуватися відразу після звернення. Виконання цього пункту має обов’язковий характер. Потрібно простежити за тим, щоб ввічливі фрази не повторювалися в кожному новому листі, якщо ділова переписка затягнеться.
Привід для діалогу
У першій рядку звернення необхідно коротко викласти, у зв’язку з чим було складено комерційну пропозицію. Приміром, якщо відбулася зустріч з партнерами, на якій вони зацікавилися відповідним документом, потрібно так і вказати. Це має бути зроблено таким чином, щоб потенційний клієнт відразу зрозумів, про що йде мова.
Відомості про стан
У цьому пункті слід коротко розкрити суть основних проблем потенційного партнера, які комерційну пропозицію зможе вирішити. Це дозволить визначити, наскільки точною і достовірною інформацією він забезпечив укладача документа. Також це дозволить у повній мірі встановити, чи правильно були зрозумілі надані відомості. Після прочитання цієї частини комерційної пропозиції потенційний клієнт повинен доповнити умови про вирішення майбутніх завдань.
Формування додатки
У ньому повинні бути розгорнуто вказані всі розрахунки і технічні подробиці комерційної пропозиції. Ця інформація повинна міститися в додатках, які необхідно пронумерувати. У верхньому правому куті документа слід вказувати посилання на них.
Додатки потрібно розташовувати після пропозиції. Їх кількість не обмежена. Тим не менш, це не означає, що в цьому питанні слід нехтувати поміркованістю. Перш за все, потрібно ретельно переконатися, що пропонована в додатках інформація про товари і послуги буде зрозуміла і цікава потенційним клієнтам.
Питання інвестування
Цінові аспекти припускають опис переваг і вигод, якими зможе скористатися потенційний клієнт після згоди на комерційну пропозицію. Якщо ймовірних шляхів вирішення проблем партнерів декілька, то слід коротко пояснити різницю в їх вартості.
Термін дії
Потенційні клієнти повинні повною мірою усвідомлювати, що представлене комерційну пропозицію не безстрокове. Безліч особливостей, таких як ціна, терміни і умови поставок, можуть змінитися в залежності від ситуації. Слід точно визначити період, протягом якого може бути гарантована незмінність заявлених критеріїв. Крім того, повинні бути коротко викладені всі переваги співпраці саме з цією компанією. Буде достатньо невеликого абзацу з кількох фраз.
Зворотний зв’язок
У цьому пункті слід визначити точну дату подальшого спілкування. Також необхідно вказати вид зв’язку. Наприклад, розмова по телефону або листування по електронній пошті. Краще всього не залишати це питання без належної уваги і зайнятися їм самостійного, так як слід нагадувати про себе самому. Не варто занадто сильно сподіватися на наступний контакт з ініціативи потенційних клієнтів.
Необхідність зазначення дати
Слід здійснювати дану процедуру при складанні кожного комерційного пропозиції. Це значно сприятиме зменшенню виникнення різних непорозумінь. Наприклад, потенційний клієнт легко може заплутатися в документах при неодноразовому надання додаткових відомостей та поправок. В цьому разі дуже складно встановити, що саме актуально.
Необхідність особистого підпису
В кінці комерційної пропозиції слід додати кілька словесних реверансів. Потім необхідно вказати свої ПІБ і посаду. Далі потрібно поставити особистий підпис. Вона є невід’ємним атрибутом такого роду документації.
Необхідність нумерації сторінок
Найчастіше комерційне пропозицію не вміщується на одному аркуші. Сторінки подібного документа обов’язково повинні бути пронумеровані. Не менш важливо вказати їх загальну кількість. В даному випадку це значно скоротить ризик того, що потенційний клієнт не ознайомиться з комерційною пропозицією до кінця з-за втрати частини сторінок.
Вимоги до оформлення
Кожен абзац документа необхідно починати з використанням нового рядка. Допустимо збільшення інтервалу між ними. З допомогою вирівнювання “по ширині” можна добитися найбільш привабливого вигляду тексту. Вкрай не рекомендується використання складного форматування і нестандартних шрифтів.
При оформленні такого документа потрібно дотримувати помірність. Також не слід використовувати занадто дрібні шрифти, варто застосовувати найбільш звичні. Краще не зловживати такими елементами виділення тексту, як жирність і курсив. Вони підійдуть для акцентування найбільш важливих моментів. При цьому їх кількість повинна залишатися мінімальними.
Додаткова інформація
Безпосередньо комерційну пропозицію не повинно займати більше двох сторінок. Слід простежити за тим, щоб текст рівномірно розподілявся на обох аркушах. Не варто допускати таку ситуацію, коли одна сторінка заповнена повністю, в той час як друга менше, ніж на чверть. Корпоративний стиль є найкращим варіантом для складання комерційної пропозиції.
Також вигідним обставиною буде його перегуки з відповідним оформленням сайту, рекламних проспектів і тематичних буклетів. В даний час все частіше застосовуються нові стандарти кольорових відбитків. Можна скористатися цією ситуацією. Виконання комерційної пропозиції “в кольорі” – досить креативна ідея. Слід уважно простежити за тим, щоб документація була акуратно зшиті. Це правило потрібно дотримувати при будь-якому способі надсилання потенційному клієнту: особисто, поштою або за допомогою кур’єра.
Найбільш грубі і поширені помилки
1. Напрямок документації не конкретній особі, а декільком
Найчастіше даний метод здатний викликати лише мляву реакцію. Не варто писати комерційну пропозицію для цілої групи людей. Це негативно позначиться на встановлення міцного зв’язку з потенційним клієнтом. У даному випадку комерційна пропозиція виступає як найбільш особиста рекламна форма. Слід підійти до його написання, сконцентрувавшись лише на одному потенційного клієнта.
2. Завчасна впевненість у тому, що текст обсягом не більше однієї сторінки ніхто не буде читати
Існує думка про те, що всі довгі листи вже за визначенням нудні. Такими, однак, можуть вважатися навіть короткі рекламні послання, розмір яких встановлений професійними маркетологами. У сучасному житті можна знайти безліч прикладів, коли довгий фільм отримав загальне схвалення критиків і глядачів, а короткий був засуджений і забутий.
Це свідчить про те, що в даному випадку розмір не має значення. Люди не проти того, щоб знайомитися з довгими текстами, вони просто не хочуть читати нудні. Слід подбати про те, щоб інформація, що міститься в комерційній пропозиції, була цікава потенційним клієнтам компанії. Тільки в цьому випадку воно отримає позитивний відгук, незалежно від обсягу.
3. Недотримання граматичних норм
При роботі над комерційним пропозицією необхідно вибудовувати його так, як ніби ведеться легкий і невимушений діалог із читачем. Всі встановлені орфографічні і граматичні норми варто дотримуватися. У той же час текст повинен відповідати простого спілкування продавця з покупцем. Не потрібно перевантажувати комерційну пропозицію необмеженою кількістю складних мовних зворотів. Слід зберегти діловий стиль викладу, при цьому зробивши текст максимально легким для сприйняття потенційного клієнта.
Просте комерційну пропозицію. Зразок
Шановні панове,
ТОВ “Експедиційна компанія” досить давно і тісно співпрацює з різними зарубіжними та вітчизняними виробничими і торговими організаціями, діяльність яких пов’язана з прийманням та відправленням вантажів і обладнання автотранспортом, ж/д вагонах, контейнерах.
Наша компанія здійснює термінальну обробку, відповідальне зберігання, відправлення і митне очищення предметів, що перевозяться згідно з заявками клієнтів. Ми працюємо як на території Росії, так і в зарубіжних країнах. Всі наші послуги мають відповідні ліцензії. Переваги роботи з нами:
Ми надаємо наступні види послуг:
Всі питання ви можете задати за телефоном ___________.
З повагою, менеджер ТОВ “Експедиційна компанія” ___________.
Таким чином може виглядати комерційну пропозицію транспортної компанії.
Завантажити бланк комерційної пропозиції 1
Завантажити бланк комерційної пропозиції 2
Завантажити бланк комерційної пропозиції 3
