Книга доходів і витрат: особливості оформлення

Книга обліку доходів і витрат (КУДИР) виступає в якості основного і єдиного регістра для підприємств, що працюють по УСН. Обов’язок по її веденню покладено на всі зазначені організації та ВП, незалежно від обраного ними об’єкта оподаткування. Розглянемо далі, як оформляється книга доходів і витрат.

Загальні відомості

Книга доходів і витрат раніше повинна була завірятися у податковому органі. Дана вимога була скасована з 2014 року. Однак ця обставина жодним чином не відбилося на необхідності її ведення підприємствами на УСН. Індивідуальні підприємці, що відображають витрати і надходження в КУДИР, звільняються від обов’язку вести бухгалтерський облік. На цю обставину вказує кілька листів Мінфіну.

Важливі моменти

Книга доходів і витрат починає оформлятися з дати переходу на УСН. На початку кожного календарного року заводиться новий документ. Якщо підприємство перейшло на спрощений режим в середині податкового періоду (наприклад, було сформовано в результаті виділення з іншої організації на УСН), то вона зобов’язана почати вести з цього моменту КУДИР. При наявності декількох відокремлених підрозділів облік доходів і витрат по ним здійснюється в одній книзі. Цей документ знаходиться в головному офісі. Окремо для кожного підрозділу книга доходів і витрат не заводиться.

Форма ведення

КУДИР може складатися в двох видах:

У першому випадку аркуші можуть роздруковуватись за наказом особи, яка затвердила КУДИР. Можна придбати готовий зразок книги доходів і витрат. КУДИР прошивається, скріплюється печаткою (якщо вона є). Ці заходи проводяться на початку року. Вносити записи слід кульковою або пір’яний ручкою з синім або чорним чорнилом. У разі допущення помилки неправильний текст закреслюється, зверху або знизу риси зазначаються вірні дані. Не допускається використовувати коригуючі засоби (замазки, штрихи та інше). Виправлений текст повинен бути засвідчений керівником підприємства із зазначенням дати. Печатка ставиться при її наявності.

Електронна форма

Листи КУДИР роздруковуються і прошиваються наприкінці звітного періоду, коли вона буде заповнена. Інформація вноситься у спеціальну програму. У разі виявлення помилок до друку листів спеціального порядку по їх виправленню не передбачено. Неправильний запис просто коригують у програмі. Якщо неточності виявлені після роздрукування, то процес виправлення аналогічний наведеному вище. Вибір варіанту здійснює саме підприємство. Однак практика показує, що доцільніше оформляти електронний варіант. Така форма зручна і в плані виправлення помилок, і щодо самої роботи з документом.

Заповнення книги доходів і витрат

У КУДИР відображаються всі операції, здійснені в податковому періоді. Однак при цьому слід знати, що в регістр не включаються всі надходження та витрати, а тільки ті, які передбачені спрощеною системою та обраним об’єктом оподаткування. У процесі переходу з ОСНО на УСН необхідно врахувати ряд моментів. Зокрема:

• У разі використання до переведення підприємства на спрощений режим застосовувався метод нарахування при розрахунку податку на прибуток, а після зміни схем оподаткування компанія продовжувала виконувати умови раніше укладених договорів, оплата по ним повинна бути включена в КУДИР. Якщо доходи були включені в прибуток, то в регістрі вони не відображаються. Це положення діє і в тому випадку, якщо оплата відбулася після того, як компанія стала використовувати ССО. Також це стосується заборгованості, отриманої на ОСНОВІ, але яка погашається на спрощеній системі.
• Витрати включаються в книгу навіть у тому випадку, якщо надходження повністю відсутні. Дана вимога присутня в листі Мінфіну від 31 травня 2010 р.
• Якщо підприємець не вів ніякої діяльності в податковому періоді, йому все одно необхідно заповнювати КУДИР.
• Інформація, що включається в регістр, повинна бути документально підтверджена і обґрунтована.
• Відображення доходів і витрат здійснюється в хронологічному порядку в міру їх надходження позиційним методом (окремим рядком).
• Надходження зазначаються в момент оплати (при касовому методі), витрати – після здійснення платежу.

У якості підтверджуючих документів можуть виступати касові ордери, банківські виписки, платіжні доручення, чеки і так далі.

Додатково

Облік доходів і витрат здійснюється російською і в рублях. Якщо в первинній документації присутні відомості на іноземних мовах, вони повинні бути перекладені. Часто у фахівців виникає питання щодо округлення показників. З цього приводу в ПК немає однозначної відповіді, чи потрібно округляти одиницю господарської операції. Мінфін в одному з своїх листів роз’яснив, що всі показники в КУДИР вказуються в повних рублях.