Інвентар та господарські речі: що відноситься до категорії? Термін використання, списання

Про те, що входить в інвентар й господарські приналежності великого підприємства, начальство зазвичай не знає і навіть не замислюється. І не дивно, адже в досить-таки великий фірмі ця категорія позицій обчислюється десятками тисяч – і це тільки назви, а примірників, підлягають обліку, і того більше. А ось бухгалтерія зобов’язана вести рахунок 10.09, інвентар й господарські приналежності відображати на ньому своєчасно і повно, щоб уникнути розбіжностей і помилкових даних про стан майна організації. Щоб вести облік вірно, потрібні не лише дані про кількість. Важливо знати, що відноситься до інвентарю та господарським приладдям.

Облік, контроль і теорія

Що вважати бухгалтеру, якщо потрібно розібратися, як списати інвентар й господарські приналежності? З діючих правил обліку випливає, що до інвентарю відносять оборотні кошти. Сюди прийнято зараховувати саме різне майно, що відповідає одному або декільком критеріям:

• позиція використовується рік або менше;
• комплект або одиниця стоять суму, що не перевищує на момент покупки МРОТ в 50 разів.

За чинними правилами, у керівника організації є влада в заданому звітному часовому періоді поставити невеликий ліміт вартості позицій, що підлягають обліку. Це означає, що навіть недорогі вироби, якщо надійшло відповідне розпорядження керуючого персоналу, доведеться враховувати, вести, списувати за правилами, за якими бухгалтерія обробляє весь виробничий і господарський інвентар та приналежності.

Виключення і правила

Є такі групи виробів, які зараховують до інвентарю та господарським приладдям, експлуатації та бухгалтерському обліку проводять за прийнятим для цієї категорії правилам і нормативам, і не звертають при цьому увагу на тривалість експлуатаційного строку, ціну. Мова йде про:

• спеціальних пристосуваннях, інструментарії (призначених для конкретних цілей, виробництва виробів, у тому числі за індивідуальним проектом);
• спеціальних, санітарних предметах взуття, одягу;
• інвентарі їдальні, кухні, у тому числі використовується тут білизну;
• змінному обладнанні, запропонованому в експлуатацію на період менше 12 місяців;
• обладнанні, що застосовується при лові (снасті, трал та інше);
• канцелярії;
• постільні речі;
• тимчасових спорудах, пристроях, чия вартість включається у собівартість окремих робіт по зведенню, монтажу об’єктів.

Як це працює?

Проводиться за загальноприйнятими правилами бухгалтерський облік інвентарю та господарського приладдя передбачає відлік строку експлуатації з того моменту, коли виріб було відпущено зі складу на адресу виробничого відділу. Це документується звітністю, яка складається матеріально-відповідальною посадовою особою. Позиції відпускаються прямо на робоче місце.

Відомість видачі інвентарю та господарського приладдя містить вказівку, хто був відповідальний за зберігання позицій на складі, на чиє ім’я відпускається виріб у виробничий відділ. Ця особа відповідає за перебування інвентарю в сохранном, нормальному вигляді. Щоб особа відповідала за збереження довірених йому позицій, потрібно укласти спеціальний договір, що регламентує матеріальну відповідальність. Проводиться це в узгодженні з законами країни. Враховується порядок документування відносин всередині організації.

Все перевіримо!

На будь-якому підприємстві рано чи пізно доведеться проводити інвентаризацію. В ході цього заходу обов’язково аналізується наявність на складі всього того, що є в базах бухгалтерії, а також звіряється строк корисного використання інвентарю та господарського приладдя, щоб списати те, у чого період експлуатації вийшов.

Головне завдання інвентаризації – перевірити наявність, оцінити стан позицій, зазначених у документах, а також офіційно оформити відповідними паперами оцінку позицій або відсутність тих або інших виробів, інвентарю. Не обійтися без інвентаризації, якщо потрібно скласти річний звіт. Захід обов’язково, якщо у фірмі змінюється матеріально-відповідальна особа або виявлено, що деякі позиції були викрадені, зіпсовані. Також є ряд інших ситуацій, в яких проводять планову або позапланову інвентаризацію. Для правильної організації заходу керівний склад видає наказ про інвентаризаційної комісії, де вказує не тільки посади всіх відповідальних за захід осіб і безпосередньо беруть участь у ньому, але і перераховує всіх поіменно. Щоб провести перевірку коректно, зазначені в наказі особи повинні знати точно, що належить до інвентарю та господарським приладдям.

Оптимізуємо роботу

Чим краще в організації ведеться рахунок інвентарю та господарського приладдя, чим коректніше організовані системи зберігання позицій, тим менше будуть втрати. Щоб збереження і безпека були на висоті, розробляють і вводять на практиці маркування виробів, які перебувають у розпорядженні компанії. Таким чином потрібно відзначати одяг, взуття, постіль, столові приналежності – словом, всі вироби, що направляються зі складу в експлуатацію.

Зазвичай рахунок інвентарю та господарського приладдя проводиться за допомогою тих символів, які нанесені на вироби. Для маркування використовують символи, найменування компанії. Наносити дані можна різними методами. Десь пишуть фарбою прямо на поверхні предмета, десь приклеюють і пришивають бирки з розпізнавальної інформацією. Можна насекать дані, кріпити жетони і використовувати інші методи. Основне завдання маркування – зробити це так, щоб дані про предмет не загубилися. Тобто, наприклад, при кріпленні жетона потрібно так його встановити, щоб навіть через рік мітка була на місці. Якщо такі помітки губляться, це створює складності при інвентаризації і веде до того, що облік інвентарю та господарського приладдя стає неточним.

Враховуємо і зберігаємо правильно

Облік інвентарю та господарського приладдя покликаний давати бухгалтерії, а через них – керівного складу – точні дані про наявність позицій в розпорядженні організації. Важливо, щоб інформація була актуальною, коректною, оскільки вона використовується для прийняття управлінських рішень, у тому числі фінансових. При цьому облік ведеться не просто за кількістю позицій, але з інформацією про те, хто відповідальний за конкретний виріб, який номенклатурний номер закріплений за позицією.

Якщо підприємство приймає поставку нового обладнання, інвентарю, переміщує позиції між відповідальними персонами, підрозділами, тоді робочий стан у системі обліку повинна своєчасно змінюватися, відбиваючи те, що відбувається в організації. Важливо враховувати і перехід із запасу в активну експлуатацію, назад. Система обліку в ідеалі містить точні дані про псування, ліквідації, поломки виробів, що використовуються в якості інвентарю. Крім відображення в електронній базі даних потрібно оформляти документацію на всі операції.

Спеціальний випадок

Закони нашої країни говорять, що до інвентарю та господарським приладдя відносяться такі пристосування, інструмент, при виробництві яких застосовувалися дорогоцінні метали, алмази. Якщо якийсь виріб створено таким чином, що містить дорогоцінні метали, алмази, тоді звітність необхідно вести, спираючись на правила, розроблені та впроваджені Міністерством фінансів.

Відпускаємо і перевіряємо

Про те, що відноситься до інвентарю та господарським приладдям, вище вже було сказано: канцелярія, постільне приладдя, інвентар для лову, виготовлення споруд та інше. Але слід пам’ятати таку особливість: не можна в будь-який момент часу взяти і направити зі складу в виробничий відділ стільки позицій, скільки захотілося або скільки запросили. Всередині будь-якої організації повинні діяти офіційні документи, що регламентують, який ліміт відпускається складом інвентарю. Нормативи вводяться для всього інструментарію в розпорядженні компанії. Це стосується категорії «загальне призначення».

Отримання зі складу засобів, інструментарію, здача зношеного, непридатного до експлуатації, повернення позицій на склад повинні супроводжуватися документуванням операцій. Документи, що формуються при цьому, називають первинними.

Як робимо «папірці»?

Первинна документація використовується в документуванні операцій по приходу та відпуску виробів зі складу наступним чином:

• спочатку одержання зі складу оформляється через накладні, картки паркану з урахуванням меж;
• повернення проводиться з супроводом накладними, картами;
• здача зношеного, непридатного інструментарію, брухту, брухту оформляється накладними.

Щоб первинно видати деякі позиції зі складу, потрібно мати оформлені на них карти ліміту забору. Альтернативний варіант – виписка накладної. Заводять особову картку інвентарю, куди вносять повні дані про операції. Лицьова карта ведеться в одному примірнику на наладчика, робочого, яким видають позицію. Кожен раз, коли працівник одержує зі складу інструментарій, він розписується у відведеній для цього графі, підтверджуючи одержання виробу.

В майбутньому операції здачі і повернення інвентарю, якщо використовувані працівниками вироби зносилися, офіційно не оформляються. Непридатний до експлуатації інструмент вилучають, замість нього персоналу дають застосовний в роботі. Щоб операція була офіційною, потрібно зробити акт вибуття.

Позбавляємося від зайвого

Деякі вироби, які значаться в бухгалтерському обліку, в реальності в якості інвентарю, господарських приладдя використовуватися не можуть. Це пов’язано з зносом, поломкою, втратою. Щоб облік був коректним і відображав реальний стан справ, потрібно регулярно організовувати списання матеріалів. За діючими правилами ведення обліку списання можливе в наступних випадках:

• моральне старіння виробу;
• закінчення експлуатаційного строку, часу зберігання, придатності;
• виявлення крадіжки, нестачі, включаючи ситуації, спровоковані аваріями, катастрофами стихійного характеру;
• виявлення неврахованих позицій.

Списання інвентарю оформляється за стандартною формою 39П. Таким чином можна списати будь інвентар, господарські приналежності:

• спеціальна взуття, одяг;
• запобіжні вироби;
• предмети довготривалої експлуатації.

Якщо деякі позиції зараховують до утилю і направляють в якості такого «мотлоху» в комори компанії, також оформляють 39П. Акт формує відповідальна за списання комісія, встановлена внутрішнім наказом головного керівника. Досить одного примірника документа. Коли предмети фактично виявляються в коморі, документацію направляють в ЦБ, попередньо підписавши у прийняв вироби комірника.

«Все тече, все змінюється…»

Не дарма про це навіть пісня була написана в нашому світі і правда регулярно все змінюється. Особливо помітно це за нормативами і правилами документообігу. Те, що ще пару років тому було правильним, тепер вважається в корені невірним або неоптимизированным підходом. Зміни торкнулися і визначення поняття «інвентар», а разом з ним господарських приладдя. Переглянуто було все що відноситься до цієї категорії, як обліковувати, як контролювати зміни у майні компанії. Мабуть, найважливіше за підсумками всіх внесених змін – це головне правило обліку, а саме відображення повинно проводитися на рахунку 1080.

Такий законний норматив з’явився зовсім недавно. Кілька років тому вважалося правильним вести рахунок «Малоцінні, швидкозношувані позиції». Сюди зараховували весь інвентар організації, на ньому відображали приладдя, використовувані в господарській діяльності компанії. Нові рекомендації по правильному веденню обліку містять правило виключення такого рахунку. Оскільки інвентар все одно потрібно враховувати, його перенесли на рахунок 1080, зробивши однієї з категорій матеріалів.

Кручу-верчу, заплутати хочу

За діючими нормативами в організації є право відкривати за своєю ініціативою рахунку, де враховувати інвентар, інструменти, приладдя, необхідні для господарської діяльності. Поділ на групи можна ввести на свій розсуд, орієнтуючись на роль позицій у роботі компанії, призначення конкретних виробів.

Ціна інвентарю входить у загальні виробничі витрати, що характеризують часовий проміжок передачі в експлуатацію складського приміщення.

А на практиці?

Як це працює? На прикладі: у компанії в розпорядженні є певний спеціальний інструмент. Він необхідний для повноцінної роботи виробничого цеху, тому необхідно організувати передачу позицій. Для цього доведеться внести зміни в два світла: 2010 (дебет), 1080 (кредит). Вироби списуються з рахунку, що відображає основне виробництво, і переводяться на той, який показує стан інвентарю підприємства.

Розглянемо інший приклад: бухгалтерія потребує нового калькуляторі. Припустимо, такої вже був придбаний, тому потрібно просто забрати його зі складу, для цього оформивши операцію. Робиться це так: використовують рахунок 9420 (дебет), що відображає витрати керуючих посад, з нього позицію переводять на 1080 (кредит), що показує стан використовуваних в компанії предметів.

Щоб експлуатуються організацією в даний час предмети були в порядку, важливо правильно оформити рахунок 014. Він класифікується як забалансовий, відповідальний за відображення предметів, вже переданих в користування персоналу організації. Тут відображають всі виробничі приміщення, кладовки, що використовуються персоналом. Саме звідси позиції і списують, коли вони стають непридатними для нормального застосування. А для цього, як вище було зазначено, призначають комісію, збирають її, проводять заходи по списанню, оформляють акт встановленого всередині компанії зразка.

Підводячи підсумки

Що відноситься до інвентарю, господарських приладдя? Позиції, що експлуатуються до року, мають ціну до 50 МРОТ для регіону, позиції, оцінювані в деяку суму, обумовлену в обліковій політиці компанії. Сюди зараховують одяг, взуття, постіль, столові приналежності, канцелярію, інструментарій, що застосовується у робочому процесі самих різних відділів, підрозділів, посадових осіб. Погашення вартості проводиться з урахуванням введених у 2011 році Міністерством фінансів правил, прописаних в інструкції з облікової запасів.