Інвентаризація МПЗ. Облік, переоцінка матеріально-виробничих запасів

Щоб уникнути розкрадання і зникнення, на підприємствах використовуються методи контролю. До числа одних із основних відноситься інвентаризація матеріально-виробничих запасів. Що вона собою являє?

Загальна інформація

Для оцінки збереження і правильності оформлення операцій руху матеріально-виробничих запасів використовується інвентаризація МПЗ. Також це необхідно у випадках:

Ось в яких випадках проведення інвентаризації МПЗ обов’язково. Підставою для її початку є наказ керівника організації (або інший відповідний документ, наприклад, постанова, розпорядження).

Інвентаризаційна комісія

Зазвичай у великих організаціях постійно діє подібний підрозділ. До неї входять керівник (або його заступник) в ролі голови, головні спеціалісти (головний бухгалтер, начальники відділів, юрисконсульт, начальник служби безпеки). Якщо необхідно провести інвентаризацію, то формується безпосередньо робоча комісія, до якої зараховуються всі необхідні люди, до відання яких відноситься область роботи. Також до її складу часто включаються представники внутрішньої служби аудиту або фахівці незалежних фірм.

Якщо має невеликий обсяг робіт і існує ревізійна комісія, то часто інвентаризація покладається на неї. У разі коли під час перевірки був відсутній хоча б один член групи, це дає підставу вважати, що результати недійсні.

Специфічний момент

Коли проводиться інвентаризація МПЗ, то в ній обов’язково має брати участь відповідальна особа. Хоча слід зазначити, що, якщо вона ухиляється від виконання свого обов’язку, то притягнути його до відповідальності буде досить проблематично, оскільки інше не визначено чинним законодавством. В такому випадку (якщо для цього немає поважної причини) керівник повинен призначити нове матеріально відповідальна особа. Коли закінчиться перевірка, воно має в присутності інших членів комісії прийняти фактично підтверджені МПЗ на відповідальне зберігання, що підтверджується його підписом в інвентаризаційній відомості.

Що ж відбувається в процесі?

Під час інвентаризації необхідно вирішити широкий перелік питань:

Під час проведення інвентаризації матеріально відповідальна особа повинна надати членам комісії останні на дату перевірки документи щодо парафій і витрат або ж звіт про рух матеріалів. Щоб встановити правильність залишків і не допустити маніпуляцій, голова зазначає ці папери словами «До початку інвентаризації на [дата проведення]». Хоча це і простий, але водночас дуже важливий крок. З нього і починається проведення інвентаризації МПЗ.

Що ж далі?

Потім проводиться інвентаризаційний опис наявних товарно-матеріальних цінностей. Тобто фактично фіксується у відповідних одиницях кількості та суми вартості. Для порівняння береться інформація з даних бухгалтерського обліку. Під кожною сторінкою необхідно вказувати порядкові номери майна і загальна кількість одиниць матеріалів, а також їх грошову оцінку. Такий підхід дозволяє виключити в подальшому можливість внести додаткову інформацію з боку матеріально відповідальної особи, яка спотворює результат перевірки. Адже не слід забувати, що матеріально-виробничі запаси – це цінні ресурси. І відповідальна особа може користуватися ними для власного збагачення, намагаючись максимально приховати свої злочини (якщо вони були вчинені).

Як виглядає опис?

Фактично наявні залишки записуються після проведеного підрахунку, зважування, обміру. Акти проведення додаються до опису. Якщо є матеріали, які зберігаються навалом, то їх фізичний вага або об’єм визначається за допомогою обміру і технічного розрахунку. У разі наявності непошкодженої упаковки вміст включається на підставі даних документів. Але при цьому обов’язкова вибіркова перевірка окремих найменувань.

При проведенні даних операцій обов’язково наявність матеріально відповідальних осіб. Таке положення дозволяє виключити в подальшому можливі спірні питання. На останній сторінці опису головою і членами комісії має бути зроблений запис наступного змісту: «Всі ціни і підрахунки підсумків за термінами, сторінок і в цілому по інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей перевірені». Для засвідчення використовуються їх підписи. Якщо цього немає, то інвентаризація і переоцінка МПЗ вважається недійсною. Якщо з боку матеріально-відповідальної особи немає заперечень, то він теж ставить свій підпис.

Бюрократичні моменти

Інвентаризаційний опис необхідно оформити у двох примірниках. Один з них передається в бухгалтерію, де складають порівняльну відомість. Інший залишається у матеріально відповідальної особи. Якщо у бухгалтера немає заперечень після перевірки розрахунків і даних, то він розписується в інвентаризаційному описі. Окремо увагу заслуговують цінності, що знаходяться в дорозі. Коли проводиться інвентаризація МПЗ на підприємстві, на них необхідно скласти окремий акт.

Що робити, якщо бухгалтер виявив розбіжності?

Залишати це без уваги не можна. Тому оформлюється звіряльна відомість (форма № ІНВ-19). На її другій сторінці відображаються існуючі дані, а також надлишок/недостача, дається інформація про врегулювання розбіжностей. Всю цю інформацію необхідно завірити підписом бухгалтера. На третій сторінці вказується додаткова інформація про надлишки, їх витрати, недостачі та їх покритті.

Давайте розглянемо кілька прикладів того, як інвентаризація матеріально-виробничих запасів може виглядати.

Виявлені надлишки матеріалів/їх нестача

Що робити в такому випадку? Як до цього ставитися? У разі коли проводилася інвентаризація МПЗ і були виявлені надлишки, вони повинні бути розглянуті як інші доходи. Як організувати проведення? В такому випадку для нас інтерес представляє дебет 10, а також кредит 91 (субрахунок 91-1). Перший дозволяє показати, що ми маємо справу з матеріалами. Кредит необхідний для того, щоб показати, що це інші доходи. А якщо виявлена недостача? У такому випадку, незалежно від її характеру, нам необхідно скористатися рахунком 94. Саме на нього списуються всі нестачі і втрати від псування майна.

Недостачі

Розглядаємо ще один приклад. Проводиться облік матеріально-виробничих запасів. Було виявлено, що існує нестача матеріалу, яка була зафіксована за фактичною собівартістю придбання. У такому разі необхідно для дебету використовувати рахунок 94, тоді як кредит – 10. Причому в другій включається не тільки фактична вартість придбання, але і сума транспортно-заготівельних витрат. Але потрібно тримати на увазі, щоб вони ставилися до договірної вартості відсутніх запасів.

Якщо просто брати до уваги обліковий (договірну) ціну запасів, то в такому випадку допоможе зв’язка дебет 94, кредит 16. Якщо останній рахунок не використовується в силу певних організаційних моментів, то замість 16 можна використовувати 10. У такому разі слід прокредитувати на значення суми транспортно-заготівельних витрат. Ось так легко проводиться облік матеріально-виробничих запасів. Звичайно, спочатку для недосвідчених це може здатися складним, але трохи практики – і всі проводки будуть відбуватися без проблем.

Виникають суми недостачі або псування необхідно списувати в залежності від причин їх виникнення. Це дуже важливо. Необхідно надавати керівнику організації всю інформацію, що дозволить підтвердити, яких заходів було вжито для відшкодування матеріального збитку. В якості прикладу можна навести арбітражні суди, правоохоронні органи, відповіді даних структур. В такому випадку інтерес по дебету будуть представляти рахунки 20, 23, 25, 26 (можливо, ще деякі, залежить від ситуації), а кредит – 94.

Висновок

Безумовно, матеріально-виробничі запаси – це важливо для роботи підприємств. І, щоб уникнути розкрадання, крадіжки і псування, необхідно уважно стежити за склалася ситуацій. Але при цьому не слід надмірно старатися і постійно проводити перевірки. Можна передбачити одну планову інвентаризацію МЗП на рік і ще кілька поверхневих обстежень в квартал. Хоча, звичайно, все залежить від підприємства, ситуації на ньому і ряду інших моментів.

І наостанок хочеться розглянути ще один важливий нюанс. Коли проводиться інвентаризація МПЗ на складі і виявляються проблеми, то складається звіряльна відомість. При аналізі даних можна виявити пересортицю за окремими найменуваннями. Чому це виникає? Пересортиця – це результат того, що ті ж самі найменування матеріалів надходять за різними цінами. Причиною такої ситуації може бути те, що коли матеріали виготовлялися з різного вихідного сировини, були певні затримки.

Для розуміння розглянемо невеликий приклад. Натуральна оліфа коштує більше, ніж вона ж, зроблена зі штучного матеріалу. Ще один приклад. Аналогічна ситуація спостерігається по одним і тим же матеріалів, які мають одне і те ж виробниче призначення. Чому різні? А у них відрізняються характеристики. Наприклад, виникла виробнича необхідність, і замість цвяхів 100 мм використовували витратний матеріал на 90 мм. А адже вони дешевше! В такому випадку виникає позитивна суммовая різниця.